1. Lập kế hoạch dự án
1.1 Xác định các mốc kiểm soát
Các mốc thường được xác định chung chung theo sách dạy, chưa đủ chi tiết. Thực ra mỗi dự án có những mốc đặc thù riêng và quan trọng cho theo dõi dự án đó
Gợi ý:
- Suy nghĩ, phân tích kỹ các mốc thực sự quan trọng cho dự án mà chúng giúp cho việc theo dõi và kiểm soát dự án được tốt hơn
- Nên xác định nhiều mốc nhỏ bên cạnh các mốc lớn
- Các mốc chuẩn: khởi động dự án, kết thúc giới thiệu SP ERP và xác định YCNSD, kết thúc phân tích GAP và xây dựng quy trình tương lai, bắt đầu và kết thúc của (xây dựng hệ thống, test, UAT, các đợt triển khai), thời điểm go-live, các thời điểm nghiệm
1.2 Đánh giá chi phí nhân công
Số nhân công sử dụng cho mỗi giai đoạn, mỗi công việc không tính được chính xác, lệch xa với thực tế sử dụng.
Gợi ý
- Cần hiểu rõ năng lực của mỗi thành viên đội dự án để phân công thích hợp.
- Dựa vào các kinh nghiệm đã có, dự kiến nhân công cho từng phân hệ, từng chức năng, từng công việc (làm việc với khách hàng, phân tích GAP, họp xem xét, viết tài liệu, lập báo cáo, test chức năng..) là bao nhiêu man-day. Có thể phân chia nhỏ hơn để dễ tính toán.
- Mỗi việc nên phân chia mức độ là phức tạp, trung bình và đơn giản. Ví dụ một báo cáo phức tạp thường mất 6 man-day, báo cáo trung bình là 4 và báo cáo đơn giản là 2 man-day.
- Cuối cùng tùy theo độ phức tạp cụ thể của dự án mà thêm % dự phòng cho việc tính toán nhân công
1.3 Xác định quy trình triển khai dự án
Các công việc được tiến hành theo một trình tự nào? Để rút ngắn thời gian có thể thực hiện song song nhiều việc được không? Làm sao để tỉ lệ người rỗi là thấp nhất trong suốt cả quá trình triển khai?
Gợi ý:
- Cần xác định các công việc theo trình tự nối tiếp (có thể giao nhau một phần), song song hoặc lặp lại đi lặp lại một cách phù hợp nhất, cũng như độ dài thời gian của việc đó.
- Lưu ý việc phân bổ các nguồn lực hợp lý cho mỗi sơ đồ triển khai của các giai đoạn. Các công việc của từng nhánh song song được bắt đầu vào những thời điểm thích hợp để tối ưu nguồn lực.
- Ngoài ra cũng phải tính đến các việc nào cần xong trước khi bắt đầu việc khác để tối ưu sơ đồ triển khai
- Việc giới thiệu SP ERP cần tiến hành song song với xác định YCNSD. Việc xây dựng hệ thống (set-up) và test là làm cuốn chiếu và lặp. Test hồi quy là một việc lặp cuối cùng của test. Quản lý cấu hình, quản lý TL là song song với các quá trình khác. Đào tạo NSD và chuyển đổi DL có thể là song song. Việc triển khai các điểm có thể là cuốn chiếu,…
1.4 Xác định các bước cho giai đoạn chuyển đổi hệ thống
Với các dự án lớn và phức tạp, xác định các bước cho giai đoạn này là rất quan trọng. Nếu không có thể gây ra rối loạn, thậm chí sụp đổ hệ thống tác nghiệp vì NSD không kịp thao tác, DL bị ùn tắc, các báo cáo bị in sai, DL chuyển đổi bị thiếu, bị vênh. Bởi vì không đủ nhân lực để triển khai nhiều điểm, hoặc có điểm bị kéo dài nên cũng không đủ nhân lực cho các triển khai tiếp theo. Hoặc hệ thống khi triển khai chưa đáp ứng các tác nghiệp thực tế, các YC như đã đề ra
Gợi ý:
- Nắm chắc năng lực tiếp nhận và triển khai hệ thống mới của khách hàng. Cũng như nắm chắc đội ngũ và năng lực triển khai của đội dự án của NCC để phân phối hợp lý nhân lực cho các đợt chuyển đổi hệ thống.
- Xác định độ phức tạp việc chuyển đổi hệ thống theo các tiêu chí: số các phân hệ triển khai, độ phức tạp chức năng của từng phân hệ, số điểm phải triển khai của hệ thống. Sau đó xác định các bước phù hợp chuyển đổi hệ thống.
- Một ví dụ là có thể triển khai Tài chính-kế toán cho tất cả các điểm, sau đó triển khai các phân hệ không SX cho một (hoặc hai) đơn vị thành viên, rồi mở rộng các phân hệ này cho toàn hệ thống, song song tiến hành phân hệ SX tại một đơn vị có SX. Bước cuối cùng là triển khai phân hệ SX cho tất cả các điểm còn lại, hoặc phân hệ SX được mở rộng làm nhiều đợt cho các đơn vị SX nếu có nhiều đơn vị như vậy.
- Không quên xem xét kỹ kế hoạch dự án cùng các mục 1.2 đến 1.4 với sự tham gia của chuyên gia
- Theo dõi và kiểm soát tiến độ
2.1 Theo dõi tiến độ
2.2 Điều chỉnh tiến độ
