Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì cho ERP?

Để xây dựng và chuyển đổi thành công, các doanh nghiệp cần có một chiến lược xây dựng và chuyển đổi hệ thống có khoa học. Từ hệ thống quản lý vận hành bằng tay với vô vàn công văn giấy tờ thành hệ thống quản lý ERP với phong cách quản trị trong một tầm cao mới. Tuy nhiên, việc triển khai ERP ở các doanh nghiệp hiện nay gặp không ít khó khăn. Mà giải pháp thì vẫn còn manh múm, chưa đi sâu vào giải quyết triệt để các vấn đề.

Các vấn đề khó khăn thường gặp khi áp dụng chương trình quản lý ERP

Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc  biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng lên. Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.

Quan trọng hơn là vấn đề giải quyết lao động sau dự án. Thực tế, khi triển khi ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP rất lớn. Vậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số nhân viên này sẽ đi đâu, làm gì? Nhân viên nào sẽ bị cắt giảm từ chương trình ERP?

Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai. Việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ.

Chi phí ERP thông thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện. Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu

Một khó khăn cũng cần kể tới là kinh nghiệm triển khai, đặc biệt triển khai thành công ERP tại Việt Nam chưa có nhiều.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai ERP thành công?

Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP. Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên. Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện ERP. Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện. Sự quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẩn đến thành công rất cao khi triển khai ERP. Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển khai ERP thì đa số các doanh nghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở khâu con người. Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP

Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống. Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp. Một động cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt. Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một chỗ rồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng. Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính update liên tục trên toàn hệ thống

Cân nhắc giữa chi phí tiết kiệm được so với chi phí bỏ ra khi triển khai ERP. Không nên coi ERP là giải pháp bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại. Cần thiết nghiên cứu thật kỹ về nhà cung cấp. Hiện nay, ERP còn quá mới. Cái mới ở đây ở cả khâu kỹ thuật lẫn kinh nghiệm triển khai. Chính vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong công tác triển khai ERP, các doanh nghiệp cần phải bỏ thời gian nghiên cứu và hoạch định các kịch bản ERP. Thành lập đội nghiên cứu giải pháp ERP.

Cần có cái nhìn nghiêm túc khi thực hiện. Nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa vào áp dụng. Không nên coi ERP là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, vì vậy mà phải thực hiện nó. Vấn đề quan trọng hơn hết là liệu doanh nghiệp đã có thể quản lý được hết hoạt động của mình hay chưa và hệ thống thông tin hiện tại có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không.

Theo saga