Quản lý rủi ro trong quy trình tính lương

Đã có rất nhiều câu hỏi tương tự các chủ doanh nghiệp hay giám đốc nhân sự tự hỏi nhằm tìm ra giải pháp cho các rủi ro trong quy trình tính lương. Tuy nhiên, đa phần các công ty hiện nay chỉ đang thực hiện các biện pháp “chữa cháy” cho những tình huống khẩn cấp, trong khi việc phòng ngừa và quản lý rủi ro là vô cùng quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian nhằm đảm bảo sự hoạt động bền vững với sự đầu tư về công sức và tiền của vô cùng hợp lý.

Bên dưới là vài câu hỏi ví dụ giúp doanh nghiệp không những nhận diện được rủi ro, đánh giá lại mức độ rủi ro trong hệ thống/ quy trình tính lương mà còn đảm bảo hệ thống hay quy trình tính lương luôn được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Quy trình đúng và an toàn là điều quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các rủi ro và ngăn ngừa được những sự cố có thể làm tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp, làm giảm động lực làm việc và cam kết gắn bó của nhân viên.

1. Doanh nghiệp thiết lập quy trình tính lương có đảm bảo tuân thủ theo các quy định của luật hiện hành không?

2. Doanh nghiệp có người phụ trách cập nhật những thay đổi về luật liên quan đến nhân sự không?

3. Phòng công nghệ thông tin có hệ thống sao lưu dự phòng dữ liệu không?

4. Có chính sách phân quyền truy cập và cài đặt mật khẩu để bảo mật các tập tin liên quan đến lương và phúc lợi không?

5. Có hệ thống đáng tin cậy để cảnh báo các khoản chi trả cần phải sửa đổi hay các khoản chi trả bất thường không?

6. Có người kiểm tra bảng lương hay kiểm toán nội bộ/ kiểm toán bên ngoài để đảm bảo lương và các khoản thanh toán khác được chi trả chính xác không?

7. Sai sót về tính lương mỗi tháng có ít hơn 1% không?

8. Doanh nghiệp có trả lương cho nhân viên đúng thời hạn 100% như cam kết trong hợp đồng lao động không?

9. Doanh nghiệp có lập kế hoạch dự phòng người thay thế cho chuyên viên tiền lương trong trường hợp chuyên viên tiền lương nghỉ việc hay nghỉ phép đột xuất không?

10. Quy trình bàn giao công việc của doanh nghiệp có chi tiết và đủ độ tin cậy để đảm bảo việc bàn giao được đầy đủ, tránh làm mất thông tin/dữ liệu không?

11. Doanh nghiệp có đảm bảo việc gửi phiếu lương đến đúng từng nhân viên không?

12. Thắc mắc của nhân viên về lương và phúc lợi có được bộ phận tiền lương giải đáp nhanh chóng và kịp thời không?

Số câu trả lời “KHÔNG” sẽ tỷ lệ thuận với mức độ rủi ro của doanh nghiệp. Điều đáng quan tâm hơn là nếu câu trả lời là “KHÔNG” cho các câu hỏi số 1,2,3,4 thì quy trình tính lương của doanh nghiệp đang có nguy cơ rủi ro cao.

Nếu mức độ rủi ro là thấp hay trung bình, doanh nghiệp có thể tự củng cố lại quy trình tính lương nội bộ. Tuy nhiên, đối với mức độ rủi ro cao, hiện nay trên thị trường, đa phần các công ty, tổ chức đều chọn giải pháp nhờ đến các công ty tư vấn bên ngoài, giúp họ có những điều chỉnh hợp lý. Đây là giải pháp tối ưu so với việc các doanh nghiệp tự “sửa sai” vì giải pháp này giúp họ lập tức chuyển đổi mức rủi ro cao sang thấp với tính chuẩn xác và thời gian nhanh nhất. Hơn nữa, các công ty tư vấn đã có sự trang bị đặc biệt cho hệ thống tính lương của mình với cả đội ngũ chuyên gia tiền lương giàu kinh nghiệm có những dự đoán và phòng ngừa chính xác nhằm giảm thiểu rủi ro kịp thời và nhất quán.

Vì vậy, tùy vào thực trạng kinh doanh, các doanh nghiệp cần cân nhắc thật kỹ để đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc tính lương nội bộ hay thuê các công ty dịch vụ bên ngoài nhằm quản lý rủi ro và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp

Theo NCDT