Cắt giảm tất cả không phải là biện pháp duy nhất
Không chỉ có Chính phủ, các cơ quan Nhà nước mà ngay cả các DN cổ phần và tư nhân cũng đã áp dụng các chính sách cắt giảm chi phí, tối thiểu 10% (còn gọi tắt là C10), thu hồi công nợ. Nhiều DN thậm chí còn đưa ra các biện pháp mạnh như dừng các giao dịch bán hàng, DN không hoạt động trong một thời gian ngắn nhằm điều chỉnh giá bán, thu hồi công nợ, giải quyết hàng tồn … Với C10, các khoản mục chi tiêu không trọng điểm sẽ bị loại bỏ hoặc bị dừng vô thời hạn. Với nhiều DN thì các dự án CNTT được liệt vào “nhóm C10″, trong đó tất nhiên có dự án ERP.
Việc cắt giảm nói trên về cơ bản là chính xác. Nó sẽ giúp DN giải quyết tốt các bài toán về kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát chi phí và công nợ, hàng tồn kho. Qua đó, DN sẽ quản trị tốt dòng tiền ra-vào. Với các DN đã ứng dụng ERP, công việc này trở nên dễ hơn nhiều vì hệ ERP đã hỗ trợ DN trong việc kiểm soát nói trên. Ví dụ như việc dừng bán hàng và chi phí, chỉ cần dừng hoàn toàn hệ thống ERP, các giao dịch sẽ không thực hiện được, hóa đơn sẽ không được in ra và hệ thống sẽ không cho phép DN tiếp tục thực thi cho đến khi DN hoàn thiện việc điều chỉnh. Các DN chưa ứng dụng ERP thì đang ngập ngừng xem có nên đầu tư ERP vào thời điểm này hay không và có coi dự án ERP là dự án trong C10 hay không?
Quay trở lại với các dấu hiệu của DN cần ứng dụng ERP thì mục đích kiểm soát chặt chẽ DN lúc này trở nên đúng hơn bao giờ hết. Các DN cần các công cụ hỗ trợ chính xác, thông tin cần cập nhật tức thời để có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Hơn ai hết, ban lãnh đạo các DN này thừa hiểu việc không trả lời được các câu hỏi như: Tổng giá trị hàng tồn tại thời điểm hiện tại? Nhóm 5 khách hàng có công nợ lớn nhất và lâu nhất? Tổng chi phí trực tiếp trong ngày? … sẽ là một vấn đề nhức nhối nhất.
Câu hỏi đặt ra là nếu làm ERP tại thời điểm này thì có lãng phí hay không?
Đầu tư cho ERP có lãng phí không?
Việc đầu tư ERP vào thời điểm này không phải là một thời điểm tốt nhất vì nó sẽ bị hạn chế bởi nhiều yếu tố như ngân sách, thời gian, nguồn lực con người … Tuy nhiên, nếu DN chưa thể kiểm soát được thì đây lại là thời điểm cần thiết nhất đề đầu tư. Thông thường khi đầu tư, các chủ đầu tư sẽ xem xét 3 yếu tố chính:
* Tổng chi phí
* Thời gian triển khai
* Kết quả thu được
Về tổng chi phí, rõ ràng mức đầu tư cho hệ thống ERP là không cao so với doanh thu và lợi nhuận của DN. Hơn thế nữa, bản thân ERP cũng là một tài sản vô hình nên việc đầu tư không nhất thiết phải sử dụng các nguồn vốn sẵn có của DN mà có thể sử dụng các nguồn vốn hình thành từ các nguồn khác như vốn vay, vốn huy động khác … Một mặt quan trọng nữa là vấn đề tỷ giá. Cơ cấu chi phí của dự án ERP bao gồm: thiết bị phần cứng và hạ tầng, bản quyền phần mềm ERP và kinh phí dịch vụ triển khai. Trong 03 cấu phần này thì phần lớn nhất thuộc về kinh phí dịch vụ triển khai. Đây là phần hầu như không phải “nhập khẩu” nên DN hoàn toàn có thể chi trả bằng đồng Việt Nam. Điều này sẽ đỡ hơn cho DN rất nhiều trong việc được mua sản phẩm “ngoại” với giá “nội”.
Thời gian triển khai thực sự là một vấn đề nóng bỏng, vì hệ thống ERP sớm đưa vào sử dụng ngày nào sẽ giúp DN kiểm soát tốt hơn ngày ấy. Chính trong thời điểm này, khi mà DN đang tập trung nhiều hơn trong việc kiểm soát và giảm bớt các hoạt động kinh doanh thì nguồn lực chính của DN sẽ được dành cho công việc này. Do vậy mà việc triển khai ERP trong thời điểm này có thể thuận lợi hơn rất nhiều, các DN sẽ đưa ra các bài toán và yêu cầu rất cụ thể để hệ thống ERP phát huy được sức mạnh của mình khi triển khai.
Kết quả thu được, theo kỳ vọng sẽ là một hệ ERP hoàn chỉnh. Nó hỗ trợ DN trong việc kiểm soát tốt hơn các bài toán về chi phí, doanh thu, dòng tiền, công nợ, hàng tồn … Đồng thời nó hỗ trợ cho Ban lãnh đạo DN trong việc ra các quyết định kịp thời như quyết định các thời điểm bán hàng, đặt và gom hàng hóa, vật tư theo dự báo, dự trữ ở các mức cần thiết sẵn sàng cho sản xuất … Có như vậy, DN mới sẵn sàng và chủ động đối phó được bối cảnh nền kinh tế hiện nay
Nên triển khai các phân hệ nào trước nhất
Để kiểm soát tốt hơn các vấn đề trên thì một hệ thống báo cáo và kiểm soát tác nghiệp sẽ là kết quả đầu ra cần thiết cho các nhà quản lý DN. Hệ thống ERP chỉ nên tập trung vào các phân hệ lõi thuộc các quy trình cơ bản sau:
* Quản lý Tài chính – Kế toán
* Quản lý Bán hàng
* Quản lý Kho hàng
* Quản lý Mua sắm
* Hệ thống báo cáo quản trị
Riêng phân hệ Quản lý sản xuất chưa thực sự cần thiết vì thời gian triển khai lâu dài mà vẫn có thể đưa một số giải pháp khắc phục tạm thời trước mắt với việc quản lý chi phí, nên chưa cần thiết phải triển khai phân hệ này ngay. Các DN nên chuyển qua việc quản lý qua hệ thống tài chính là hệ thống lõi tập trung thay vì tập trung trên các hệ kinh doanh hoặc sản xuất như trong các giai đoạn trước đây.
Chống bão từ khi bắt đầu có dự báo
Nhiều nhà phân tích đã cho rằng, năm 2008 vẫn chưa phải là năm bắt đầu có sự bấn ổn nặng về kinh tế. Hơn ai hết, các DN phải chuẩn bị ngay từ bây giờ để đối phó với một cuộc khủng hoảng trong năm 2009, 2010 và thời gian hồi phục. Bài học từ cuộc khủng hoảng tài chính Thái Lan năm 1997 đã cho thấy DN không nên để rơi vào tình trạng “mất bò mới lo làm chuồng”. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp DN sẵn sàng “chống bão” từ khi có “dự báo bão”.
( Theo Tạp chí ERP và Doanh nghiệp)