Với cách tiếp cận thứ nhất, có thể hệ thống đang được vận hành đã giới hạn tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp:

• Quá nhiều ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ kém của doanh nghiệp.
• Sử dụng nhiều hệ thống để giải quyết cùng một công việc gây lãng phí.
• Thất bại trong việc xác thực, cập nhật thông tin tạo ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.
• Sử dụng giấy tờ để lưu trữ gây khó kiểm soát.
• Nhập liệu nhiều lần cùng một dữ liệu cho nhiều hệ thống.
• Không có khả năng mở rộng kinh doanh vì những giới hạn của hệ thống thông tin hiện hành.
• Dữ liệu bị mất hoặc không chính xác.

Trên thực tiễn, các ưu điểm của  ERP, CRM, HRM kế toán … đã giải quyết thành công những vấn đề nêu trên và trở thành lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Với cách tiếp cận thứ hai, khi doanh nghiệp chủ động áp dụng giải pháp phần mềm/ ERP thì họ có cơ hội để tối ưu hoá toàn bộ quy trình kinh doanh của mình. Phần mềm/ERP cho phép doanh nghiệp nhận ra sự lãng phí nguồn lực ở các bộ phận, phòng ban, trong các kế hoạch, dự án; giảm thời gian xoay vòng các nghiệp vụ từ hàng tuần xuống còn hàng giờ; và làm tăng sự hài lòng của khách hàng bằng việc đáp ứng tốt nhất các đơn hàng. Bằng việc áp dụng phần mềm/ ERP, mối quan tâm của doanh nghiệp, nhất là cấp lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thay đổi, không phải tập trung quá nhiều vào việc giải quyết các rắc rối sự vụ mà họ sẽ dùng thời gian và nguồn lực đó cho sự sáng tạo trong kinh doanh.

Ở khía cạnh khác, việc áp dụng phần mềm/ ERP sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp vì các quy trình đều được thống nhất và chuyển hoá thành chuẩn. Đối với các hệ thống cũ, các bộ phận tài chính – nhân sự – sản xuất – … thường làm việc mà không có sự liên kết chặt chẽ. Trong khi yêu cầu của thực tiễn không cho phép các hệ thống làm việc độc lập với nhau, thì ERP với các ưu điểm về khả năng tích hợp và đồng bộ các quy trình, đã được xem như là giải pháp để thay thế mô hình quản trị doanh nghiệp kiểu cũ theo hướng hiện đại.

Theo ICtroi