Mô tả
Phiếu nhập hàng là chứng từ chứng minh quyền thực hiện, lưu trữ hoặc sở hữu về hàng hoá của công ty khác. Quyền sở hữu hàng hoá vẫn thuộc nhà cung cấp và không phải gửi cho khách hàng cho đến khi xuất hoá đơn.
Cách tạo một phiếu nhập hàng
1. Duyệt Nhập hàng – Phiếu nhập hàng
2. Nhấn Thêm để tạo một chứng từ mới
3. Bạn sẽ thấy mẫu sau:
Cách nhập tiêu đề Phiếu nhập hàng
1. Số phiếu– số phiếu phải thống nhất
2. Ngày – ngày lập phiếu phải phù hợp với giai đoạn được chọn
3. Phiếu nhập hàng – chọn loại phiếu nhập phù hợp với đơn đặt hàng(hợp đồng bán hàng)
4. Địa điểm – chọn nhà kho nơi bảo quản các mặt hàng cần xuất kho
5. Đại lý – chọn người có thẩm quyền trong quan hệ với các nhà cung cấp
6. Trung tâm – chọn trung tâm chi phí liên quan đến chứng từ
Mẫu phiếu
Cách lựa chọn một nhà cung cấp
1. Theo Tên – gõ tên của nhà cung cấp
2.Theo Mã – nhập mã nhà cung cấp nếu bạn biết
3. bằng cách Tra cứu – tìm kiếm các nhà cung cấp trong Danh sách đối tác và lựa chọn nhà cung cấp
Nếu trong trường hợp không tìm thấy nhà cung cấp, bạn phải thêm tên nhà cung cấp mới vào Danh sách đối tác.
Cách lựa chọn loại tiền ghi trên Phiếu nhập
1. Loại tiền tệ:-Đồng tiền ghi trên chứng từ . Theo mặc định, tiền ghi trên chứng từ là đồng tiền quốc gia đang lưu hành, ấn định theo quy định của cơ quan hành pháp. Nếu đồng tiền ghi trên phiếu nhập hàng được phép ghi một loại tiền thanh toán khác (nội tệ / ngoại tệ), hãy lựa chọn đồng tiền đó từ danh sách các loại tiền
2. Tỷ giá – nếu bạn chọn một loại tiền khác, hãy nhập tỷ giá hối đoái trước khi nhập các mặt hàng.
3. Đăng – Thông tin sẽ được kiểm tra sau khi bạn đăng phiếu xuất hàng.
Cách thêm mặt hàng trên nội dung phiếu.
1. Bấm Lưu tiêu đề để lưu tiêu đề phiếu.
2. Bấm nút Thêm dòng để thêm các mặt hàng vào chứng từ nhập hàng
3. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các dòng tồn tại bằng cách sử dụng Sửa dòng hoặc các nút Xóa dòng
4. Bạn sẽ thấy mẫu dưới đây:
Cách chọn mặt hàng.
1. Mã hàng– là thống nhất và được sử dụng cho công cụ tìm kiếm nhanh.
2. Tên hàng– mô tả ngắn gọn sản phẩm. Tên hàng mặc định được đặt trong Danh mục sản phẩm, song có thể thay đổi tên hàng đó theo sự mô tả mà bạn muốn xuất hiện trên chứng từ phải in.Tên danh mục hàng hóa mặc định sẽ vẫn giữ nguyên trong Danh mục hàng hóa
3. Thuế giá trị gia tăng – Mức phần trăm thuế suất VAT qui định cho mặt hàng
4. Khoản thuế – mã số thuế dựa theo tỷ lệ phần trăm thuế từng mặt hàng
5. Số lượng – số lượng hàng bạn muốn nhận.
6. Đơn vị tính: Là đơn vị qui định cho từng mặt hàng
Cách định giá và giá trị
1. Giá – giá nhập của từng mặt hàng dựa theo danh sách giá của nhà cung cấp
2. Giá và Thuế giá trị gia tăng – giá hiện hành là giá bán có cả thuế giá trị gia tăng
3. Tri giá ròng – Trị giá các mặt hàng hiện hành bằng tiền hàng nhân với Số lượng
4. Trị GiáThuế giá trị gia tăng – tổng thuế giá trị gia tăng của các mặt hàng hiện đang chịu thuế VAT theo qui định là thuế suất đánh trên trị giá tiền hàng của từng mặt hàng
5. Tổng – Dòng tổng giá tại thời điểm xuất hàng bao gồm cả thuế gía trị gia tăng và phần giảm giá (nếu có)
6. Nhấn Đồng ý để lưu
7. Nếu bạn muốn thêm một dòng mới nhấn Thêm dòng
Cách áp dụng giảm giá (tùy chọn)
1. Giá gốc – Là giá cơ sở ban đầu ghi trong danh mục không có giảm giá
2. Nhập Tỉ lệ chiết khấu và giá sẽ được cập nhật như sau:
Giá = Giá gốc – Giá gốc * Tỉ lệ chiết khấu/100
3. Ấn nút chiết khấu ròng nếu Bạn muốn ghi luôn phần chiết khấu vào dòng tính giá tiền hàng thực nhập.
