Năng động doanh nghiệp 2.0
Trong thế giới số ngày nay, rất nhiều công ty đang ứng dụng nền tảng công nghệ Web 2.0 cho hợp tác và sáng tạo nội dung, nhằm nâng cao hiệu suất công việc. Chúng ta có thể thấy các công cụ xã hội được dùng khắp nơi: đó là các mạng xã hội, là wiki (từ điển bách khoa toàn thư mở), các blog và tiểu blog (nhật ký điện tử), hay các forum (diễn đàn thảo luận). Facebook, Twitter, YouTube, Wikipedia… là những điển hình của trào lưu Web 2.0. Trên đó, nguồn tài nguyên được làm giàu nhanh chóng bởi các thành viên tham gia với mục đích kết nối và chia sẻ thông tin với mọi người.
Các công cụ xã hội đang thịnh hành được các doanh nghiệp 2.0 (DN 2.0) tận dụng tối đa, khơi thông mọi nguồn sáng tạo. Ở đó người ta không áp đặt bất cứ một hình thức ràng buộc nào đối với người lao động. Công việc hàng ngày, trách nhiệm và nghĩa vụ, hay mối quan hệ giữa các cá nhân và bộ phận… tự thân chúng, xuất hiện một cách tự nhiên. Các quy trình sẽ tự hình thành. Mọi thành viên dễ dàng tìm thấy những thông tin cần thiết, và cũng nhờ thế mà hạn chế trùng lắp công việc…
Xét dưới quan niệm truyền thống thì đây là một cuộc “phá cách” không tưởng. Nhất là với những công ty đang “đắm chìm” trong những ứng dụng doanh nghiệp như BI, ERP, CRM… Phải chăng đã đến lúc hất đổ tất cả, khi mà mọi quy trình sản xuất, kinh doanh, xuất/nhập… tất thảy đều được định nghĩa một cách chính xác tới từng chi tiết nhưng lại tỏ ra xơ cứng trước một môi trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay với những biến động liên tục, không phải từng ngày mà có thể là từng giờ, phút, giây…
Xu hướng và lợi ích
Dù muốn hay không, các công cụ mạng xã hội vẫn đang len lỏi theo cách của chúng vào doanh nghiệp. Trong bài phát biểu tại Hội nghị Enterprise 2.0 mới diễn ra tại Boston (Mỹ) vào hôm thứ Ba, ngày 15/6/2010, ông JP Rangaswami, CIO và nghiên cứu chính ở BT Design, một nhánh của British Telecom, nói: “Những nhân viên trẻ thật sự gắn chặt vào những chiếc máy tính để bàn, MTXT và các công cụ tiện ích của họ. Họ có mối quan hệ tốt hơn với công nghệ của họ ở nhà so với nơi làm việc… Thời của máy tính để bàn giam mình một chỗ sẽ sớm kết thúc. Điều đó được thúc đẩy nhanh hơn bởi thế hệ mới”.
“Họ muốn sử dụng thiết bị của riêng họ để giao tiếp, và vì thế họ sẽ đưa chúng tới nơi làm việc – cho dù có được chính thức chấp thuận hay không”, Ông Rangaswami nhấn mạnh. Theo ông thì các doanh nghiệp hiện nay đều đành phải chấp nhận hiện thực đó, “Mọi người phải đồng ý rằng chúng ta đã mất quyền kiểm soát thiết bị”.
Theo một số diễn giả tại Hội nghị thì điều này có nghĩa là người lao động đang tăng cường vận dụng tất cả mọi thứ từ blog và tiểu blog, tới wiki và các mạng xã hội vào các dự án, chia sẻ các ý tưởng và tìm thấy các đồng nghiệp có thể giúp đỡ họ. Và nếu ban lãnh đạo công ty muốn kiểm soát, tốt nhất là họ hãy bắt đầu tham gia vào “cuộc chơi” công nghệ.
Theo ông Rangaswami thì, “CIO phải học để hiểu rằng, họ cần phải cung cấp một môi trường thuận lợi và rồi các bộ phận khác nhau có thể xây dựng các dịch vụ mà họ cần. Hãy để các bộ phận quyết định những gì họ cần”.
R. Lemuel Lasher, Chủ tịch kiêm Giám đốc sáng tạo tại CSC, một công ty dịch vụ công nghệ và thương mại toàn cầu, cho biết ông đã nhìn thấy các công cụ 2.0 bắt đầu “du nhập” vào công ty mình và, mặc dù ông không rành chúng vẫn quyết theo dòng chảy. “Rõ ràng rằng các mạng xã hội có rất nhiều sứ mạnh trong doanh nghiệp. Chúng tôi đưa vào wiki và blog và sau đó chúng tôi bắt đầu sử dụng Jive là nền tảng cho mạng xã hội. Nó thật ấn tượng. Tôi biết điều này là quan trọng và tôi không biết phải làm gì. Tôi tránh ra và để cho nó cất cánh”.
