Trước khi có hệ thống ERP (Enterprise Resources Planning), một cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động kinh doanh của một công ty dành cho giám đốc điều hành thường được tổng hợp dữ liệu từ các chi nhánh, phòng ban khác nhau. Thông thường để có được một báo cáo về các thông tin tổng hợp như “Tình hình kinh doanh của toàn công ty trong tháng?” hoặc “3 khách hàng quan trọng nhất của công ty quý này?” hoặc “Ngày 08/06/2012, công ty thu được bao nhiêu tiền?” … thường mất nhiều thời gian để có được câu trả lời, nhưng kết quả chưa chắc đã chính xác. Nhưng một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ cho câu trả lời của các câu hỏi trên ngay lập tức. Chính điều đó đã thôi thúc các doanh nghiệp lựa chọn ERP như giải pháp tốt nhất của việc điện tử hóa doanh nghiệp của mình. Nhưng chính việc lựa chọn một sản phẩm ERP phù hợp với doanh nghiệp lại là câu hỏi lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay, khi mà không phải ai cũng hiểu rõ được ERP và các sản phẩm ERP tại Việt Nam.
Thực tế diễn ra như thế nào?
Thông thường, việc tìm hiểu về các sản phẩm ERP được giao xuống bộ phận phụ trách về tin học, vì đơn giản ERP liên quan đến CNTT. Có một số đơn vị lại giao cho phòng Kế toán hoặc thậm chí là trợ lý của Ban Giám đốc đi tìm sản phẩm ERP. Sau khi tìm được một số thông tin, các bộ phận trên báo cáo lại với ban giám đốc về các sản phẩm, tài liệu kỹ thuật và giá tiền tương ứng của các sản phẩm và báo cáo lên Ban Giám đốc. Quá trình tiếp theo có thể là mời nhà cung cấp đến trình bày, đấu thầu (nếu có), thương thảo hợp đồng, rồi sau đó ký hợp đồng và triển khai.
Làm như vậy có gì không đúng?
Điều không đúng lớn nhất ở đây là việc giao lựa chọn sản phẩm ERP cho một đối tượng nhất định, cụ thể ở đây là giao cho các phòng ban, hoặc các tổ chuyên trách một vấn đề như phòng CNTT, phòng Kế toán hoặc tổ trợ lý… bởi vì đơn giản là họ không thể đại diện cho toàn bộ những hoạt động và nhu cầu hiện tại của công ty cũng như những bài toán “nhức đầu” mà công ty cần giải quyết. Cách làm trên không những không giải quyết triệt để mục tiêu đặt ra mà còn gây lãng phí về thời gian và tiền bạc.
Câu trả lời ở đâu?
Câu trả lời sẽ xuất hiện khi doanh nghiệp trả lời được các câu hỏi sau:
– Nhóm nào đánh giá sản phẩm?
– Đặc điểm, chức năng sản phẩm với nhu cầu doanh nghiệp?
– Có ai giống mình đã đi trước không?
– Bao nhiêu tiền?
– “Nối”các phần mềm đang có ở doanh nghiệp?
– Hiệu quả từ đầu tư mang lại?
Nhóm đánh giá sản phẩm
Những người trong nhóm phải là những người nắm rõ về hoạt động và nhu cầu hiện tại của công ty cũng như những vấn đề công ty cần khắc phục và giải quyết. Những công ty ứng dụng ERP thành công là những công ty chỉ định nhóm đánh giá bao gồm người ở cấp độ cao nhất trong công ty về CNTT, và trưởng phó các phòng ban. Trưởng các phòng ban sẽ đưa ra các yêu cầu về chức năng của mỗi quy trình hoạt động và IT manager sẽ có trách nhiệm xác định việc đáp ứng các nhu cầu đó trên phương diện kỹ thuật. Giám đốc nhóm dự án, rất có thể là một vị Phó Tổng giám đốc, sẽ giữ vai trò giải quyết các xung đột giữa các phòng ban chức năng và bộ phận IT đồng thời hướng nhóm đi đúng mục đích là chọn ra được một sản phẩm đúng đắn, phù hợp. Thậm chí, đối với những công ty lớn thì Tổng Giám đốc, thậm chí CT HĐQT là người xác định. Những công ty lớn như Bibica, Lasuco hay EuroWindow là ví dụ.
