Các vị trí hỗ trợ bên ngoài quan trọng
Mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có những vấn đề riêng mà nhiều khi khó có thể giải quyết bằng nội lực. Người ta sẽ cần đến sự hỗ trợ từ các nhân tố bên ngoài. Các vị trí “Tư vấn viên”, “Cố vấn”, “Hướng dẫn viên”, “Huấn luyện viên” đều là những nhân tố bên ngoài tham gia vào việc giúp doanh nghiệp đạt được một mục tiêu hay kết quả nào đó mà doanh nghiệp cần đến, nhưng mỗi vị trí lại có chức năng, nhiệm vụ và hình thức hoạt động khác nhau.
Tư vấn viên (Consultant) (TV): Dùng những kiến thức và kinh nghiệm của mình để mang đến giúp doanh nghiệp (DN) bổ sung những phần DN đang cần để mang đến một kết quả nhất định được lên kế hoạch.
Cố vấn (Advisor) (CV): Mang đến cho DN những lời khuyên bằng những kiến thức và kinh nghiệm của mình dưới những giới hạn mà DN cần đến, giúp DN giải quyết những vấn đề chuyên môn hoặc tổ chức.
Hướng dẫn viên (Mentor) (HD): Đưa ra những lời khuyên, hướng dẫn DN bằng những kiến thức và kinh nghiệm của mình trong và ngoài lĩnh vực chuyên môn hoặc tổ chức giúp DN giải quyết những vấn đề phát sinh.
Huấn luyện viên (Business Coach) (HL): Người theo sát DN, hỏi đáp, đưa lời khuyên và kèm cặp, thúc đẩy để giúp DN đạt mục tiêu nhất định.
Chức năng của các vị trí
Theo sơ đồ trên, khung bên trong chỉ ra định hướng về chức năng và nhiệm vụ của 4 vị trí quan trọng được nêu, khung bên ngoài là các tiêu điểm kỹ năng mà doanh nghiệp cần chờ đợi tùy theo từng mức độ mong muốn. Khung ngoài cùng là hướng đi mà DN mong muốn trong khi 4 góc là 4 nhóm trong DN cần hướng tới.
Chúng ta có 2 trục và mỗi trục đều có 2 hướng đối nghịch: Hướng hỏi đáp – Hướng chỉ bảo và Hướng giải pháp – Hướng vấn đề. Qua sơ đồ này doanh nghiệp có thể lựa chọn vị trí cần thiết và phù hợp tùy theo định hướng, nhu cầu hoặc sự vụ của mình.
Tư vấn: hướng vấn đề + chỉ dẫn, sử dụng nhiều tài liệu, lập luận và chứng cứ
Cố vấn: hướng vấn đề + hỏi đáp, giúp doanh nghiệp điều chỉnh một số hoạt động
Huấn luyện: hướng giải pháp + hỏi đáp, giúp doanh nghiệp điều chỉnh phương hướng và giải pháp
Hướng dẫn: hướng giải pháp + chỉ dẫn, hướng dẫn doanh nghiệp điều chỉnh phương hướng
Kỹ năng cần có của các vị trí
Khung bên ngoài chỉ về tố chất, kỹ năng, khả năng phục vụ cho các công việc của các vị trí. Có 4 tiêu điểm kỹ năng lớn điều hướng phù hợp cho các vị trí.
Tư vấn: chú trọng kỹ năng thực hiện công việc + kiến tạo, thực thi
Cố vấn: chú trọng kỹ năng về con người + kiến tạo, thực thi
Huấn luyện: chú trọng kỹ năng về con người + ủy quyền, chuyển giao kỹ năng
Hướng dẫn: chú trọng kỹ năng công việc + ủy quyền, chuyển giao công việc
Phân tích sự khác biệt giữa các vị trí
| Hoạt động hoặc chức năng | TV | CV | HD | HL |
| Có kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn đặc trưng | √ | √ | √ | √ |
| Chuyên gia chuyên sâu về lĩnh vực | √ | ± | ± | ± |
| Hoạt động nhóm hoặc riêng tư cùng ban lãnh đạo | √ | √ | √ | √ |
| Thời hạn hợp đồng dài hạn | ± | √ | √ | √ |
| Thời gian thường cho 1 hợp đồng (tháng) | 2-3 | >12 | 6-12 | 12-24 |
| Mục tiêu ngắn hạn, có chiều sâu | √ | × | ± | × |
| Mục tiêu dài hạn, diện rộng mang tính chiến lược | ± | √ | ± | √ |
| Giới hạn công việc, mục đích phải có nghiệm thu | √ | × | ± | × |
| Giới hạn công việc rộng mở, có thể thay đổi | × | ± | ± | √ |
| Mục đích phải tới mục tiêu đã định | ± | ± | ± | √ |
| Có thời gian khảo sát, tìm hiểu về doanh nghiệp | √ | √ | √ | √ |
| Thường xuyên theo sát trong quá trình triển khai | × | √ | ± | √ |
| Xây dựng phương pháp luận và tài liệu hóa | √ | × | × | ± |
| Truyền đạt kiến thức và phương pháp luận | √ | √ | √ | √ |
| Tài liệu hóa các kiến thức và lập luận | √ | × | ± | × |
| Phản biện, thống nhất kiến thực và phương pháp luận | √ | ± | ± | √ |
| Hướng dẫn doanh nghiệp tự thực hiện | × | √ | ± | √ |
| Kiểm tra mức độ thực hiện sự hướng dẫn | × | ± | ± | √ |
| Áp lực thực hiện sự hướng dẫn | × | ± | × | √ |
| Thách thức để đạt mục tiêu | × | × | × | √ |
| Có thể hỏi, tham khảo ý kiến bất cứ lúc nào | × | √ | ± | √ |
| Đo đạc hiệu quả thực hiện và mức độ thành công | × | ± | ± | √ |
| Tìm cách tháo gỡ về tâm lý và khó khăn khi thực hiện | × | √ | ± | √ |
| Động viên, khích lệ đội ngũ, nâng tinh thần | × | ± | ± | √ |
| Làm mẫu, cầm tay chỉ việc | × | ± | √ | ± |
| Sắp xếp lại quy trình, tái cấu trúc nếu cần | × | √ | ± | √ |
| Duyệt hoặc đòi hỏi thay đổi chương trình hành động | × | √ | ± | √ |
| Chia sẻ lợi ích dựa trên kết quả | × | √ | ± | √ |
Ghi chú
√: có
×: không
±: chưa chắc, có thể có có thể không
Tóm lại, bằng hình ảnh chúng ta có thể hiểu các vị trí trên, dựa trên bài học đi xe đạp, như sau:
Tư vấn (consultant): đặt bạn lên xe ngay trong cơn gió bão và đưa cho bạn 1 bản báo cáo dài 100 trang để bạn tìm hiểu cách đi tốt nhất và khoa học nhất.
Cố vấn (advisor): chỉ cho bạn cách đi hợp lý, giúp bạn vượt qua nỗi đau khi ngã xe, cho đến một hôm bạn sẽ tự đi được.
Hướng dẫn viên (mentor): nhảy lên xe làm mẫu cho bạn thấy phải làm thế nào, sau đó hướng dẫn bạn làm đúng động tác cần thiết để bạn có thể tự đi được.
Huấn luyện viên (coach): giữ xe cho bạn đi và đẩy bạn đi ngày càng nhanh hơn, chỉ dẫn cho bạn chỗ sai để bạn đi đúng, chỗ có hố để bạn không sa vào, cho đến khi bạn đi được thì cũng đã sẵn sàng làm huấn luyện viên cho người khác.
Lê Ngọc Quang
