Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp VN (VCCI), hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp VN ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP). Được đánh giá là “công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập” nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng tầm.
Theo định nghĩa, ERP là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực… Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với kinh nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT.
Nhiều lợi ích…
Phân tích về hiệu quả ERP, ông Nguyễn Huy Cương, Tổng giám đốc Công ty Tinh Vân ERP, nói: “Cái lợi đầu tiên mà nó đem lại chính là con người bởi nó làm thay đổi tư duy làm việc của mọi vị trí trong mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng một hệ thống quản lý hiện đại, ban lãnh đạo doanh nghiệp có được thông tin nhanh chóng và chính xác. Các cấp quản lý có thể tối ưu hóa năng suất lao động tại mỗi công đoạn”.
Công ty Savimex đầu tư trọn gói bộ sản phẩm ERP của Oracle dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Đông Nam Á do Trung tâm dịch vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai. Đồng thời, Savimex cũng kiên quyết cải tổ quy trình quản lý sản xuất theo phương pháp của ERP. Điều này ban đầu đã gây không ít xáo trộn và khó khăn bên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi mọi thứ đã “vào guồng” thì hiệu quả tăng lên rõ rệt. Tổng kết 3 quý đầu thử nghiệm ERP tại 2 nhà máy Satimex và SaviWoodtex (thuộc Savimex), năng suất lao động tăng khoảng 10%, kết quả kinh doanh tăng lần lượt 28% và 46%. Những kết quả đó là cơ sở để Savimex mở rộng ứng dụng ra toàn công ty.
“Việc tin học hóa tổng thể quy trình quản lý mang lại một hệ thống hoàn chỉnh, đảm bảo thông tin chính xác, nhanh chóng từ đầu vào đến đầu ra sản phẩm”, ông Vương Quân Ngọc, Phó phòng Phát triển thị trường, Trung tâm dịch vụ ERP FPT, nói.
Tại Việt Nam, các công ty liên doanh hoặc 100% vốn đầu tư nước ngoài là những đơn vị đầu tiên ứng dụng ERP. Với ngân sách hàng năm dành cho phát triển hệ thống không nhỏ, các chuyên gia CNTT tại những doanh nghiệp này luôn nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ tại công ty mình. Vì vậy, khi triển khai một phân hệ mới, họ có điều kiện mời chuyên gia nước ngoài có kinh nghiệm lâu năm về chuyên môn, biết cách ứng dụng những thông lệ tốt nhất được sử dụng trên thế giới vào giải pháp chuyên ngành tại doanh nghiệp.
Trong buổi ký kết hợp đồng triển khai ERP tại doanh nghiệp mình, ông Trần Văn Sen, Tổng giám đốc Công ty Hương Sen, khẳng định, việc triển khai giải pháp ERP là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển toàn diện, mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm bia Đại Việt. “Việc ứng dụng CNTT cho quy trình quản lý doanh nghiệp là đúng đắn và rất cần thiết trên thị trường đầy cạnh tranh. Để có thể so tài với các tên tuổi khác như bia Hà Nội, bia Sài Gòn, Halida… bia Đại Việt cần được quản lý một cách hiệu quả”, ông Sen nói.
Theo kinh nghiệm tại các doanh nghiệp đã triển khai ERP, sử dụng chỉ số về thời gian hoàn vốn (ROI – Returns On Investment) để đánh giá hiệu quả kinh tế thể hiện khá rõ vai trò của ERP.
… nhưng khó triển khai
Những doanh nghiệp đã triển khai ERP hầu hết có quy trình sản xuất và mô hình tổ chức khá phức tạp, cần sự chính xác trong quản lý. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người. Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhưng riêng mức giá khoảng 100.000 USD cho một dự án ERP trung bình cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở, thời gian “hoàn vốn” có thể xác định tương đối nhanh mới có thể mạnh dạn với ERP.
Nguyên nhân được lý giải là trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa nhiều khi phải thay đổi để thích ứng được với sự phát triển nóng. Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo phương pháp đã có của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất có công đoạn thủ công thì việc tùy biến giải pháp ERP trở thành “cơn ác mộng” đối với nhà cung cấp. Thậm chí những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, đa phần chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát. Những doanh nghiệp có thể vận dụng tính năng kế hoạch hóa rất ít, mặc dù đây mới là điểm nổi bật của ERP.
Các nhà cung cấp ERP cũng thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít, chủ yếu trưởng thành trong quá trình triển khai ERP ở các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh nghiệp thì 80% khối lượng công việc là tư vấn và chỉ có 20% khối lượng là công việc kỹ thuật. Đội ngũ tư vấn viên của các công ty cung cấp ERP cũng mới chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, ít khi dám “tư vấn” cho khách hàng về những quy trình mới mà giải pháp ERP của họ mang lại.
Đây là “bài học tiền tỷ” mà Savimex đúc kết được qua 4 lần thất bại trước khi trở thành một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP. Bà Trương Thị Hoàng Ngọc, Giám đốc CNTT của Savimex, phân tích nguyên nhân của những thất bại là do lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể. Bên cạnh đó còn là sự cả nể, chiều theo ý doanh nghiệp của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích… Ngoài ra, quy trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở vì họ buộc phải thay đổi hàng loạt quy trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ.
Những khó khăn từ hai phía khiến các doanh nghiệp vẫn lúng túng trước ERP dù những lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong quản lý quá rõ ràng. Theo nhận định của TS. Bùi Quang Ngọc, Tổng giám đốc Trung tâm dịch vụ ERP FPT, đây là nhu cầu bức bách của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế.
