Ứng dụng ERP khác với áp dụng ISO như thế nào?

Để làm được việc này, đa số các ERP đều dùng duy nhất một kho dữ liệu chung (Unified Database) cho tất cả các modules. Từ nhiều năm qua, ERP đã phát triển nhanh chóng trên toàn cầu. Hiện nay, tùy theo từng nhà cung cấp, ERP có thể bao gồm cả CRM (Hệ thống quản lý khách hàng), và SCM (Hệ thống quản lý các nhà cung ứng vật tư, nguồn tài nguyên) và một số ít các phân hệ không thông dụng khác. Tuy nhiên một ERP đúng nghĩa ít ra cũng phải có hai phân hệ căn bản là Kế Toán và Quản Lý Kho.

Còn ISO là hệ thống chứng từ chuẩn mực của một DN dùng làm căn bản quản lý chất lượng sản xuất hoặc chất lượng DV của một DN. Tùy vào từng phiên bản (version) của ISO, hệ thống này sẽ nhấn mạnh các chức năng khác nhau của ISO. Ví dụ như ISO 9000:1987 nhấn mạnh vào quản lý chất lượng bằng cách thỏa mãn những tiêu chí đã được định sẵn, ISO 9000:1994 thì lại chú trọng hơn về việc dự đoán những sai phạm về chất lượng để đề ra các hoạt động ngăn ngừa, ISO 9000:2000 mang lại những thay đổi khá lớn bằng cách nhấn mạnh việc tuân thủ các qui trình sản xuất, DV. Tiêu chuẩn ISO 9000:2000 cũng nhẹ nhàng hơn về hệ thống hóa trên giấy tờ, trong khi đó lại đặt nặng vấn đề cung cấp các bằng chứng về việc tuân thủ các qui trình chuẩn.

Theo quá trình phát triển các tiêu chuẩn ISO khác nhau, ta có thể tạm kết luận ISO đang chạy theo ERP về việc chuẩn hóa các qui trình điều hành DN. Dĩ nhiên, khi triển khai ERP  trên nền tảng của một DN đã đuợc chuẩn hóa (trên giấy tờ) bằng ISO thì sẽ “đỡ khổ” hơn nhiều. Điều này chỉ đúng khi các DN đã nhận chứng chỉ ISO 9000 thật sự vận hành công việc theo các qui trình ISO. Không ít DN có chứng chỉ ISO từ năm nào đó, khi khảo sát để chuẩn bị chọn PM ERP, chúng tôi nhận ra các qui trình làm việc thực tế không giống trong giấy tờ chút xíu nào – tệ hơn nữa là các lãnh đạo DN không mảy may có một chút kiến thức gì về sự thay đổi qui trình làm việc của chính DN mình.

Xin nhớ rằng ISO là qui trình trên giấy, và vì không có sự ràng buộc một cách hệ thống (bằng máy tính) của các qui trình này – mà ERP gọi là tính tích hợp của hệ thống – nên sự tuân thủ các qui trình khó được kiểm soát thường xuyên. Thế mạnh của ERP là đã hệ thống hóa các qui trình bằng công cụ là PM và máy tính, sự tuân thủ – hay không tuân thủ – các qui trình có thể được phát hiện bất cứ lúc nào bởi các lãnh đạo DN. Chính vì sự kiểm soát chặt chẽ này, DN có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực (tài chính, con người, hàng hóa, tin tức khách hàng,…), do đó sẽ giảm chi phí, tăng lợi nhuận như các cổ đông hằng mong muốn.

Triển khai ERP  khi đã có một hệ thống ISO (được tuân thủ và vận hành) cũng có khi không phải là một ưu thế. Chính vì ISO ra đời trước, nhân viên đã quen với cách làm theo hệ thống cũ, quyết tâm cản trở việc đổi mới theo các qui trình ERP sẽ cao hơn và rủi ro về một hệ thống ERP không có người dùng do đó cũng sẽ cao hơn.

Tóm lại, làm ISO chắc là không dễ, làm ISO rồi ứng dụng nó hàng ngày còn khó hơn là lấy được cái chứng nhận. Làm ERP còn cực hơn nhiều vì làm xong ERP rồi thì ít khi bạn được lựa chọn là có tuân thủ theo qui trình hay không. Khi bạn không tuân thủ máy tính “không thèm” in báo cáo, nhập liệu hơi sai một chút nó cũng “BIP” (cảnh báo). Một ví dụ cụ thể là: khi nhập tên ông Nguyễn Văn Mười Hai mà bạn gõ vào “Nguyễn Văn 12” thì máy nó sẽ “BIP” bạn ngay…