Nghiên cứu đặc điểm, chức năng sản phẩm và xác định nhu cầu doanh nghiệp
Phải xác định được những vấn đề bản lề mà doanh nghiệp đang gặp phải và mong muốn được giải quyết. Tùy thuộc vào phạm vi nào là cơ sở chính yếu để chọn lựa một sản phẩm ERP phù hợp nhất đối với nhu cầu của doanh nghiệp. Các sản phẩm ERP cũng chia thành các nhóm khác nhau tùy thuộc với đặc thù của các ngành nghề. Những sản phẩm lớn hàng đầu như SAP (Đức), Oracle (Mỹ) (đã mua People-Soft và JD Edwards) có những bản chuyên dụng cho các ngành nghề khác nhau như Công nghiệp, Điện tử, Viễn thông, Ngân hàng – Tài chính, Chính phủ,… Các chương trình nhỏ hơn như Scala (Thụy Điển), BAAN (Mỹ), hay bộ sản phẩm Microsoft Business Solution (Mỹ)… là các bản phổ dụng, dùng cho các công ty và các ngành nghề khác nhau. Tại Việt Nam, các sản phẩm ERP đều chủ yếu được phát triển từ kế toán và mở rộng thêm các phân hệ khác. Đa phần các sản phẩm này đều yếu về phần quản trị sản xuất và các phân hệ tích hợp khác như Quản trị Nhân sự, tiền lương, MIS.
Sự khác biệt lớn nhất giữa các sản phẩm của nước ngoài và của Việt Nam là quy trình. Những sản phẩm nước ngoài chứa đựng những quy trình chuẩn quốc tế đã tích lũy qua nhiều năm triển khai cho nhiều công ty khác nhau trên thế giới. Các sản phẩm Việt Nam mạnh về Kế toán do đã phát triển dựa trên nền là các sản phẩm kế toán.
Tuy nhiên, việc chọn lựa sản phẩm không chỉ dựa trên một điểm mạnh của sản phẩm mà cần xét đến cả những phần khác nữa của sản phẩm. Cũng không nên mua một sản phẩm ERP chỉ vì nó đáp ứng cho duy nhất một nhu cầu trước mắt của doanh nghiệp. Cần phải tính toán trên những nhu cầu mở rộng hơn.
Chưa hết, không chỉ là xác định các nhiệm vụ kinh doanh mà doanh nghiệp đang cần cải thiện, đôi khi doanh nghiệp cũng cần phải tính toán đến đặc trưng quản lý hoặc nền tảng văn hóa. Tất cả các phần mềm ERP đều được xây dựng trên một nền tảng kiểu mẫu nào đó mà có thể thích hợp hay không với doanh nghiệp.
Một điều cần chú ý là việc mua sản phẩm ERP không giống như bỏ tiền ra thuê một công ty phần mềm viết một phần mềm quản lý theo ý mình. Mua ERP còn là mua quy trình quản trị tiên tiến và công cụ khai thác (chương trình).
Chọn lựa đơn vị triển khai
Việc chọn lựa đối tác triển khai có tầm quan trọng không kém việc chọn lựa sản phẩm. Với đội ngũ tư vấn triển khai thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu biết về thực tế doanh nghiệp sẽ dẫn đến tình trạng “ông chẳng, bà chuộc”. Và kết quả là các sản phẩm sẽ bị “doanh nghiệp hóa” theo những yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Điều này không khác gì việc doanh nghiệp bỏ tiền ra thuê một đơn vị làm phần mềm viết chương trình quản lý theo ý mình.