Lasher cũng cho biết ông không lo lắng về ROI (lợi nhuận trên đồng vốn) mà lo về biến đổi văn hóa công ty. Theo ông, khi hệ thống DN 2.0 vận hành thì “đã có rất nhiều lợi ích – giảm thời gian cho các đề xuất, dễ dàng hơn trong việc xác định nhân viên toàn công ty. Chủ tịch sử dụng nó cho thông tin liên lạc của mình với nhân viên. Chúng tôi vẫn có Notes. Chúng tôi vẫn có blog và wiki. Nhưng nền tảng Jive đã trở thành ngôn ngữ của doanh nghiệp. Đó là cách chúng tôi điều hành bên trong doanh nghiệp”.
Và những mặt trái
Dễ nhận thấy là với một môi trường “mở” như DN 2.0 thông tin quá nhiều và nhân viên thì bị quá tải.
“Đôi khi bạn cần phải gạt bỏ tất cả những thứ nhảm nhí đó”, Greg Lowe, nhà chiến lược truyền thông xã hội ở Alcatel-Lucent, nói trong bài phát biểu quan trọng của mình tại Hội nghị DN 2.0 vừa diễn ra. “Bạn phải giải thoát cho chính mình. Tôi ở trong môi trường của các phương tiện truyền thông xã hội và phải vật lộn để bảo quản chúng. Đôi khi tôi đi uống cà phê mà không đem theo máy tính và điện thoại. Thay vào đó là một cuốn sổ và có thể là một cuốn sách”.
Có thể thấy rõ lợi thế lớn lao cho bất kỳ công ty nào sử dụng các công nghệ DN 2.0 như là nền tảng kết hợp mạng xã hội, tiểu blog và wiki. Những công nghệ này có thể tăng năng suất và tạo điều kiện cho sự hợp tác lớn hơn với các nhân viên trong những văn phòng cách xa nhau.
Tuy nhiên, như thường thấy, vẫn có mặt trái của vấn đề. Và với DN 2.0, mặt trái có xu hướng liên quan đến thông tin và quá tải thời gian. “Mấu chốt là ở chỗ truy cập mọi lúc mọi nơi, khiến ai cũng có thể bị cuốn trôi, không còn chút thời gian rảnh rỗi”, Culver cho biết. “Vấn đề là với các diễn đàn và cách thức tương tác mới, luôn có yêu cầu thúc dục phản hồi sớm. Điều này xảy ra 24/7 chứ không chỉ trong giờ làm việc của bạn”.
Sự quan tâm thường xuyên đến các tiện ích, theo dõi cập nhật mạng xã hội và các bài viết liên quan đến công việc… không cho mọi người thư giãn não bộ của họ. “Chúng ta đang đánh mất thời gian của mình”, ông Culver nói. “Bởi vì , chúng ta đang làm việc với BlackBerry tại bàn ăn tối. Chúng ta đang tweet. Chúng ta đang đánh cắp thời gian giải trí của chính mình. Những gì mọi người đang tìm cách giải trí, cho dù đó là tennis hay Sudoku, thì cũng là đang giải quyết các vấn đề ngoài trụ sở làm việc. Bạn sẽ không còn nhận thấy rằng thời gian trôi đi từ công việc. … Mọi thứ thật khó đoán định, nhưng có một vấn đề, đó là tình trạng kiệt sức”.
Trong khi các công ty đang cắt giảm ngân sách du lịch của nhân viên và thay vào đó sử dụng chat video và hội nghị trực tuyến, có những mặt hạn chế so với các cuộc họp truyền thống với sự hiện diện của mọi người trong phòng họp.
“Một lượng lớn khủng khiếp các giao tiếp không lời, và nếu chúng ta không gặp mặt nhau, rồi thì chúng ta sẽ bỏ lỡ rất nhiều điều”, Culver bổ sung. “Nhưng còn có một thách thức khác. Có một sự mất mát về tình thân với các đồng nghiệp của chúng ta. Chúng ta đang cảm thấy bị cô lập bởi vì thiếu sự gặp gỡ nhau”.
Culver còn lưu ý rằng, “Các chuyên gia có thể muốn được làm việc trong phòng thí nghiệm của họ hoặc làm việc với khách hàng, và họ không dành tất cả thời gian để gửi bài. Một người nào đó gửi bài không có nghĩa là người đó đang là một chuyên gia và tất cả mọi người nên được tư vấn từ họ”.
