Có nhiều cách học. Một trong số đó là học từ những thất bại và nhận dạng thành công của những ‘đàn anh đàn chị’ đi trước. Cũng vậy, nghiên cứu các trường hợp ứng dụng thành công hay thất bại của các doanh nghiệp đã thực hiện ERP cũng là cách để làm nổi bật những khía cạnh thực tế của việc thực hiện ERP. Và cho phép mọi người tránh được những sai lầm.
Có rất nhiều nguyên do cho việc thất bại trong việc thực hiện hệ thống phần mềm ERP (nhưng thành công thì ít lý do hơn). Lý do có thể khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau. Nếu nhìn vào các doanh nghiệp đã triển khai hệ thống phần mềm ERP từ một nhà cung cấp phần mềm, chúng ta sẽ có một số quan sát quan trọng. Lý do thường gặp nhất: Một là phần mềm ERP dở; hai là do nhu cầu tùy biến phức tạp (customization requirement) nên dẫn đến phần mềm ERP thất bại. Dù trước đó nó đang hoạt động tốt.
Phần mềm dở dẫn đến thất bại là lý do gần như hiển nhiên. Nhưng tại sao một số phần mềm đang hoạt động tốt ban đầu, cộng với nhu cầu tùy biến phức tạp dẫn đến dự án phần mềm ERP thất bại? Khi quá trình tùy biến diễn ra lâu hơn, nó cũng đồng nghĩa với việc kéo dài thời gian của dự án, cộng với chi phí phát sinh tăng cao. Ngoài ra, quá trình tùy biến cũng dẫn đến lỗi phần mềm ERP.
Thường, nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ đóng gói (packaged) sản phẩm của họ. Cũng có một số nhà cung cấp đồng ý ‘sửa theo yêu cầu’ của khách hàng. Nhưng theo kinh nghiệm của tôi, việc sửa theo yêu cầu tùy biến chỉ ở mức ‘vừa phải’. Đôi khi gặp những yêu cầu tùy biến phức tạp, nếu chấp nhận sửa, nhà cung cấp phần mềm phải làm một việc mạo hiểm: Mở mã nguồn (source code) và thêm thắt sao cho đúng yêu cầu của khách hàng. Điều này dẫn đến: một là, phải quản lý các phiên bản (version) khác nhau cho từng khách hàng; hai là: quản lý lỗi (bugs) của phần mềm nhiều hơn (rất nhiều). Do vậy họ chỉ muốn bán cho khách hàng những sản phẩm ERP đóng gói sẵn.
Xin nói thêm về cái dở (poorly) của các phần mềm ERP từ các nhà cung cấp hiện nay kể cả ERP chuẩn như: EBS của Oracle, SAP hay NAV của Microsoft…
Về mặc nghiệp vụ, không phải tự nhiên mà có được. Nó phải được học tập, nghiên cứu, đánh giá có hệ thống. Ngay cả những ERP mang tầm quốc tế như eBusiness Suite của Oracle, họ cũng làm cách tương tự như vậy. Họ nghiên cứu chính công việc kinh doanh của họ và có những nghiên cứu độc lập mang tính tổng quát cho một môi trường kinh doanh theo chuẩn quốc tế. Chính vì nó mang tính tổng quát nên quy trình của các chuẩn ERP này thường cồng kềnh, mang dáng dấp ‘tây hóa’. Thường, các nhà cung cấp của chúng ta chỉ muốn bán thứ mình có, không cần biết thứ khách hàng cần. Họ chỉ muốn thỏa thuận giá cả có lợi và cài đặt (install) phần mềm có sẵn cho khách hàng, xong.
Bởi vì, ngay từ ban đầu, nghiệp vụ kinh doanh mà nhà cung cấp phần mềm vẽ ra cho phần mềm của mình chỉ ở mức giới hạn.
Về mặt công nghệ, thật ngạc nhiên, đến thời điểm này, một số vẫn dùng FoxPro để làm nền tảng cho phần mềm của mình. Tôi vẫn thường nghe các anh chị triển khai (phía nhà cung cấp phần mềm) giới thiệu cho khách hàng của họ là: công nghệ của họ là độc nhất, không dựa trên một nền tảng nào. Nền tảng đó là họ họ ‘tự tạo’ ra. Mở chương trình lên demo, tôi ‘choáng’ vì biết công nghệ mà họ tự tạo là Foxpro.
Theo tôi, tầm nhìn nó mang tính quyết định cho thành công. Nếu có tầm nhìn xa, họ sẽ xây dựng một phần mềm dựa trên các kỹ thuật tiên tiến, cho dù họ phát triển phần mềm cách đây 5 hay 10 năm đi chăng nữa. Công nghệ thông tin ngày nay phát triển rất nhanh. Có thể nói không theo kịp đã là lạc hậu, huống hồ là ‘dậm chân tại chổ’.
Công nghệ quan trọng như thế nào trong phần mềm ERP? Và hiện nay có những công nghệ nào dẫn đầu?
Dữ liệu thông tin có phải là quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp? Đúng rồi. Không phải bàn cãi gì nữa. Vậy trước hết hãy chọn Cơ Sở Dữ Liệu phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hiện nay trên thị trường có 2 công ty hàng đầu trong lĩnh vực này: Oracle (Oracle) và Microsoft (SQL Server). Ngoài ra cũng có thể kể đến DB2 (IBM), Informix (IBM), PostgresSQL, MySQL (nay thuộc Oracle). Có thể tham khảo ở đây
Sau database là nền tảng (framework or flatform) để xây dựng hệ thống phần mềm. Hiện có 2 trường phái hàng đầu: Java và .NET. Trước đây thì trường phái Java có vẽ mạnh hơn. Nhưng giờ thì .NET có phần lấn lướt hơn. Nói chung chọn ‘phái’ nào cũng tốt cả. Vì cả hai đều là những anh tài kiệt xuất.
Đến đây tôi xin chuyển sang các lý do khác, cũng thường gặp trong những dự án ERP thất bại:
1. Thiếu chuyên môn nội bộ.
Phải có quản lý dự án ERP (ERP manager) trong doanh nghiệp triển khai ERP. Đừng để cho nhà cung cấp phần mềm tự đưa giải pháp và tự thực hiện và gây hậu quả.
2. Thiếu sự giao tiếp giữa các nhân viên và quản lý
Tránh thái độ quản lý theo kiểu báo cáo và báo cáo. Nhìn kết quả theo báo cáo, theo dõi tiến độ dự án theo báo cáo là điều kiện cần để đi đến thất bại của dự án. Phải cùng nhau giải quyết những khó khăn, ‘giúp nhau vượt khó’
3. Thiếu nhà vô địch (champion)
Phải có ai đó đã từng thực hiện dự án ERP thành công, thuộc ban dự án thực hiện ERP. Kinh nghiệm của họ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm.
4. Thiếu phần cứng thích hợp phù hợp cho phần mềm ERP
5. Cuộc khủng hoảng tài chính trong công ty
6. Suy giảm trong doanh số bán hàng trong công ty do tập trung vào thực hiện ERP
Có thể còn nhiều nữa những nguyên nhân gây thất bại cho dự án ERP. Mỗi nhà mỗi cảnh!
Nhưng tôi tin rằng cũng có rất nhiều dự án phần mềm ERP thành công tốt đẹp. Chúng ta sẽ khám phá nó trong loạt bài tiếp theo.
Theo Internet