ERP là một giải pháp phần mềm (Trong suốt bài này chúng tôi sẽ sử dụng cụm từ gọn ERP thay cho cụm từ giải pháp phần mềm ERP), tên gọi của nó xuất phát từ thuật ngữ Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin dùng để quản trị tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (resources): nguồn nhân lực, tài chính, các nguồn lực vật chất như tư liệu sản xuất, vật tư và nguồn lực thời gian có hạn theo cái nghĩa là … của doanh nghiệp.
Một số tài liệu và quan điểm của các chuyên gia nước ngoài thì cho rằng nên hiểu resources thông qua 4M (Materials, Machines, Money, Men). Hơn thế nữa ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng các nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý.

Về lý thuyết, khi ứng dụng ERP doanh nghiệp sẽ thực hiện một cuộc cách mạng thay đổi. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ công việc quản lý, lưu trữ dữ liệu được số hóa, được cập nhật từ thống kê, cập nhật từ các phát sinh kinh tế, từ những biến động, những thay đổi các thành tố vật chất, phi vật chất trong doanh nghiệp cho đến việc kế hoạch hoá, kiểm soát, phân tích và hỗ trợ ra quyết định điều hành. ERP sẽ giúp theo dõi và quản lý thông suốt dường như mọi hoạt động của doanh nghiệp (những tác vụ có khả năng số hóa), tăng tính năng động, mềm dẻo, giúp nhà quản trị phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục trong nội tại của doanh nghiệp cũng như của môi trường bên ngoài.

Hẳn trong lý thuyết của quản trị, chúng ta cũng đã biết, công tác quản trị thực chất có 4 chức năng: PDCA mà Deming đã khái quát trong mô hình vòng tròn mà ông đưa ra:
P: Planning
D: Doing
C: Checking
A: Action
Còn trong thực tiễn nhà quản trị các cấp nghĩ ra nào là chiến lược, chiến thuật hay giải pháp và ngay cả các vấn đề suy nghĩ lựa chọn phương án trong kinh doanh … hay đại loại là như vậy. Thực chất tùy thuộc vào khả năng tư duy của từng con người, việc tư duy tốt, nhạy bén, thực sự khoa học sẽ tạo nên sức mạnh và lợi thế riêng có.
Quay lại vấn đề, chúng ta cần làm sáng tỏ 2 vấn đề: Thứ nhất ERP làm được gì trong 4 chức năng của quản trị và tại sao phải gọi ứng dụng này là giải pháp phần mềm (GPPM) ERP mà không nên gọi là phần mềm ERP.

Vấn đề thứ nhất: Trong 4 chức năng đó hành động (Action) chắc chắn không thể là cái mà ERP làm được vì nó không thể suy nghĩ thay, không thể quyết định hành động sửa đổi, điều chỉnh và kể cả cái chức năng (Doing ). Tuy nhiên nó có khả năng làm rất tốt 2 chức năng P & C và từ đó rõ ràng nó cũng có tác dụng ngược lại để nhà quản trị có cơ sở tham chiếu thực hiện 2 chức năng D & A vốn dĩ là thuộc tính của con người.

Vấn đề thứ hai: Việc phân biệt, dùng và hiểu đúng bản chất của thuật ngữ cũng là một việc cần, nói về CNTT và những dòng sản phẩm kéo theo của ngành CNTT trong đó có các sản phẩm phần mềm, chúng ta nên phân biệt các dạng thức của nó: Phần mềm trò chơi, phần mềm điều khiển, phần mềm ứng dụng, hệ điều hành cũng là một phần mềm…
Có những dạng phần mềm đóng gói bán đại trà như các phầm mềm trò chơi, có những dạng phần mềm nhúng vào sản phẩm, chi tiết thiết bị để điều khiển hoạt động của thiết bị, có những dạng phần mềm viết cho các ứng dụng chuyên biệt, đặc thù và cũng đóng gói bán đại trà. ERP cũng là dạng phần mềm ứng dụng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh … cũng là những phần mềm ứng dụng, tuy nhiên nếu nói và hiểu chính xác thì phải gọi tất cả chúng là những “giải pháp phần mềm” cho từng chức năng hay tổng thể. Tại sao lại phải dùng thuật ngữ chính xác là giải pháp phần mềm?

Chắc các bạn cũng đồng ý với chúng tôi một nguyên lý thật đơn giản là “Không thể có chung một giải pháp cho mọi vấn đề, mọi trường hợp, mọi ngữ cảnh? Không thể lấy cách giải một bài toán nầy để áp dụng giải bài toán khác trừ phi chúng đồng dạng hay tương tự và cũng xin nói thêm quản trị một doanh nghiệp loại nầy cũng không giống một doanh nghiệp khác, cái sự hao hao mà có thể bạn thấy giống nhau ấy thông qua việc nhìn nhận các chức năng quản trị là do bạn tưởng tượng bề ngoài mà quên rằng nó có những thuộc tính và nhiều vấn đề khác nhau bên trong thuộc về sản phẩm, quy mô và cách thức tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, tính chất đa ngành nghề, quy trình công nghệ SX …

