ERP doanh nghiệp: tìm hiểu hệ sản xuất

Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất (Manufacturing – MFG) được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp dụng CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ

Trên thực tế, mỗi đơn vị sản xuất (SX) đều có một quy trình riêng biệt. Chính vì vậy, các chương trình quản lý chuyên biệt về SX được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: SX liên tục (Process Manufacturing – còn gọi là SX phức hợp); SX rời rạc (Discrete Manufacturing – còn gọi là SX đơn); SX theo dự án (Project Manufacturing)…

Trên thực tế, ở các đơn vị đã ứng dụng ERP vào SX tại Việt Nam như Mía Đường Lam Sơn, Bánh Kẹo Biên Hòa (Bibica), Savimex, EuroWindow hay Prime Group… việc đầu tiên mà hệ thống cần đáp ứng là phần khai báo linh hoạt với bộ tham số tiện dụng để ứng dụng được theo các quy trình quản lý đặc thù.

Quản lý SX đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch SX, tính toán thời gian SX, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá thành kế hoạch… Để làm được điều này, các phân hệ SX trong ERP cần cho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu (Bill of Material – BOM) và quy trình SX (Routing). Đồng thời phải khai báo được lịch SX, năng lực SX bao gồm các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ SX, thời gian, chi phí… Vì chính những thông số được khai báo ở đây là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu nói trên.

Đối với những đơn vị có hệ thống định mức nguyên vật liệu phức tạp (ví dụ mỗi đơn hàng cần khai báo lại một bộ định mức nguyên vật liệu mới) thì rất cần sự tư vấn của nhà triển khai có kinh nghiệm để không biến việc nhập số liệu trở thành sự cản trở về mặt thời gian đối với SX.

Một trong những yêu cầu của DN SX đối với ERP là việc trợ giúp DN lập kế hoạch SX (KHSX). Kế hoạch này cần phải tính toán được ngày bắt đầu SX tối ưu, đáp ứng tất cả các nhu cầu. Riêng các DN có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau, hệ thống ERP cần lập KHSX ở mức tổng thể để có được kế hoạch điều hành, tận dụng các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

Sau khi có KH, hệ thống cần xác định được nhu cầu nguyên vật liệu (NVL) để đáp ứng được KHSX đó. Muốn vậy, hệ thống phải có khả năng tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: bảng định mức NVL, các đơn mua hàng và lệnh SX dang dở, số liệu tồn kho NVL, thời gian cung ứng vật tư… để tính ra được số lượng vật tư cần cung cấp thêm. Kết quả xác định sẽ được chuyển sang bộ phận cung ứng qua các phiếu yêu cầu cung ứng vật tư.

Đối với quản lý quá trình SX, hệ thống ERP cần đáp ứng được các chức năng như: theo dõi tiến độ SX của từng lệnh/lô SX, tổ chức thống kê và ghi nhận tiêu hao NVL, chi phí, thời gian SX, ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng như thành phẩm hoàn thành tại từng công đoạn, từng lệnh/lô SX. Đây cũng chính là cơ sở cho việc tính giá thành SX, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả SX.

Phải nói rằng, bài toán tính giá thành SX là bài toán “nhức đầu muôn thuở” của các DN hiện nay. Nhiều khi DN quyết định triển khai ERP cũng là để giải quyết bài toán “nhức đầu” này. Tính giá thành SX là một nhu cầu tiên quyết của hầu hết các DN SX vì giá thành chính là cơ sở cho việc phân tích hiệu quả SX, phản ánh chính xác lãi lỗ thực sự của DN. Hiện nay, đa phần DN đều sử dụng phương pháp tính giá thành bình quân cuối kỳ. Phân hệ QLSX trong ERP cần cho phép DN khai báo và tính giá thành kế hoạch (có thể chi tiết theo từng khoản mục chi phí) thông qua phân hệ định mức NVL (BOM) tại thời điểm trước khi SX. Trong quá trình SX, phân hệ này cũng cần cho DN biết tương đối chính xác giá thành SX tại bất kỳ thời điểm nhập kho nào. Đến cuối kỳ, hệ thống sẽ hỗ trợ DN tính lại giá thành thực tế trong kỳ.

Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần mở rộng tới một số khả năng khác như: quản lý chất lượng, hỗ trợ việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới thông qua quá trình SX thử…

LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI

Xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại khi triển khai phân hệ quản lý SX là do DN, nhà tư vấn không xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp. Một phần do DN chưa chuẩn bị đầy đủ và chưa lường trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không khả thi và kém hiệu quả khi vận hành thực tế. Đối với nhà tư vấn triển khai, do chưa nắm rõ hiện trạng, thiếu kinh nghiệm thực tế nên không xem xét các yêu cầu của DN một cách thấu đáo. Để khắc phục, DN phải xác định rõ những gì mình cần và sáng suốt lựa chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm.

Lưu ý khi lập giải pháp quản lý SX

Trong ERP, phân hệ SX do có nhiều đặc thù, tốn nhiều thời gian để chuẩn hóa quy trình, định mức nên thường được triển khai ở giai đoạn sau, khi các phân hệ khác đã vận hành trơn tru. Vì vậy, trong quá trình xây dựng, nên đặt ở mức tổng quát cho cả hai trường hợp chưa có phân hệ SX và khi đưa phân hệ này vào vận hành. Trong đó, cấu trúc bộ mã, cách chia công đoạn SX, cách thức tổ chức thống kê và yêu cầu về phân tích chi phí/giá thành sẽ quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức khai báo và cập nhật BOM/Routing.

Không phá vỡ kiến trúc hệ thống

Bản thân ERP là một hệ thống được thiết kế trên một kiến trúc tổng thể, các phân hệ có sự tích hợp, liên thông chặt chẽ với nhau. Phân hệ SX cũng là một phần cốt lõi trong kiến trúc này, vì vậy trong quá trình xây dựng và triển khai thực tế, cần xem xét vấn đề ở mức tổng thể, không nên vì các lý do “đặc thù” mà tự ý thay đổi quy trình làm phá vỡ kiến trúc hệ thống dẫn đến sa lầy và thất bại.

KẾT LUẬN

Vì bản thân SX đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực SX có những đặc thù quản lý riêng, nên muốn triển khai thành công và hiệu quả phân hệ này, đòi hỏi DN phải xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng, chọn giải pháp phù hợp và đặc biệt cần chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm và từng triển khai thành công phân hệ SX.

Theo pcworld