Bứt phá công nghệ quản lý

Với tham vọng trở thành chuỗi siêu thị bán lẻ thiết bị số chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam, Trần Anh (TA) đã lựa chọn hướng cạnh tranh bằng công nghệ quản lý

Quan điểm của ông Trần Xuân Kiên, chủ tịch HĐQT công ty cổ phần Thế Giới Số TA: xu hướng cạnh tranh tất yếu giữa các siêu thị không còn là cạnh tranh về giá, phân phối hay nguồn hàng chất lượng mà là công nghệ quản lý (QL). Công nghệ QL sẽ mang lại cho siêu thị phong cách văn minh trong mua bán và chuyên nghiệp trong phục vụ. Hơn thế nữa, công nghệ QL còn giúp các nhà kinh doanh bán lẻ đẩy nhanh vòng quay của vốn và gia tăng độ chính xác đối với các quyết định cung ứng, phân phối hàng hóa, DV.

Từ báo cáo ngày…

Là một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của TA khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 – 20 tỷ đồng. Mỗi ngày, TA đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng. Chế độ báo cáo tức thì có lẽ là mong muốn chung của hầu hết các nhà QL hiện nay. Ông Kiên cũng vậy. Ông cho biết, trước đây, mặc dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn, ông phải chờ tới cuối ngày.

“Chúng tôi rất khó khăn trong việc đưa ra quyết định cung ứng cũng như phân phối hàng, nếu chờ báo cáo vào cuối ngày rồi mới quyết định thì chúng tôi có thể bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh”, ông Kiên bày tỏ. Bên cạnh đó, do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng trong ngày nên TA thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách. Đây là những thiệt hại không nhìn rõ nét và đo đếm được bằng tiền nhưng nếu không nhanh thay đổi, các công ty kinh doanh bán lẻ trong nước như TA sẽ lao đao khi các tập đoàn bán lẻ lớn của nước ngoài đặt chân vào thị trường, ông Kiên nhấn mạnh.

…tới báo cáo online

Ông Trần Xuân Kiên

Ông Kiên tỏ ra khá mãn nguyện với hệ thống QL hiện tại. “Chúng tôi có thể xem báo cáo vào bất cứ thời điểm nào trong ngày và từ bất cứ đâu, chỉ cần có đường truyền Internet”, ông Kiên chỉ tay vào chiếc máy tính. “Ngay lúc này, nếu muốn, tôi có thể sử dụng PM để phân tích hiệu quả đồng vốn quay vòng, phân tích mặt hàng nào lãi cao, mặt hàng nào lãi thấp, mặt hàng nào tồn kho quá lâu… nhằm kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết”. Thậm chí, hệ thống còn cho phép phân tích sâu sắc hơn về hiệu suất kinh tế đối với từng mặt hàng. Như có những mặt hàng lãi cao nhưng chi phí đi kèm (bán hàng, QL) cũng cao, suy ra hiệu suất kinh tế thấp, do vậy cần phải điều chỉnh.Ông Kiên cho biết, hiện tại, lợi nhuận của các đơn vị ngành kinh doanh bán lẻ thường chỉ đạt khoảng 5%. Nhưng nhờ ứng dụng hệ thống ERP giúp hiệu suất quay vòng đồng vốn nhanh, nên lợi nhuận của TA có thể tăng thêm 3-5%. Đây là giá trị không hề nhỏ đối với một siêu thị bán lẻ như TA, vì từ giá trị này TA giảm được áp lực của việc đi vay vốn, tạo nên thế mạnh cạnh tranh.

Từ năm 2005, TA đã đi trước một bước trong công nghệ QL bằng việc ứng dụng mã vạch. Nhờ vậy nên khi triển khai hệ thống ERP, vấn đề hợp nhất dữ liệu trở nên đơn giản hơn. Thông tin hàng hóa chỉ cần nhập một lần. Việc QL hàng hóa xuất/nhập kho, mua/bán đều thông qua mã vạch. Nhờ đó TA đẩy lùi tình trạng nhập dư và thiếu cân đối hàng giữa các điểm trong chuỗi cửa hàng.

Bất cứ khi nào TA cũng chủ động được việc cung ứng/phân phối hàng hóa. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng đồng vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm bán hàng ngay khi một điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị thiếu hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm khoảng 20%. Thậm chí cả những bộ phận tưởng như không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng dụng công nghệ vào QL mà tiết giảm được.

Đều nhờ quyết tâm

Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của công ty Viami Software để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ QL ông Kiên và ban giám đốc của TA đã xác định là vất vả. Và thực tế, TA đã trải qua những ngày siêu thị phải đóng cửa do rối loạn và để xem xét lại hệ thống ứng dụng. Thiệt hại doanh số là điều hiển nhiên, đó là chưa kể mất khách hàng… 90% các cấp QL phản đối trong những ngày đầu triển khai.

Tuy nhiên, sau một tháng, khi PM đã chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận. Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định. Hiện tại, hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật.

Ngoài hệ thống ERP, TA mới trang bị thêm giải pháp xếp hàng điện tử nhằm tăng thêm độ văn minh trong phục vụ khách hàng. Dự kiến trong thời gian tới, TA sẽ ứng dụng thêm giải pháp CRM và QL khách hàng theo mã. Đồng thời, theo kế hoạch, TA sẽ niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán trong năm 2009.

Thời gian đến thời điểm đó không còn nhiều nhưng ông Kiên tỏ ra khá tự tin với hệ thống QL hiện nay và cho rằng, để theo kịp như TA, các siêu thị khác phải mất từ một năm rưỡi cho tới 2 năm. Và cú chạy bứt phá này có thể sẽ giúp TA sớm hoàn thành được mong muốn trở thành siêu thị số hàng đầu, đủ sức đương đầu với các tập đoàn bán lẻ nước ngoài trong những năm tới.