Loại bỏ lãng phí và cắt giảm chi phí là hai thuật ngữ quá quen thuộc với các nhà quản lý, nhất là trong thời kỳ kinh tế khó khăn như hiện nay. Tuy nhiên, vẫn còn không ít người hiểu sai hoặc nhầm lẫn dẫn đến đồng nhất hai khái niệm này.
Thực ra, việc cắt giảm chi phí có thể phải gánh chịu thêm nhiều chi phí biến tướng, còn loại bỏ lãng phí thì không.
Ví dụ, khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự (lương, thưởng, chi phí đào tạo và phát triển) thì hậu quả tất yếu sẽ là năng lực và thái độ làm việc của nhân viên giảm sút, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Vậy nên, trước khi bắt buộc phải thực hiện cắt giảm chi phí, chúng ta hãy tìm cách loại bỏ lãng phí.
Lãng phí là những hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc khách hàng không mong đợi. Như vậy, loại bỏ lãng phí chính là loại bỏ mọi hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng.
Có nhiều nguyên nhân để lãng phí tồn tại mà chúng ta không hề hay biết.
Ông Zig Zaglar, một diễn giả Mỹ nổi tiếng đã kể một câu chuyện khá thú vị:
“Ngày lễ Giáng sinh, gia đình tụ họp nấu ăn. Khi làm thịt dăm bông (hamburger), vợ dặn chồng là nhớ chặt 2 khúc đầu của cái chân giò heo trước khi bỏ vào lò nướng. Chồng hỏi tại sao, vợ giải thích “vì mẹ em luôn luôn làm vậy”. Chồng quay sang hỏi mẹ, bà mẹ trả lời đó là cách nướng truyền thống của gia đình, làm theo phương thức của bà ngoại. Chồng vẫn tò mò muốn biết lý do, nên yêu cầu vợ nhấc điện thoại hỏi bà ngoại. Câu trả lời: ”Tại hồi trước, ngoại chỉ có cái lò nướng nhỏ, phải chặt hai đầu đi để bỏ vào cho vừa”.
Lãng phí tại doanh nghiệp cũng rất có thể tồn tại lâu đời như thế và mỗi ngày một trầm trọng hơn. Vì thế, chúng ta nên tập thói quen đặt câu hỏi “tại sao?” và “thì sao?”, để lãng phí không có cơ hội bén rễ sâu vào hoạt động của doanh nghiệp.
Các loại lãng phí
Các chuyên gia về quản trị doanh nghiệp đã chỉ ra một số loại lãng phí có thể đang tồn tại trong các doanh nghiệp:
1. Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over production)
Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều thực hiện sản xuất dư 5-7% số lượng đơn hàng để dự phòng hoặc sản xuất trước một số sản phẩm cơ bản để có thể đáp ứng yêu cầu giao hàng nhanh.
Con số trên thường được xem là chỉ số an toàn trong sản xuất. Tuy nhiên, nếu biết cách khống chế hiệu quả, thì đây là một con số không hề nhỏ cho doanh nghiệp.
Chưa kể, khi sản xuất dư thừa, nguồn dư thừa này sẽ thành hàng tồn kho, lại phát sinh một loại lãng phí khác: Lãng phí do tồn trữ.
2. Lãng phí do tồn trữ (Inventory Waste)
Tồn trữ ở đây có thể là hàng thành phẩm, bán thành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy…, hoặc đâu đó trong xưởng.
Hàng tồn trữ này hoàn toàn không mang lại giá trị nào cho doanh nghiệp và khách hàng nhưng lại làm doanh nghiệp mất rất nhiều chi phí: Chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý…; cũng như nhiều vấn đề khác phát sinh như do che khuất tầm nhìn nên có thể sẽ phát sinh các lỗi, khuyết tật sản phẩm không được nhận biết kịp thời, sản phẩm xuống cấp…
Vì vậy, loại bỏ được lãng phí tồn trữ, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí, lại tạo được cho mình thêm nhiều lợi thế cạnh tranh.
3. Lãng phí vận chuyển (Conveyone Waste)
Nhiều xưởng sản xuất hiện nay của chúng ta đang được bố trí theo chức năng. Quá trình sản xuất một sản phẩm phải đi qua nhiều khâu. Việc luân chuyển này không chỉ làm phát sinh lãng phí do lưu trữ mà còn gây lãng phí vận chuyển. Vì vậy, để loại bỏ lãng phí vận chuyển, cách đơn giản nhất có thể áp dụng là thiết kế dây chuyền chữ U và liên tục.
4. Lãng phí do khuyết tật sản phẩm (Defect Waste)
Khuyết tật sản phẩm thì không thể loại bỏ hoàn toàn, nhưng dùng biểu đồ xương cá, chúng ta có thể tìm ra nguyên nhân và giảm dần khuyết tật.
5. Lãng phí quá trình (Processing Waste)
Rất nhiều quy trình làm việc hiện nay không hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho người lao động. Điều này không những gây lãng phí lớn mà còn làm hạn chế năng lực của người lao động và tạo cơ hội cho những khuyết tật phát sinh.
6. Lãng phí trong hoạt động (Operation Waste)
Công tác điều hành hoạt động doanh nghiệp hiện nay cũng đang ẩn chứa vô vàn lãng phí, thậm chí là tiêu cực. Nếu các cấp quản lý và lãnh đạo cùng có ý thức về việc loại bỏ lãng phí và doanh nghiệp có giải pháp hỗ trợ phù hợp thì lãng phí này có thể bị loại hoàn toàn.
7. Lãng phí về thời gian vô ích (Idle time)
Những giai đoạn chờ không cần thiết thường gây lãng phí, thậm chí là lãng phí lớn. Vì vậy, xem xét và loại bỏ lãng phí thời gian vô ích là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
8. Lãng phí nguồn nhân lực
Hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang lãng phí nguồn nhân lực. Lãng phí ấy diễn ra mọi lúc, mọi nơi do nhiều nguyên nhân.
Làm thế nào để loại bỏ lãng phí?
Trước khi loại bỏ lãng phí, chúng ta phải xác định được lãng phí. Biểu mẫu dưới đây có thể giúp dễ dàng nhận dạng lãng phí:
| Mô tả lãng phí | Có lãng phí | Không có lãng phí | Điểm số | Nguyên nhân và đề xuất cải tiến |
Điểm số sẽ giúp nhận biết được mức độ nghiêm trọng của lãng phí. Điểm số nên cho từ 0 – 3.
• Điểm 0: không có lãng phí
• Điểm 1: có rất ít lãng phí
• Điểm 2: có lãng phí nghiêm trọng
• Điểm 3: lãng phí đặc biệt nghiêm trọng, có nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp.
Việc thực hiện dự án loại bỏ lãng phí không phải là quá phức tạp và cũng không mất nhiều công sức. Tuy nhiên, nó cần được các nhà quản lý thấu hiểu và có thái độ tích cực. Trên thực tế, không ai muốn thừa nhận mình đang lãng phí. Vì vậy, để dự án loại bỏ lãng phí thành công, lãnh đạo cần có những bước đào tạo nhận thức và động viên tích cực trong nội bộ, từ ban lãnh đạo, các quản lý cấp trung đến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.
Theo DNSG
