Bản chất hệ thống ERP không phải là cái gì quá khổng lồ và phức tạp. Ngay trong những hệ thống hàng ngày của các DN, nếu luồng thông tin và quy trình tác nghiệp được thực hiện xuyên suốt trên hệ thống máy tính thì đã có thể coi là một loại ERP rồi. Trên thực tế, khi việc tăng trưởng diễn ra quá nhanh, hoặc khi lãnh đạo DN bắt đầu lúng túng trong việc kiểm soát vì lượng thông tin cần xử lý quá nhiều thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như các phần mềm (PM) ERP. Tuy nhiên, do vấn đề chi phí nên thường các DN vừa và lớn mới nghĩ đến việc trang bị một hệ thống ERP. Do đó, để trả lời câu hỏi đã cần đầu tư ERP chưa, DN cần đánh giá mình đã ở trong 5 tình trạng sau hay chưa:

• DN bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất,… các khách hàng trung thành bắt đầu kêu nhiều hơn.
• DN bị canh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt lên bàn của ban lãnh đạo DN.
• DN đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác.
• DN xuất khẩu hoặc muốn mở thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với các đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác đòi hỏi DN có mô hình quản lý tương thích theo thông lệ thế giới.
• DN đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý.