Các dự án cải tiến quản lý, tái cấu trúc doanh nghiệp, triển khai ERP hoặc ứng dụng CNTT hoặc “chuyển đổi số” (gọi chung là “chuyển đổi”) đều là những dự án vô cùng phức tạp, gây nhiều thay đổi lớn và ảnh hưởng không ít với doanh nghiệp. Làm sao để đạt được mục tiêu và giảm thiểu rủi ro cũng như các chi phí phát sinh không đáng có thì doanh nghiệp cần phải tính đến vai trò và vị trí của “tư vấn độc lập” (TVĐL).
Vai trò của tư vấn độc lập
TVĐL giúp doanh nghiệp đánh giá quy trình, xác định yêu cầu rõ ràng và nhất quán, đứng ra làm cầu nối xác định yêu cầu phòng ban và tổng hợp các yêu cầu phòng ban thành yêu cầu chung toàn công ty. TVĐL giúp Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong việc lựa chọn giải pháp, chưa kể những lợi ích vô hình như cải tiến quy trình làm việc, sắp xếp lại các vị trí công việc hợp lý hơn để hỗ trợ cho các hoạt động của công ty cũng như quá trình triển khai các dự án mang tính tái cấu trúc.
Nhà TVĐL được xem là “chiếc cầu nối” giữa đối tác triển khai giải pháp và doanh nghiệp đầu tư giải pháp để đưa dự án đi đến thành công. TVĐL hiểu được “ngôn ngữ” của doanh nghiệp và có thể “dịch lại” cho nhà triển khai hiểu theo đúng ý muốn của doanh nghiệp. Ngược lại, TVĐL cũng phải hiểu được “ngôn ngữ” của bên triển khai để dịch lại cho c hủ đầu tư hiểu rõ hơn, qua đó các bên có thể đi đến thống nhất trong các quá trình thiết kế và triển khai.
Nhà TVĐL với vai trò “gác cổng” cho doanh nghiệp, nhiều khi cũng giống như “cái gai” đối với đơn vị triển khai. Tuy nhiên, trên thực tế trong một dự án có sự tham gia của nhà tư vấn chuyên nghiệp, đơn vị triển khai sẽ gặp rất nhiều thuận lợi.
Thứ nhất, nhà tư vấn sẽ giám sát và phối hợp để giúp bảo đảm nội dung, tiến độ dự án và đạt được các mục tiêu cụ thể theo từng giai đoạn. Họ sẽ là “trọng tài” giữa nhà đầu tư và đơn vị triển khai trong trường hợp cần phân định phần việc của mỗi bên, giúp thúc đẩy dự án đi đúng tiến độ và phạm vi.
Thứ hai, quy trình triển khai “chuyển đổi” rất phức tạp và chặt chẽ, luôn có các mốc thời gian để kiểm tra, đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ năng lực để kiểm tra trước khi bước vào các giai đoạn tiếp theo. Nhà tư vấn với trách nhiệm và kinh nghiệm của mình có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ những lợi ích ứng dụng và ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi hệ thống vận hành chính thức, đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá giải pháp có đáp ứng đầy đủ quy trình quản lý của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai hay không, từ đó giúp doanh nghiệp yên tâm về tiến độ thực hiện dự án.
Thứ ba, trong việc triển khai các dự án cho các doanh nghiệp Việt Nam, vấn đề thường gặp phải là có nhiều yêu cầu phát sinh từ doanh nghiệp, từ đó có thể phải chỉnh sửa quy trình chuẩn. Nhiều khi các yêu cầu này xuất phát từ một số quy trình cục bộ mà không mang tính tổng thể của cả hệ thống. Nhà TVĐL sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ yêu cầu nào là đúng, yêu cầu nào sẽ gây ảnh hưởng đến kiến trúc tổng thể của hệ thống, hạn chế tối đa việc đảo lộn quy trình hoặc vào vòng luẩn quẩn.
Sự cần thiết của tư vấn độc lập
TVĐL không được có lợi ích liên quan đến bất cứ bên bán hàng nào, nên không chịu ảnh hưởng của bên bán hàng. TVĐL chỉ có trách nhiệm duy nhất là mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng là doanh nghiệp chủ đầu tư và là người thụ hưởng.
Trên thực tế thì tỷ lệ doanh nghiệp có sử dụng TVĐL là rất thấp. Tuy nhiên ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về vai trò quan trọng của nhà tư vấn cũng như tầm quan trọng của giải pháp chuyển đổi trong hoạt động tổng thể của mình. Doanh nghiệp đầu tư bài bản sẽ phải coi trọng việc quản trị rủi ro, việc mời nhà tư vấn độc lập giúp họ tái cấu trúc doanh nghiệp, kiểm tra lại và tối ưu hóa quy trình quản lý, qua đó đào tạo và nâng cao nhận thức cho từng nhân viên để đáp ứng các yêu cầu trong việc chuyển đổi. Nhà tư vấn còn giúp doanh nghiệp đặt ra “đầu bài” sát với nhu cầu quản lý để có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp và đơn vị triển khai có đủ kinh nghiệm.
Vì sao đến nay vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhà TVĐL? Thực chất thì chi phí tư vấn chỉ là một phần nhỏ trong một dự án chuyển đổi vốn có quy mô lớn. Vấn đề quan trọng chính là nhận thức của doanh nghiệp. Trước hết, doanh nghiệp luôn tự tin rằng bằng nội lực của mình và đơn vị triển khai thì hai bên có thể làm việc trực tiếp với nhau và đạt được mục tiêu. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp tính chủ quan đã không đem lại hiệu quả vì không đủ lực tác động lên bộ máy vốn đã hoạt động theo thói quen cũ – quy trình làm việc cũ, sẽ hết sức khó khăn khi cần thay đổi. Mặt khác, doanh nghiệp còn cho rằng sự có mặt của nhà tư vấn có thể tạo thêm những rối rắm cho quá trình triển khai.
Tuy nhiên nếu doanh nghiệp chọn nhà tư vấn thiếu kinh nghiệm thực tiễn thì chắc chắn cả doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, khi thuê tư vấn độc lập, doanh nghiệp nên cẩn trọng để tìm kiếm được cá nhân hoặc đơn vị chuyên nghiệp, có uy tín và năng lực, am hiểu quy trình của cả hai bên – triển khai và ứng dụng – để việc giám sát có hiệu quả và đưa dự án đi đến thành công.
Lê Ngọc Quang
