Đâu là “tử huyệt” của doanh nghiệp?

Những khái niệm cơ bản

1. Thông tin

Thông tin (information), inform = thông báo tin tức trong đó “tin tức” chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người.

Con người luôn có nhu cầu thu thập tin tức bằng nhiều cách khác nhau: đọc báo, nghe đài, xem truyền hình, giao tiếp với người khác… Thông tin giúp con người tăng sự hiểu biết, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định.

Thông tin có thể là những thông tin gốc, chứng từ gốc, không thể hoặc không được phép thay đổi được gọi là “tư liệu”. Thông tin còn có thể là kết quả của những sự biến đổi, chuyển biến từ các nguồn tin do con người tác động nhằm một mục đích nào đó được gọi là “tài liệu”. Sự trung thực của tài liệu phụ thuộc vào mối quan hệ liên hoàn từ “tư liệu” đến “tài liệu”, mối quan hệ này có thể là kiên tục và có thể truy xuất được nguồn gốc hoặc bị đứt đoạn đến mức thiếu logic (một cách vô tình hay hữu ý) hoặc có thể không cần có gốc.

2. Quản lý

Quản lý là quá trình tác động liên tục, có tổ chức, có kế hoạch, có định hướng của chủ thể lên đối tượng theo một quy trình nhất định nhằm đạt hiệu quả tối ưu so với yêu cầu đặt ra.(Theo học viện CTQGHCM).

Quản lý (thuật ngữ tiếng Anh là Management [ˈmænɪdʒmənt], tiếng lat. manum agere – điều khiển bằng tay) đặc trưng cho quá trình điều khiển và dẫn hướng tất cả các bộ phận của một tổ chức, (chúng ta quan tâm đến tổ chức kinh tế), thông qua việc thành lập và thay đổi các nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, trí thực và giá trị vô hình).

Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

3. Minh bạch thông tin

Minh bạch = rõ ràng, trong sáng, ngược lại với mờ ám, khuất tất. Thế giới người ta thường dùng nhóm từ “thông tin trong suốt” (transparency) để chỉ ra sự “minh bạch thông tin”. Nó có thể hiểu là khả năng tiếp cận một thông tin khi cần đến nó.

Minh bạch là một khái niệm khá trừu tượng, khó có thể đo lường được. Thực ra, khái niệm minh bạch là khái niệm rộng hơn, nó bao gồm cả cơ hội, tính bình đẳng trong tiếp cận thông tin, tính tin cậy, có thể truy xuất nguồn gốc (tư liệu), tính nhất quán của thông tin, tính dự đoán trước được và khả năng tiếp cận của chủ thể cung cấp thông tin.

Nhiều người vẫn thường hiểu minh bạch đồng nghĩa với công khai nhưng thực ra “minh bạch” chưa chắc đã phải là “công khai” và ngược lại “công khai” chưa chắc đã phải là “minh bạch”. Minh bạch vẫn có thể trong suốt trong vòng khép kín và những thông tin công khai có thể chứa đựng đầy mâu thuẫn và hoàn toàn không trong suốt.

4. Quyết định

Quyết định là ý kiến dứt khoát về sự việc cụ thể nào đó, lựa chọn một trong nhiều khả năng, sau khi đã có sự cân nhắc.

Một quyết định được đưa ra thường chịu sự ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố như môi trường, tâm lý, áp lực, v.v… nhưng để có được quyết định đúng đắn (nhất là trong kinh doanh) cần những điều kiện sau đây:

• Thông tin có thể tiếp cận được mọi lúc mọi nơi;

• Thông tin minh bạch và đầy đủ;

• Thông tin không bị phụ thuộc vào người và yếu tố cung cấp;

• Thông tin có ý nghĩa và có thể dẫn dắt đến việc ra quyết định.

Đâu là tử huyệt của doanh nghiệp?

