Thị trường ERP Việt Nam đã xuất hiện những dự án ERP hàng chục triệu đô la. Đây là điều đáng mừng bởi nền kinh tế đã nhận thức đúng hơn về giá trị của CNTT.

Theo báo cáo của Aberdeen năm 2012, chi phí cho một dự án ERP trung bình gồm chi phí bản quyền phần mềm, dịch vụ triển khai và bảo trì (chưa bao gồm phần cứng) của các doanh nghiệp cỡ nhỏ và vừa (doanh số từ 250 triệu USD/năm trở xuống) là từ 14 nghìn đến 18 nghìn USD/user. Quy mô doanh số của đại đa số các doanh nghiệp Việt Nam cũng nằm trong khoảng dưới 250 triệu USD. Vậy chi phí đầu tư ERP tại Việt Nam ở mức nào?

Tại Việt Nam, những năm gần đây, đã có những thay đổi tích cực trong thị trường ERP. Những dự án ERP lớn nhất với các giải pháp hàng đầu SAP, Oracle có thể đạt tới giá trị hàng triệu USD. Giá trị đầu tư của các dự án lớn này (gồm bản quyền phần mềm, dịch vụ triển khai và bảo trì trong 3 năm – chưa kể phần cứng) trung bình trên từng user xấp xỉ 9.000 USD, chỉ bằng một nửa so với giá trị trung bình của các dự án trên thế giới. Tuy đã có những thay đổi tích cực nhưng chúng ta vẫn còn một khoảng cách khá xa so với mặt bằng giá trị ERP trên thế giới.

Đâu là nguyên nhân của chênh lệch này? Chúng ta có thể tính đến chi phí dịch vụ nội địa thấp. Tuy nhiên, chênh lệch về giá trị ERP chủ yếu lại do khác nhau về nhận thức của thị trường Việt Nam so với thế giới. Đối với phần lớn doanh nghiệp và tổ chức trong nước, đầu tư cho ERP được xem là đầu tư mua sắm một phần mềm. Hiểu theo cách này không sai nhưng chưa đầy đủ. Theo cách nghĩ truyền thống, mua sắm ERP là một khoản chi phí cho một công cụ phần mềm. Các chủ đầu tư thường cân nhắc và lựa chọn dựa trên chi phí mua sắm. Giá thành đắt hay rẻ của phần mềm ERP có vai trò lớn nhất đến quyết định đầu tư.

Đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức, ERP luôn là một khoản đầu tư chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động và quản lý. ERP sẽ tạo nên thay đổi về tổ chức và phương thức hoạt động một cách sâu sắc và lâu dài. Như vậy, khi xem xét một kế hoạch đầu tư ERP, chủ đầu tư cần nghiên cứu ảnh hưởng của dự án trong dài hạn và trên đầy đủ các khía cạnh của chi phí và lợi ích.

Chi phí đầu tư một hệ thống ERP không chỉ bao gồm chi phí mua sắm phần mềm và dịch vụ triển khai. Để có được quyết định đúng đắn, chủ đầu tư cần xét một cách tổng thể tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp tham gia vào vòng đời của hệ thống ERP. Nó được gọi là tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership hay TCO). TCO sẽ bao gồm các chi phí xây dựng hệ thống (gồm bản quyền phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai), các chi phí vận hành và quản lý (gồm từ chi phí bảo trì, quản trị hệ thống, xây dựng và đào tạo nhân sự vận hành, hoạt động vận hành, cho đến thay thế và nâng cấp hệ thống). Nếu các chi phí mua sắm, xây dựng hệ thống và bảo trì có thể tính được tương đối rõ ràng thì các chi phí vận hành và quản trị khác thường khó dự tính.

Các chi phí về bản quyền phần mềm, phần cứng và dịch vụ triển khai cho phép chúng ta lập kế hoạch ngân sách trong giai đoạn mua sắm và xây dựng hệ thống. Đây có thể coi là các chi phí trực tiếp và được ước tính tương đối chính xác. Trái lại, TCO cho một bức tranh toàn diện về chi phí đầu tư ERP. Nó bao gồm những loại chi phí gián tiếp, khó tiên lượng và hàm chứa yếu tố rủi ro.

Nhiều dự án ERP tại Việt Nam đã và đang được quyết định căn cứ trên danh mục các chi phí trực tiếp. Sự lựa chọn này mang lại lợi thế cho các giải pháp ERP giá rẻ. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp sau khi cân nhắc giữa các giải pháp lớn như SAP, Oracle với các giải pháp có giá thành mua sắm thấp hơn đã lựa chọn phương án rẻ. Tuy nhiên sau một thời gian, quá trình vận hành bộc lộ những chi phí và những vấn đề không được lường trước. Các nhân viên tác nghiệp và lãnh đạo doanh nghiệp phải chịu hậu quả về lựa chọn của mình mất vài năm trước khi muốn làm lại ERP với những kinh nghiệm đã được trả giá.