Vấn đề giá cả
Chi phí cho việc mua một sản phẩm ERP quả là không nhỏ đối với doanh nghiệp Việt Nam hiện tại tuy nhiên thà chi phí một lần cho một kết quả chắc cú còn hơn là chi phí nhiều lần khi dự án bị phăng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể mất thêm nhiều lần như thế về thời gian, tiền bạc. Trên thực tế, nhiều DN coi việc mua phần mềm ERP như việc mua phần mềm kế toán và đơn giản hóa công tác triển khai, vì vậy xác định nhầm giá dịch vụ triển khai. Chính việc xác định nhầm ngân sách này dẫn đến việc lựa chọn sai lầm các đối tác triển khai ERP.
Cách tính giá cho sản phẩm ERP sẽ không chỉ là giá mua phần mềm. Giá mua phần mềm có thể chỉ chiếm 1/3 chi phí trọn gói và còn lại sẽ là chi phí cho tư vấn, triển khai. Chi phí nhân công tư vấn triển khai là loại hình dịch vụ đặc thù. Nó không xác định giống như các dự án xây dựng. Giá nhân công trung bình của các công ty nước ngoài tại Việt Nam từ 500-700 USD/ngày (không bao gồm chi phí đi lại, ăn, ở). Đối với các chuyên gia nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thì chi phí còn cao hơn, đơn giá thậm chí tính theo giờ làm việc.
Thông thường, có hai cách tính giá tư vấn triển khai ERP:
* Cách 1: Chi phí tư vấn triển khai theo ngày. Với cách tính này, hai bên xác định giá nhân công/ngày và sau đó nhân với giá trị thực tế ngày làm việc. Cách tính này phổ biến ở nước ngoài, tuy nhiên tại Việt Nam, cách tính này sẽ cho giá trị rất lớn nên độ phù hợp không cao.
* Cách 2: Tính giá cố định tổng thể. Với cách tính này, toàn bộ khối lượng công việc sẽ được đơn vị triển khai thực hiện trên giá định sẵn. Cách tính này có lợi cho người tiêu dùng và đang trở nên phổ biến tại Việt Nam hiện nay.
Tạo một checklist
Tóm lại thì quy trình đánh giá chọn lựa một sản phẩm ERP là nghiên cứu tìm hiểu các đặc tính, chức năng riêng biệt của sản phẩm ERP và xác định được những nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Tạo một checklist những công việc và thứ tự ưu tiên cần làm kèm theo thời hạn cụ thể cho việc hoàn thành từng công việc. Có thể tiến hành song song nhiều công việc cùng một lúc hoặc theo thứ tự ưu tiên.
Viết lại phần mềm?
Rất nhiều doanh nghiệp đã phải thay đổi khi ứng dụng ERP và để sử dụng được phần mềm đang có. Việc sửa chữa phần mềm có sẵn đôi khi chiếm chi phí cao đặc biệt là khi nâng cấp. Việc chuyển đổi phần mềm chỉ nên có khi nó quá khác xa với quy trình hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên càng tránh việc sửa chữa nhiều chừng nào càng tốt chừng ấy.
Tính toán hiệu quả đầu tư (ROI)
Nhiều doanh nghiệp cho rằng ERP sẽ giúp họ giảm số lượng nhân sự hay tự động hóa các quy trình. Không hẳn thế. Một dự án ERP thành công khi giúp doanh nghiệp giảm được phí tổn điều hành, nâng cấp chất lượng dịch vụ, tăng khả năng bán hàng, và cuối cùng, tất nhiên là tăng doanh thu.
Việc tính toán ROI hơn ai hết, doanh nghiệp cần phải làm dựa trên sự tư vấn và các dự báo khả năng của phần mềm. Việc tính toán ROI của ERP để có một con số cụ thể là công việc rất khó khăn. Thông thường, cách đơn giản hơn là dựa vào những công ty đã thực hiện và tính toán ROI để làm số tham khảo.
Cuối cùng thì, thời gian để hoàn tất công việc đánh giá và lựa chọn này, hoàn toàn tùy thuộc vào doanh nghiệp thực hiện checklist của mình như thế nào. 3 tháng là con số trung bình và có thể hơn đối với các doanh nghiệp Việt Nam.
Theo internet