1. Vai trò của thông tin trong kinh doanh

1.1. Thông tin thừa

Là những thông tin không có ích cho việc ra quyết định cũng như cho các hoạt động kinh doanh. Trong thời đại thông tin hiện nay, chúng ta đang phải đối mặt với việc thừa thông tin hoặc nhiễu thông tin một cách trầm trọng, gây khó khăn rất lớn cho việc ra quyết định.

Những thông tin thừa có thể là những “thông tin rác” tạm thời trong một thời điểm nào đó nhưng lại có ích trong một số bối cảnh hay thời điểm khác, nhưng cũng có thể là thông tin rác thải hoàn toàn. Google là một điển hình của việc khai thác và làm giàu từ tất cả các loại thông tin, kể cả các “thông tin phế thải” nhờ sự tổ chức thông minh và tài tình.

1.2. Thông tin thiếu

Là những thông tin cần đến mà không có. Chúng tạo thành những “vùng tối thông tin” mà người ta còn gọi là “lỗ hổng thông tin” hoặc “hố đen” (black hole).

Có những “lỗ hổng thông tin” chỉ là “ổ gà” có thể bù đắp được bằng một phương pháp nào đó, nhưng cũng có nhiều “hố tử thần thông tin” hoặc thông tin mất gốc làm cho việc xử lý thông tin mất hẳn độ tin cậy.

Thường thì các doanh nghiệp chúng ta không nhận biết được hoặc thiếu nhận thức về “lỗ hổng thông tin” nên rất coi thường chúng. Chúng ta thường coi cái gì không có thì cũng không cần nên vẫn thường chấp những gì được cung cấp mà không đòi hỏi sự liền mạch của thông tin. Chính “lỗ hổng thông tin” làm nên tính “không minh bạch”, hay “mờ ám” của thông tin.

1.3. Thông tin định mệnh

Là những thông tin mang tính quyết định cho vận mệnh của doanh nghiệp. Là những thông tin, cụm thông tin, phương pháp xử lý thông tin… mang tầm quan trọng và có thể đưa doanh nghiệp đi lên hay đi xuống, như:

• Thông tin phục vụ cho những quyết định;

• Thông tin gốc;

• An toàn thông tin;

• Minh bạch thông tin.

2. Vai trò của thông tin trong quản lý

2.1. Chứng từ gốc

Là những thông tin gốc cực kỳ quan trọng, một khi đã được xác định thì nó không bao giờ được thay đổi và có tính xác thực cao. Nguyên tắc này được các doanh nghiệp nước ngoài coi trọng nhưng lại thiếu sự quan tâm thích đáng tại các doanh nghiệp Việt Nam. Nhiều chứng từ đã đưa vào máy nhưng sau đó lại được sửa đi, hoặc tùy tiện trong việc “thực hiện bút toán” hoặc một nghiệp vụ trong kế toán bao gồm nhiều chứng từ kèm theo mà không được thể hiện rành mạch trên phần mềm (ví dụ như nghiệp vụ nhập khẩu)…

2.2. Quy trình quản trị

• Hoạch định: định hướng và lên kế hoạch cho những hoạt động kinh doanh. Quy trình này chứa đựng những thông tin mang tính áp chế (cho thì tương lai) và làm nền tảng cho các quy trình sau.

• Tổ chức: tạo ra quy trình đã định sẵn cùng với việc thực hiện những hoạch định theo một quy trình nhất định nhằm tối ưu hóa các nguồn lực và hiệu quả kinh doanh. Tổ chức phải đảm bảo việc thực hiện theo đúng quy trình và khả năng ngăn chặn những sự việc sai trái có thể xảy ra.

• Lãnh đạo: là những luồng thông tin 2 chiều (nhận và cho) nhằm chỉnh đốn, phát huy, ra quyết định cho những quy trình trên. Việc nhận thông tin phải được thực hiện tức thời và giúp lãnh đạo có thể phân tích và ra quyết định một cách nhanh chóng và chuẩn xác.

