Lựa chọn ERP thế nào?
Các doanh nghiệp chúng ta thường có xu hướng tìm đến và lựa chọn những giải pháp có tiếng tăm, có thương hiệu nổi tiếng thế giới. Có nhiều trong những lý do đời thường để giải thích cho việc này, như sau:
- Những giải pháp nổi tiếng có nhiều người dùng và đã được kiểm chứng khắp các nơi trên thế giới;
- “Tiền nào của nấy” và “đắt xắt ra miếng”;
- Nhiều nơi đã thành công thì khả năng thành công ở doanh nghiệp mình cũng sẽ cao hơn…
Thế nhưng còn một vấn đề khá nan giải với doanh nghiệp là những giải pháp được lựa chọn thường tính giá trên số user (người dùng) và đơn giá khá đắt (nổi tiếng ắt phải là đắt). Nếu tính đến đủ nhu cầu của doanh nghiệp thì hóa đơn sẽ vượt quá khả năng chi trả nhiều lần.
Vì vậy, doanh nghiệp sẽ lựa chọn giải pháp với với số người dùng tối thiểu, đa số là ưu tiên cho bộ phận tài chính kế toán trước và ngay cả ban lãnh đạo cấp cao chưa chắc đã có user sử dụng (có thể doanh nghiệp cũng không ưu tiên cho đối tượng này với lý do là họ không trực tiếp sử dụng phần mềm hay máy tính).
Vai trò của users trong ERP
Khác hẳn với những phần mềm kế toán, ERP cần sự xử lý và hoạch định ngay từ lúc mỗi hoạt động xảy ra hoặc trước khi nó xảy ra, ERP cần giáy tờ từ dữ liệu nó sinh ra chứ không cần dữ liệu lấy từ giấy tờ mang lại, ERP cần sự tham gia và nhập liệu của tất cả các khâu từ nhân sự cấp thấp nhất của mỗi công đoạn…
Vai trò của những users trong ERP bao gồm đầy đủ từ khâu nhập liệu, tiếp nhận dữ liệu, xử lý dữ liệu, xét duyệt, báo cáo đến kiểm soát và điều hành…
Vì vậy, nếu số users của ERP chỉ dành cho một số bộ phận hoặc chỉ vỏn vẹn dưới 10% số nhân viên đang vận hành các công việc của doanh nghiệp thì ERP coi như không đạt hiệu quả hoặc không có tác dụng.
Bao nhiêu users là đủ?
Để có những dữ liệu có chất lượng và theo thời gian thực (real-time), tất cả những nhân sự hiện đang làm công việc ghi chép hoặc sử dụng những phần mềm rời rạc phục vụ cho mục đích quản lý đều cần được cấp user sử dụng ERP trong quá trình triển khai.
Những đối tượng có trách nhiệm quản lý, xem xét, phê duyệt và kiểm tra cũng cần được cấp user với những vai trò tương xứng trong ERP.
Các cấp lãnh đạo truyền thống thường phụ thuộc vào những báo cáo của cấp dưới, nhất là từ kế toán thì khi triển khai ERP nhất quyết họ phải tự lấy báo cáo, tự xem báo cáo cho đến mức độ cần phải kiểm tra sự trung thực của dữ liệu hoặc phân tích dữ liệu, v.v… Như vậy các cấp lãnh đạo cũng cần được cấp user phù hợp với chức năng của họ.
Vai trò admin nên được hiểu là giành cho những người quản lý phần mềm, dữ liệu, quản lý và phân quyền người dùng… tùy theo sự phân công của từng vị trí.
Tối thiểu, toàn bộ 4 nhóm vai trò trên cần phải được cấp users tương xứng với nhiệm vụ và trách nhiệm của những nhân sự tham gia vào các công việc quản lý và vận hành của doanh nghiệp.
Dung hòa số người dùng và giá triển khai ERP
Công ty cần có nhiều người dùng cho ERP nhưng nếu nhân với đơn giá thì tổng chi phí sẽ lên rất cao, vượt quá sức chịu đựng của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp phải làm gì để triển khai ERP?
Theo ý kiến của cá nhân tôi và cũng là của nhiều chuyên gia thì doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố sau:
- Phân tích hiệu quả (nhất là ROI) đạt được của sự lựa chọn giải pháp rẻ tiền nhưng được nhiều người dùng với giải pháp đắt tiền nhưng ít người dùng.
- Ưu tiên giải pháp dựa trên cơ sở vai trò (role-based) thay vì cơ sở người dùng (user-based) và tăng cường kiêm nhiệm để giảm số users được đăng ký (trong giới hạn cho phép).
- Tìm hiểu và ưu tiên những giải pháp có hiệu quả cao mà không bị giới hạn số users.
Ban lãnh đạo nên kết hợp cùng với nhà tư vấn ERP để phân tích tất cả các khía cạnh để quyết định việc lựa chọn giải pháp cũng như số users cần thiết.
Lê Ngọc Quang