Thường các giải pháp ERP giá rẻ có hai nhược điểm lớn là tính năng công nghệ thấp và kiến thức nghiệp vụ đơn giản. Điều này kéo theo chi phí hoạt động lớn trong quá trình vận hành, loại chi phí không trực tiếp mà doanh nghiệp đã không dự tính khi lựa chọn giải pháp. Nhiều doanh nghiệp đã nói rằng họ rất vất vả trong việc tổng hợp, tích hợp thông tin giữa các ứng dụng nghiệp vụ và bảo đảm tính đúng đắn của thông tin được tích hợp. Nền tảng công nghệ thấp của giải pháp được chọn cũng tạo nên chi phí lớn khi doanh nghiệp thay đổi tổ chức hay mở rộng quy trình nghiệp vụ. Thậm chí nhiều doanh nghiệp đã không thể tăng số lượng người sử dụng bởi giới hạn của giải pháp được lựa chọn không đáp ứng được yêu cầu này.

Giới hạn về kiến thức nghiệp vụ được tích hợp trong giải pháp ERP lại mang đến chi phí về rủi ro trong TCO. Nhiều dự án ERP do chọn sai giải pháp và nhà triển khai đã thất bại ngay từ khi chưa vận hành hệ thống. Dự án thất bại bởi kiến thức nghiệp vụ được cung cấp không thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Kiến thức nghiệp vụ bao gồm những quy trình nghiệp vụ tích hợp trong giải pháp và kinh nghiệm của nhà triển khai. Nó được tích lũy qua một quá trình phát triển sản phẩm lâu dài và có sự tham gia của các chuyên gia có kinh nghiệm trong ngành. Đây là yếu tố chính tạo nên giá trị khác nhau giữa các giải pháp ERP. Tuy nhiên yếu tố này lại rất khó để chủ đầu tư nhận thức đầy đủ khi lựa chọn. Nó cần có một trải nghiệm nhất định, thường qua giai đoạn triển khai và vận hành thật mới bộc lộ rõ ràng. Và do đó, khi lựa chọn đầu tư dự án ERP, yếu tố giá thành thường có tác động rõ ràng nhất tới người mua.

Bên cạnh các yếu tố về chi phí, chủ đầu tư cần phải tính đến những giá trị lợi ích để đưa ra quyết định đầu tư. Mỗi dự án ERP sẽ kéo theo chi phí và lợi ích trong nhiều năm. Chúng tạo nên một chuỗi giá trị cho doanh nghiệp.

Chuỗi giá trị ERP

Chuỗi giá trị một dự án ERP bao gồm tổng chi phí sở hữu – TCO (chi phí xây dựng ban đầu, chi phí bảo trì và chi phí hoạt động) và các lợi ích thu được qua nhiều năm. Đầu tư ERP sẽ mang đến lợi ích cho doanh nghiệp gồm lợi ích một lần, như giảm chi phí nhân công, giảm mức tồn kho hàng hóa, v.v. và lợi ích hàng năm gồm giảm chi phí vận chuyển, tăng khả năng kiểm soát tài sản, giảm thời gian công nợ, v.v. Nếu doanh nghiệp có lựa chọn đúng đắn, mức chi phí xây dựng ban đầu có thể cao song đổi lại, tỉ lệ về chi phí hoạt động và lợi ích thu được trong nhiều năm sau sẽ tốt hơn rất nhiều.

Mặt bằng đầu tư ERP trên thế giới như ta đã biết cao hơn hẳn so với trong nước. Thị trường ERP thế giới đã có trải nghiệm nhiều hơn so với thị trường Việt Nam. Các doanh nghiệp trên thế giới có nhận thức khá rõ về chuỗi giá trị ERP. Nhận thức đúng giá trị của ERP, việc đó không đồng nghĩa với mua ERP giá cao. Đó có nghĩa là lựa chọn một chuỗi giá trị ERP tối ưu nhằm mang lại lợi ích tối đa cho chủ đầu tư.

Theo tapchiCNTT

Chuỗi giá trị ERP

Chuỗi giá trị một dự án ERP bao gồm tổng chi phí sở hữu – TCO (chi phí xây dựng ban đầu, chi phí bảo trì và chi phí hoạt động) và các lợi ích thu được qua nhiều năm. Đầu tư ERP sẽ mang đến lợi ích cho doanh nghiệp gồm lợi ích một lần, như giảm chi phí nhân công, giảm mức tồn kho hàng hóa, v.v. và lợi ích hàng năm gồm giảm chi phí vận chuyển, tăng khả năng kiểm soát tài sản, giảm thời gian công nợ, v.v. Nếu doanh nghiệp có lựa chọn đúng đắn, mức chi phí xây dựng ban đầu có thể cao song đổi lại, tỉ lệ về chi phí hoạt động và lợi ích thu được trong nhiều năm sau sẽ tốt hơn rất nhiều.

Mặt bằng đầu tư ERP trên thế giới như ta đã biết cao hơn hẳn so với trong nước. Thị trường ERP thế giới đã có trải nghiệm nhiều hơn so với thị trường Việt Nam. Các doanh nghiệp trên thế giới có nhận thức khá rõ về chuỗi giá trị ERP. Nhận thức đúng giá trị của ERP, việc đó không đồng nghĩa với mua ERP giá cao. Đó có nghĩa là lựa chọn một chuỗi giá trị ERP tối ưu nhằm mang lại lợi ích tối đa cho chủ đầu tư.