• Kiểm soát: bao gồm những luồng thông tin đối chứng để kiểm tra những hoạt động của các quy trình trên cho đến kết quả cuối cùng. Những thông tin này bao gồm những báo cáo quản trị, báo cáo phân tích, cảnh báo và báo cáo kế toán cũng như báo cáo tài chính. Các nhà lãnh đạo chúng ta vẫn thường coi các báo cáo kế toán là công cụ kiểm soát cho công việc quản trị nhưng trên thực tế thì nhà quản trị giỏi không thể phụ thuộc vào kế toán mà phải kiểm soát được các dữ liệu kế toán và không dựa vào cơ chế “hậu kiểm”.

2.3. Báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị là luồng thông tin tổng hợp và phân tích từ những hoạt động của doanh nghiệp nhằm cung cấp cho các cấp lãnh đạo để đưa ra những quyết định kịp thời. Nó bao gồm những báo cáo, biểu đồ, bảng điều khiển… được thiết kế đặc biệt cho mỗi vùng quyết định và không phụ thuộc vào các mức thời gian định sẵn (hàng tháng, năm…) mà có thể chọn một khoảng thời gian bất kỳ.

Trên quan điểm của khoa học quản trị hiện đại thì các báo cáo quản trị có tầm quan trọng nhất trong quá trình kiểm soát và tổ chức của lãnh đạo, nó bao gồm những thông tin sát sao và có khả năng cung cấp toàn bộ luồng thông tin trong quy trình vận hành của doanh nghiệp. Các báo cáo quản trị thường độc lập với các báo cáo kế toán và có thể kiểm soát, đối chứng lại các báo cáo kế toán.

Các báo cáo quản trị có thể được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp dựa trên ý tưởng và sự ưu tiên của các cấp lãnh đạo tuy nhiên chúng vẫn có những điểm chung về mặt lý thuyết. Những thông tin đưa ra thường phải mang tính gợi ý hoặc có thể có những cảnh báo trực tiếp ngay lập tức, giúp các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng.

2.4. Kế toán, báo cáo tài chính

Là thông tin cuối cùng mang tính kết quả của quá trình kinh doanh, tổng hợp và phân tích lãi/lỗ đồng thời đưa ra một bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Các nhà quản trị của chúng ta đang gặp nhiều sai lầm nghiêm trọng khi dựa vào báo cáo kế toán và báo cáo tài chính để làm nền tảng cho công việc quản lý, ngay cả nhiều khóa đào tạo lãnh đạo cũng đưa ra mô hình “giám đốc điều hành phải đọc được báo cáo tài chính”. Điều này có thể dẫn một số lãnh đạo gặp phải vòng “lao lý”, với những lý do sau đây:

• Báo cáo lãi/lỗ là theo chủ định của con người;

• Công tác kế toán chỉ ghi nhận các kết quả thu được nên không thể làm công việc quản lý trong các quy trình hoạch định và tổ chức;

• Các nghiệp vụ kế toán không nhất thiết phải kiểm soát từ khi nghiệp vụ phát sinh và sự liền mạch của thông tin nên các báo cáo kế toán không thể phục vụ cho công tác quản trị hàng ngày, kể cả các báo cáo kế toán quản trị;

• Khi xác định được những sai lầm do báo cáo tài chính mang lại thì mọi thứ đều đã quá muộn và thời gian không thể quay lại được nữa.

3. Những bất cập về thông tin

3.1. Thiếu quy trình

Các thông tin mà ta nhận được thường rất lộn xộn và hết sức biến động, rất khó chọn lọc và phân tích, nhất là trong thời đại thông tin ngày nay.

Những lượng thông tin đến với chúng ta dồn dập ngày càng nhiều và tích lũy theo thời gian, nếu không có quy trình và kiểm soát được chúng thì những thông tin quý giá cũng mau chóng trở thành “thông tin rác”.

3.2. Lỗ hổng thông tin

Trên thực tế chúng ta đang phải đối mặt với thông tin vừa thừa vừa thiếu đến mức thiếu nghiêm trọng. Khó có thể tưởng tượng được là giữa một rừng thông tin vẫn có nhiều “lỗ hổng” hoặc “hố tử thần” thông tin. Những “lỗ hổng thông tin” là yếu tố quan trọng nhất dẫn tới “thiếu minh bạch” thông tin và là rào cản lớn nhất của quá trình quản lý.