Nếu phát biểu của mệnh đề trên là sai và cho rằng tất cả mọi doanh nghiệp điều giống nhau thì đồng nghĩa với việc triệt tiêu sự khác biệt, triệt tiêu sự sáng tạo, khái niệm chiến lược và hàng loạt vấn đề khác… và rõ ràng không tồn tại cạnh tranh trong nền kinh tế. Và nếu có thể, bạn hãy sử dụng cái phản biện này để xem xét và hỏi lại các hãng làm phần mềm ERP và các Partner xem cái lợi thế so sánh nào, sự khác biệt nào trong sản phẩm, dịch vụ của quý ngài để chúng tôi chọn ngài mà không chọn hãng khác? Để tôi mua sản phẩm, dịch vụ của của ngài với giá nầy mà không phải giá của các hãng khác? Và tôi cũng xin khẳng định là sẽ và không bao giờ có một nhà phát triển phần mềm, một hãng phát triển phần mềm ứng dụng nào mà làm được và đưa ra được một giải pháp chung cho mọi vấn đề, mọi loại hình Doanh nghiệp, mọi ngành nghề và tập quán cũng như những thông lệ riêng có và quan điểm quản lý khác nhau trên toàn thế giới nếu không có sự điều chỉnh nhất định mà trong CNTT người ta hay gọi là customize.

Trong suốt các loạt bài sau này đâu đó chúng tôi sẽ cố gắng phân tích rõ hơn về việc customize này và sự khó khăn của nó như thế nào liên quan đến việc thay đổi và quản lý sự thay đổi các phiên bản đó của hãng phát triển phần mềm, của các hãng đối tác làm công việc triển khai nên đã làm đỗ vỡ ở những mức độ khác nhau của nhiều dự án triển khai ERP vào doanh nghiệp.

Như vậy, mỗi doanh nghiệp khác nhau, mô hình tổ chức SX-KD, tổ chức quản lý, quan điểm quản trị khác nhau, ngành nghề kinh doanh khác nhau, sản phẩm khác nhau sẽ phải có giải pháp phần mềm ERP khác nhau cho riêng họ, việc trên đời tất nhiên có thể có trường hợp 2 doanh nghiệp hao hao giống nhau nhưng sự trùng hợp ngẫu nhiên đó là không nhiều. Kết luận này có thể làm phật lòng nhiều hãng phát triển, nhiều nhà triển khai ERP với tư cách là Partner của các hãng phần mềm hay thậm chí các nhà làm phần mềm quản lý nói chung muốn bán đại trà một sản phẩm phần mềm đóng gói nào đó cho các doanh nghiệp nhưng âu đó cũng là một sự thật không thể nói khác đi được.

Tuy nhiên cũng có thể sẽ là không hoàn toàn như vậy, những sản phẩm phần mềm ứng dụng trong quản lý được đóng gói có thể được bán trên diện tương đối rộng vẫn chạy tốt và hiệu quả điều ấy có gì mâu thuẫn với nhận định trước hay không? Tất nhiên là không! Nếu Sản phẩm phần mềm ứng dụng đó nó tương đối nhỏ trong phạm trù một vài chức năng cơ bản và hẹp của quản lý, ví dụ như phần mềm chấm công, phần mềm quản lý nhân sự mà không quá ôm đồm nhiều tính năng đặc thù thêm, phầm mềm kế toán dạng cơ bản mà không ôm đồm việc tính giá thành … vv… Vì sao như vậy?
Nếu các bạn chịu khó tư duy vấn đề trên theo nguyên lý toán học, để giải được bài toán tích phân thì các bạn cũng sẽ nhận diện rất rõ vấn đề khi bạn coi việc quản trị các doanh nghiệp khác nhau như những đường cong bất kỳ dưới dấu tích phân, mà khi chúng ta phân tích cái đường cong đó thành những module rất nhỏ thì nó là đoạn thẳng, đoạn thẳng đó nếu coi là một module hoặc thậm chí là Class module chức năng hẹp thì rõ ràng có thể áp dụng vào nhiều doanh nghiệp và nó đúng là vì như vậy.

Cũng cần nói thêm một vấn đề nữa là trong thời đại ngày nay việc ứng dụng những lợi ích của CNTT vào hoạt động quản trị là khá phổ biến, từ những nghiệp vụ đơn thuần đến nhiều hay tất cả các nghiệp vụ trong quản trị và sự xâu chuỗi quan hệ tương hổ giữa các nghiệp vụ, cái nầy là tiền đề cho cái kia theo kiểu dữ liệu sơ cấp (Primary data), dữ liệu thứ cấp (Secondary data), thứ cấp bậc cao (High Secondary data) hình thành nên những giải pháp công nghệ lớn bé. Tuy nhiên nếu nhìn ở góc độ khi mà một giải pháp phần mềm đủ lớn bao trùm toàn bộ hoạt động quản trị và nguyên lý hoạt động của nó tuân thủ quy trình xử lý công việc, sự logic chặt chẽ biến cố – sự kiện, nguyên nhân – kết quả của luồng dữ liệu, luồng công việc với sự kết hợp các tính năng mạnh của CNTT (lưu trữ, xử lý, truyền dẫn và phô diễn) thì khái niệm “công nghệ quản trị” được mọi người nói đến với một GPPM kiểu như ERP là không có gì khó hiểu.