Trị giá thực nhập = giá gốc * số lượng – chiết khấu
Đơn giá thực = trị giá thực chia cho số lượng
Cách nhập thông tin giao hàng
1. Hình thức giao hàng – tự động nhập theo loại hình mà nhà cung cấp ấn định.
2. Ngày giao hàng – ngày dự kiến nhận hàng hoá, theo xác nhận của nhà cung cấp
3. Thời gian giao hàng – thời gian dự kiến nhận hàng hoá, theo xác nhận của nhà cung cấp
4. Người giao hàng – mặc định đó là người liên hệ với nhà cung cấp đầu tiên với một mã giao hàng còn hiệu lực
5. ID giao hàng và phương tiện giao hàng: tự động điền theo các dữ liệu của người giao
6. Địa chỉ giao hàng – địa chỉ giao hàng mặc định là trụ sở chính nhà cung cấp
7. Thông báo giao hàng – bạn có thể nhập vào đây thông tin bổ sung liên quan đến phiếu xuất hàng. Các thông tin này cũng xuất hiện trong phiếu xuất hàng được in ra
Mẫu phiếu nhập
Nhấn nút Đồng ý hoặc Lưu để lưu phiếu nhập.
Cách xem phiếu nhập
Thể hiện một cách mặc định trên phiếu nhập : số phiếu, ngày lập phiếu, tên đối tác và một số thông tin liên quan khác.
Nếu hoá đơn có đầy đủ những thông tin đó , thì phiếu nhập hàng sẽ được đăng nhập.
Cách tìm kiếm phiếu nhập hàng
Bạn có thể tìm kiếm phiếu xuất qua id,, ngày đăng, loại phiếu, tên đối tác hoặc bất kì mục nào trong thanh tìm kiếm.
Cách chỉnh sửa Phiếu nhập hàng
1. Duyệt Mua hàng – Phiếu nhập hàng
2. Nếu phiếu nhập đã được đăng tải, mở phiếu nhập và không đăng tải nó lên nữa bằng cách nhấp vào Không Đăng
3. Chọn loại chứng từ mà bạn muốn xóa và nhấn nút Xóa
4. Sau khi xác nhận quá trình xóa, Phiếu nhập hàng của bạn sẽ không còn tồn tại
Description
The purchase receipt is the document that proves the right to carry, store or be in the possession of the goods of another company. The ownership of the goods remains at the supplier and it is not sent to the client until the issue of the invoice.
How to create a purchase receipt
1. Browse Purchases – Purchase Receipts
2. Press Add to create a new document
3. You will see the following form:
How to enter the document header
1. Number – the document number should be unique
2. Date – the document date should match the selected period
3. Document – select the type of document that matches the order
4. Location – select the warehouse in which the items are received
5. Agent – select the person responsible in relations with the suppliers
6. Center – select the cost center associated with the incoming document
How to select a supplier
1. by name – type in the name of the supplier
2. by code – enter the supplier code if you know it
3. by lookup – search the supplier in the Partner List and select it from there
In all cases, if the supplier is not found, it must be added as a new supplier in the Partners List.
How to select the document’s currency
1. Currency Type – document currency. By default, the document’s currency is the national currency, configured in the Administration module. If the document is in another currency (import/export), select it from the list
2. Currency Rate – if you select another currency, enter the exchange rate before entering items
3. Posted – the box will be checked after you post the document
How to add items into content
1. Press Save header to save the document header
2. Press Add line button to add items in the document
3. Afterwards, you can modify or delete existent lines using Edit line or Delete line buttons
4. You will see the following form:
How to select the item
1. Item Code – it is unique and is use for a quicker search
2. Item Name – short description of the item.The default name is the one set in the Items Catalog, but it can be changed according to the description you want to appear on printed document. The default Item Name will remain the same in the Items Catalog
3. Item Vat – percentage of the item tax
4. Item Tax – the code of the item tax, according to the item vat percentage
5. Quantity – the quantity you want to receive
6. Unit -measurement unit of the current item
How to set prices and values
1. Price – current selling price, according to the supllier’s price list
2. Price+Vat -current price including the item vat value
3. Value Net – value of the current item as Price * Quantity
4. Value Vat – total tax value of the current item as tax percentage of the net value
5. Total – total value of the current line including Value Vat and Discount (if applied)
6. Press OK to save
7. If you want to add a new line press Add line
How to apply discounts (optional)
1. Price Base – the initial item’s base price without discount
2. Enter the Discount Rate and the price will be updated as:
Price = Price Base – Price Base * Discount Rate/100
3. Enter the Discount Net if you want to subtract the discount from the line value
Value Net = Price Base * Quantity – Discount Net
Price Net = Value Net / Quantity
How to enter delivery information
1. Delivery Type – is automatically filled with the supllier’s assigned delivery type
2. Delivery Date – date estimated to receive the goods, according to the supllier’s confirmation
3. Delivery Time – time estimated to receive the goods, according to the supllier’s confirmation
4. Delivery Person – by default it’s the first supplier’s contact person with a valid delivery code
5. Delivery Identity and Delivery Vehicle are automatically filled with person’s data
6. Delivery Address – the default delivery address is the suplier’s headquarters
7. Delivery Notes – you can enter here addittional informations regarding the document. These informations also appear on the printed document
Press OK or the Save button to save the document.
How to view purchase receipt
By default, receipt list display the number, date, document, partner name and others.
If the invoice have the post flag, then the document is posted.
How to search a purchase receipt
You can search receipt by id, number, bar date, document, partner name or any other column in the columns combo.
How to edit a purchase receipt
1. Browse Purchases – Purchase Receipts
2. Select and open the document you want to edit
2. If the document is posted, open the document and unpost it by clicking Unpost
3. Use the Edit Mode to edit the document
4. Press Save to save your modifications
6. Press Post to post the document
How to delete a purchase receipt
1. Browse Purchases – Purchase Receipts
2. If the document is posted, open the document and unpost it by clicking Unpost
3. Select the document you want to delete and press the Delete button
4. After confirming the deleting process, your document will no longer be available