3.3. Tắc nghẽn thông tin

Tốc độ và quy trình xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong thời đại thông tin ngày nay. Nếu tốc độ không đảm bảo có thể gây tắc nghẽn và các quy trình tiếp theo khó có thể thực hiện, nhưng nếu quy trình không tốt thì khả năng cao cũng không mang lại tốc độ cao. Ta hãy tưởng tượng một xe phân khối lớn có sự khác nhau giữa đường làng và đường cao tốc.

3.4. Khó kiểm soát

Nhà quản lý vẫn thường xuyên nhận được các báo cáo từ cấp dưới nhưng rất ít khi kiểm tra tính xác thực và chính xác của các báo cáo do không đủ thời gian làm việc này. Có rất nhiều khả năng nhận được những báo cáo từ nhiều nguồn khác nhau thì ra các kết quả khác nhau trong khi tất cả đều có vẻ đúng và logic, làm cho lãnh đạo khó xử.

4. Quản lý thông tin

4.1. Tiếp cận thông tin

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đang thực hiện công việc tiếp cận dữ liệu một cách thủ công, hoặc với những công cụ đơn giản. Do đó, thông tin được tiếp nhận không mang tính thống nhất, khó kiểm soát và không chuyên nghiệp. Hệ thống thông tin đòi hỏi các thông tin cần được mọi đối tượng sở hữu tiếp cận một cách dễ dàng, nhanh chóng và thống nhất, mọi lúc mọi nơi.

4.2. Kết hợp nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp phải được xây dựng từ nhiều bộ phận, từ nhiều nhân viên, từ nhiều nghiệp vụ, nghĩa là từ nhiều nguồn khai thác… Tuy nhiên, nguồn dữ liệu này thường mang tính rời rạc và không thống nhất, chưa tạo thành nguồn cơ sở dữ liệu chung cho tất cả mọi người cùng sử dụng. Một hệ thống quản lý thực sự hữu dụng phải kết hợp những đầu mối dữ liệu và tập hợp thành “kho” dữ liệu chung theo quy trình một cách thống nhất và hoạch định cho mọi người sử dụng, phát huy hết hiệu quả của thông tin.

4.3. Chia sẻ thông tin

Hệ thống quản lý cho phép doanh nghiệp đánh giá hoạt động kinh doanh của mình một cách chính xác và nhanh chóng từ những góc nhìn khác nhau. Hỗ trợ cho người quản lý, cho nhân viên kinh doanh có cơ sở cho những quyết định sáng suốt và dự báo chính xác hơn về tiềm năng của thị trường trong tương lai.

4.4. Tra cứu thông tin

Công việc tìm kiếm thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ cho công tác chuyên môn của nhân viên, các bộ phận, hỗ trợ tư vấn cho khách hàng đòi hỏi phải được thực hiện ngay lập tức và chính xác. Hệ thống phải cho phép tìm kiếm mọi giao dịch một cách nhanh chóng và chính xác theo nhiều tiêu chí trong kho dữ liệu khổng lồ, và như vậy đồng nghĩa với việc tăng thời gian cho mọi người tập trung vào khai thác thông tin và tìm kiếm khách hàng, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.

5. Sự mơ hồ

5.1. Thông tin mơ hồ

Nhiều lãnh đạo đang tiếp nhận rất nhiều thông tin từ rất nhiều phía nhưng hết sức mơ hồ về chúng, nên xử lý chúng cũng theo chiều hướng mơ hồ, đưa ra những quyết định mơ hồ để cho sự thực hiện có thể “cuốn theo chiều gió” hoặc nhờ vào may rủi. Sự mơ hồ trong việc sử dụng thông tin chính là nguồn gốc cho mọi sự mơ hồ tiếp theo làm cho mọi người hoặc doanh nghiệp “xoay như chong chóng”…

5.2. Mục tiêu mơ hồ

Vì xã hội luôn biến động và chịu nhiều tác động nên doanh nghiệp cũng không phải là ngoại lệ làm nhiều lãnh đạo luôn thay đổi mục tiêu dẫn đến nhiều mục tiêu không rõ ràng, có khi đến đích rồi mới xác định đó chính là mục tiêu.

