Qua loạt bài viết về khả năng lập kế hoạch (KH) của hệ thống ERP, tác giả mong muốn giúp lãnh đạo các DN có cách tiếp cận thực tế và nhận thức được việc áp dụng khả năng lập KH – khả năng cốt lõi của một hệ thống ERP – là công cụ để liên hệ giữa chiến lược với hoạt động thường nhật của DN trên hệ thống ERP. Chỉ khi làm tốt việc lập KH, DN mới có thể thấy ERP giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Lập KH gắn liền với lịch sử phát triển của hệ thống ERP. Khả năng lập KH của một hệ thống ERP tạo ra sự khác biệt giữa ERP với các phần mềm (PM) kế toán, quản lý kho, bán hàng và là một trong những tiêu chí đánh giá quan trọng nhất khi lựa chọn, đồng thời cũng là thách thức lớn nhất khi triển khai ERP tại Việt Nam.
Trải qua quá trình khoảng 50 năm phát triển, đến nay trong hệ thống ERP đã hình thành một loạt các công cụ lập KH cơ bản như dự báo bán hàng (Sales Forecast), KH nhu cầu tổng thể (MDS – Master Demand Schedule), KH sản xuất tổng thể (MPS – Master Production Schedule), KH yêu cầu nguyên phụ liệu (Material Requirement Planning – MRP), KH năng lực tạm tính (RCCP – Rough Cut Capacity Planning), KH yêu cầu năng lực (CRP – Capacity Requirement Planning). Ngoài ra một số hệ thống ERP tiên tiến còn có thêm các công cụ lập KH khác như quản lý nhu cầu (Demand Management); KH liên kết bán hàng và hoạt động (S&OP – Sales and Operations Planning). Thậm chí, một số hệ thống ERP tiên tiến nhất còn cung cấp công nghệ và công cụ để khai thác dữ liệu và xử lý kết quả cho nhiều KH khác nhau cùng lúc gọi là KH chuỗi cung ứng (ASCP – Advanced Supply Chain Planning).
Hiện tại khi triển khai ERP tại Việt Nam, rất ít DN đánh giá đúng mức tầm quan trọng của khả năng lập KH của hệ thống ERP. Khi tôi nói chuyện với khoảng 20 DN tìm hiểu về hệ thống ERP thì chỉ có một khách hàng hỏi đến tính năng lập kế hoạch.
Trong những DN đang sử dụng ERP, việc áp dụng công cụ lập KH rất hạn chế, DN thường áp dụng công cụ lập KH ngắn hạn. Điều này khiến DN không khai thác được hết hiệu quả của ERP. Đơn cử như KH yêu cầu nguyên phụ liệu (MRP). MRP sử dụng KH sản xuất tổng thể (MPS) cho thành phẩm, nó đề ra số lượng thành phẩm DN sản xuất trong thời kỳ lập KH dựa trên đơn hàng bán hiện tại, KH bán hàng ngắn hạn , công thức sản phẩm (BOM – Bill of Material), thông tin về hàng tồn kho hiện tại để tính toán nhu cầu nguyên phụ liệu trong tương lai. Nhược điểm lớn nhất của MRP là chưa liên kết với KH yêu cầu năng lực (CRP) tại thời điểm lập kế hoạch, nên MRP có khi phải điều chỉnh tại thời điểm đã bắt đầu thực hiện một số công đoạn sản xuất, dẫn đến sự chậm trễ hoặc dư thừa hàng tồn kho.
Do không liên kết với yêu cầu năng lực nên MRP sử dụng thời gian chờ (Lead time) được định nghĩa trước cho từng mặt hàng trên BOM và cho các công đoạn sản xuất và nguồn lực một cách độc lập với năng lực sản xuất của công ty. Vì vậy trong thời kỳ có nhiều đơn hàng, nguồn lực sản xuất bị giới hạn thì MRP sẽ dẫn đến mất cân bằng giữa yêu cầu và khả năng đáp ứng sản xuất.
Mối liên kết giữa chiến lược của một công ty với việc quản lý trên hệ thống ERP là các công cụ lập KH trung và dài hạn như như quản lý nhu cầu (Demand Management) và KH phối hợp bán hàng và hoạt động (S&OP – Sales and Operations Planning). Các công cụ này hoàn toàn chưa được triển khai và áp dụng tại Việt Nam. Lý do có thể do các lãnh đạo DN chưa đặt ra mục tiêu cụ thể để liên kết chiến lược của công ty mình với việc áp dụng ERP. Ngoài ra việc lựa chọn công cụ lập KH trung và dài hạn phù hợp cho DN mình cũng là một bài toán hóc búa cho các DN vì nó đòi hỏi ngoài sự hiểu biết về công nghệ cần kiến thức và kinh nghiệm để đánh giá các thuật toán được lập trình trong công cụ lập KH và khả năng điều chỉnh giúp cho việc lập KH gần với thực tế hơn.
Theo tuvanerp