Chúng ta có thể quan niệm rằng tuyệt đại đa số con người đời thường vốn dĩ lương thiện. Nhưng tại sao vẫn liên tục xảy ra những chuyện sai phạm trong các hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là về nạn tham ô, trộm cắp tài sản công. Một phần do các chế độ chính sách cho người lao động chưa thực sự đáp ứng đủ cho họ, mặt khác còn là do những kẽ hở trong quản lý tạo điều kiện cho lòng tham trỗi dậy từ đó mới xảy ra những hiện tượng sai phạm nguy hiểm.
Điều gì sẽ xảy ra khi tự dưng những cơ hội để được sở hữu thứ mà nó không thuộc về mình, cứ lù lù trước mắt lại có thể dễ dàng đạt được, lòng tham bỗng dưng được trỗi dậy, và từ đó họ có thể tự ngụy biện cho mình “được trả công ít quá nên lấy 1 chút để bù đắp cũng chẳng tội tình gì”, và cứ thế lòng tham vô đáy của con người sẽ được tăng lên và là nguyên nhân dẫn đến mọi tội lỗi. Nhẹ thì hoài nghi, mất lòng tin, đố kị gây bầu không khí căng thẳng, nặng thì khốn đốn khi vướng phải vòng lao lý… Cứ như vậy gia đình, xã hội, doanh nghiệp trở nên bất an, các mối quan hệ cũng ngày càng trở nên tồi tệ. Thêm vào đó là những kẽ hở trong luật pháp cũng tạo điều kiện cho lòng tham có đất dụng võ.
Chúng ta có thể thấy rõ ràng rằng sự lỏng lẻo trong quản lý là nguyên nhân chính phát sinh tiêu cực trong bất cứ tổ chức, doanh nghiệp nào. Nếu ở mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình quản lý rõ ràng, “luật chơi” minh bạch thì đảm bảo rằng không có sự nảy sinh lòng tham và mọi người đều chăm chú vào công việc. Lý thuyết chăng? Hoàn toàn không, sự minh bạch chính là chìa khóa của quản trị doanh nghiệp, mọi thứ đều được đưa ra rõ ràng bằng công thức và quy trình, có kiểm chứng và kiểm toán, vậy nên tất cả những ai đã tham gia “cuộc chơi” đều đã phải chấp nhận “luật chơi”.
Ngược lại khi doanh nghiệp quản lý lỏng lẻo, theo định tính, mỗi lúc một khác thì bản thân chủ doanh nghiệp đã không tự quản lý được chính mình chứ chưa nói đến quản lý cả doanh nghiệp. Hơn nữa với những biện pháp quản lý kiểu “hành chính”, dựa hoàn toàn vào báo cáo của các cấp và kế toán thì vô hình chung, chủ doanh nghiệp đã trở thành “tù binh” của nhũng con số mà không có cách nào kiểm chứng và xác định đúng nơi có thể “thực sự đặt niềm tin”. Lúc này nhà lãnh đạo cũng khó có thể nhận thức được những “lỗ hổng thông tin” mà mình đang “sở hữu” thường xuyên trong doanh nghiệp.
Dưới đây là những rủi ro “lỗ hống thông tin” hoặc “thiếu minh bạch” mà các doanh nghiệp thường gặp phải:
- Niềm tin định tính: chắc chắn là không có vấn đề gì, sao mà dám…
- Thông tin một chiều
- Không có công cụ kiểm tra chéo
- Không lưu dấu vết hoặc lưu không đầy đủ
- Không tuân thủ nguyên tắc “chứng từ gốc” (thường thì PM kế toán làm tắt nhiều chứng từ vào làm một)
- Không xử lý theo thời gian thực (tức thì)
- Phân quyền không chặt chẽ
- Yếu tố con người can thiệp dễ dàng nhất là sửa và xóa
- Mang tính chủ quan của người nhập liệu
- Thiếu sự đối chứng hoặc đối chứng khó khăn
- Quy trình không chặt chẽ, nhảy cóc, ngắt quãng hoặc làm tắt, làm gộp…
- Có thể can thiệp vào bất kỳ điểm nào trong chuỗi quy trình
- Sử dụng nhiều chương trình khác nhau cho những nghiệp vụ khác nhau trong khâu quản lý mà không được tích hợp hay kết nối
- Lỗi do người dùng vô tình tạo ra rất khó phát hiện tại các ứng dụng rời rạc
- Lãnh đạo mất nhiều thời gian và sức lực vào công tác kiểm soát rời rạc sẽ tạo cơ hội sơ sảy
- v.v…
Nhận biết rủi ro đã là một bước đầu quan trọng để doanh nghiệp dẫn đến thành công. Những “lỗ hổng thông tin” là những vết rách của hàng rào bảo vệ công ty và là lời mời cho những lòng tham đâu đó vô tình hay cố tình nhòm ngó tới. Tục ngữ Việt Nam có câu “Yêu nhau, rào dậu cho kín”, là một triết lý mang tính thời đại rất cao. Để giữ được tình cảm lâu dài với người nhà và hàng xóm, chúng ta phải cải tạo lại “hàng dậu” bằng cách vá víu lại hoặc thay hẳn bằng hàng rào mới, kín kẽ hơn.
Lê Ngọc Quang