5.3. Truyền đạt mơ hồ

Nhiều lãnh đạo tỏ ra bức xúc khi các cấp dưới không hiểu ý tưởng mình truyền đạt nên dẫn đến việc thực hiện sai. Trên thực tế thì sai lầm chính là ở lãnh đạo khi đưa ra sự truyền đạt mơ hồ hoặc truyền đạt miệng, dễ bị hiểu nhầm ở các bối cảnh khác nhau, cũng có khi chính lãnh đạo thay đổi ý kiến sau khi truyền đạt (vì không có cơ chế chống chối bỏ) gây ra nhiều bức xúc cho các cấp dưới.

5.4. Quyết định mơ hồ

Những quyết định không rõ ràng được đưa ra có thể là chủ định hay vô ý hoặc trong hoàn cảnh bắt buộc khi phải xử lý các thông tin mơ hồ. Tất cả đều có thể dẫn tới những hậu quả đáng tiếc sau này.

6. Xác định tử huyệt

Cụm từ “đông nhưng chưa mạnh” được sử dụng phổ biến bởi các chuyên gia trong và ngoài nước để đánh giá về các doanh nghiệp Việt Nam. Nguyên nhân quan trọng phải để đến là sự yếu kém trong quản trị doanh nghiệp (QTDN). Một chuyên gia của Tổ chức Hợp tác và Phát triển kinh tế (OECD) cho rằng: “Yếu kém trong quản trị là một trong những ‘tử huyệt‘ của các doanh nghiệp Việt Nam”. Điều đó đúng với mọi thành phần kinh tế Việt Nam từ doanh nghiệp tư nhân đến các tập đoàn Nhà nước lớn.

Chúng ta cần phân tích những tử huyệt đó nằm ở đâu và những nguyên do của chúng để các nhà quản lý có thể soi xét và đưa ra những quyết sách quan trọng cho doanh nghiệp của mình.

6.1. Minh bạch

Như đã nêu trên, các “lỗ hổng thông tin” có thể dẫn tới “hố tử thần” nên nó là “tử huyệt” hiểm hóc nhất. Sự thiếu minh bạch có thể do một bộ phận cố ý tạo ra nhằm mục đích nói dối cấp Quản lý hoặc nội bộ doanh nghiệp với một động cơ vụ lợi nào đó. Nhưng trên thực tế thì có rất nhiều sự thiếu minh bạch do sự yếu kém của tổ chức gây nên, ví dụ như việc chỉ coi kế toán là nền tảng của quản lý hoặc sự đứt quãng thông tin giữa nhiều ứng dụng khác nhau…

Sự thiếu minh bạch thông tin của bộ máy quản lý có mức độ nguy hại cao nhất và thường xuyên nhất do khả năng khắc phục của những thành phần liên qua rất hạn chế, vì họ bị đặt ở thế “lực bất tòng tâm” do thiếu công cụ quản lý thông tin. Đây là lỗi không mong muốn và ít nhà lãnh đạo có đủ quyết tâm xóa bỏ chúng.

6.2. Thông tin trung thực

Báo lỗ/lãi với động cơ thời vụ (báo lỗ cho Thuế và báo lãi cho cổ đông) hoặc những báo cáo “bịt mắt” đang được thịnh hành và là con dao hai lưỡi đối với các doanh nghiệp. Sự thiếu trung thực nhiều khi trở thành “gậy ông đập lưng ông” hoặc “lợi bất cập hại”.

Mặt khác, sự thiếu trung thực cũng có thể do nhiều yếu tố khách quan, ngoài ý muốn, mang lại như các “lỗ hổng thông tin” có thể tạo điều kiện cho sự thiếu trung thực phát sinh và phát triển trong quá trình quản lý của nội bộ doanh nghiệp.

6.3. Tham ô, tham nhũng

Mọi người đều biết những tiêu cực như tham ô, tham nhũng nảy sinh nhờ sự lợi dụng những kẽ hở trong quản lý của bất cứ tổ chức nào, kể cả tư nhân. Như vậy nó chỉ có thể phát sinh khi có sơ hở, hoặc nói một cách khác là “lỗ hổng thông tin” và sau đó điều mà các nhân tố tham ô, tham nhũng mong muốn là khả năng xóa bỏ mọi dấu vết.

Như vậy, tham ô, tham nhũng là tội của người phát sinh lòng tham, nhưng lỗi là ở tổ chức vì đã vô tình thúc đẩy lòng tham đó bởi sự quản lý lỏng lẻo, sơ hở hoặc ngay cả sự thờ ơ.

6.4. Năng lực cạnh tranh

Duy trì và lợi nhuận là nhân tố thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nó phản ánh năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Cao hơn nữa, doanh nghiệp có thể đứng vững nếu quản trị được mọi nguồn lực và được khách hàng ghi nhận. Trong thời đại cạnh tranh ngày càng cao, việc tối ưu hóa nguồn lực nhằm tăng hiệu quả kinh doanh là điều kiện sống còn của mỗi doanh nghiệp.

Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp là khả năng duy trì và mở rộng thị phần, thu lợi nhuận của doanh nghiệp trong mọi điều kiện, đủ khả năng chống chịu trước sự tấn công của đối thủ. Nói tóm lại là khả năng tự tạo thế mạnh cạnh tranh và nâng cao năng suất lao động.

Năng lực cạnh tranh được tạo bởi sự kết hợp giữa 2 yếu tố đối nghịch là “tính sáng tạo” và “tính hệ thống”. Thiếu tính sáng tạo doanh nghiệp sẽ không có động lực phát triển nhưng thiếu tính hệ thống thì doanh nghiệp sẽ không thể thống nhất, quy củ nên khó có thể bền vững được.

Đây là điểm khá yếu kém của các doanh nghiệp Việt Nam vì các tập đoàn Nhà nước thì ỉ vào thế độc quyền, còn các doanh nghiệp tư nhân thì theo “tâm lý đám đông”, “dễ làm khó bỏ” lại được nằm trong bối cảnh của nền kinh tế mới mở cửa, dễ làm ăn nên “trăm hoa đua nở” rồi đến “nắng hạn thì tàn”. Thêm vào đó là nhận thức chung của các chủ doanh nghiệp còn rất hạn chế đã tự kìm hãm năng lực cạnh tranh của chính doanh nghiệp.

6.5. Tác động bởi yếu tố con người

Trong lĩnh vực quản lý thì nhân tố con người là khó quản lý nhất, mọi quy trình vận hành của doanh nghiệp đều có thể được con người can thiệp nhằm nhiều mục đích khác nhau và có thể mang lại nhiều kết quả khác nhau. Có điều dễ hiểu và luôn tồn tại là “người thừa hành không bao giờ muốn bị quản lý” và “người muốn lợi dụng không bao giờ muốn có sự quản lý chặt chẽ”.

Nếu các hoạt động của doanh nghiệp đều có thể được con người can thiệp một cách dễ dàng thì công việc quản lý sẽ không còn ý nghĩa và chắc chắn không thể đạt kết quả mong muốn. Vụ đại án “Huyền Như” chỉ là một trong những trường hợp điển hình của quy trình quản lý và nhân tố con người.

Chính vì vậy mà các công nghệ quản lý hiện đại đều hướng tới việc hạn chế sự can thiệp của con người nhưng phải phát huy được sự sáng tạo của con người và tăng cường sự kiểm soát của các cấp quản lý.

Vậy chúng ta phải làm gì với những “tử huyệt” này? Mời các bạn tham khảo tiếp sau đây.

Lê Ngọc Quang