Tỉ lệ nhân viên các doanh nghiệp yêu cầu được mang theo thiết bị cá nhân đi làm (Bring Your Own Device – BYOD) ngày càng tăng cao, trong khi những người quản trị CNTT mệt mỏi lại chỉ mong muốn được trao quyền lại cho từng cá nhân.
Mark Egan – Giám đốc CNTT (CIO) của công ty phần mềm ảo hóa VMware không còn sử dụng điện thoại doanh nghiệp nữa. Thay vì chờ cơn bão xu hướng BYOD ập tới, mùa thu năm ngoái, Egan đã khởi động chương trình 90 ngày để nhân viên chuyển điện thoại do công ty phát sang sử dụng thiết bị cá nhân và gói cước dữ liệu riêng. Ban đầu, nhiều nhân viên VMware cảm thấy không hài lòng vì điều này.
Quyết định nhanh chóng loại bỏ điện thoại doanh nghiệp – thứ từng được xem là một biểu tượng và là một bổng lộc – được Egan đưa ra khá dễ dàng. Ông cho rằng mình đang tiến hành cuộc chiến chống lại toàn bộ nhân viên VMware, bất chấp thực tế công ty cung cấp cho họ nhiều lựa chọn, bao gồm các mẫu smartphone BlackBerry, iPhone và Android.
VMware chi trả nhiều hơn số tiền trung bình các công ty bỏ ra để hỗ trợ điện thoại, song nhân viên không mấy vui vẻ, Egan hồi tưởng. “Giám đốc tài chính (CFO) nói với tôi rằng chúng tôi đã bỏ quá nhiều tiền mà phần lớn cộng đồng vẫn bảo chưa đủ. Đó là khi tôi quyết định hỗ trợ tất cả, bao gồm cả thiết bị cá nhân của họ.”
Cách tiếp cận kể trên của VMware dù vậy mới chỉ là ngoại lệ hơn là quy luật. Các tổ chức CNTT khắp thế giới đang phải vật lộn để đưa ra kế hoạch hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sử dụng điện thoại riêng cho công việc ngày càng tăng. Nhiều công ty đơn giản cho phép điện thoại riêng của nhân viên tiếp cận các tài sản doanh nghiệp như hệ thống lịch và email, tất nhiên với các giao thức đảm bảo bảo mật. Một số khác thì để nhân viên lựa chọn dùng điện thoại công ty phát và gói cước dữ liệu đã trả tiền hoặc sử dụng thiết bị riêng, được hỗ trợ toàn bộ hay một phần thông qua trợ cấp hàng tháng.
Ngày tàn của bổng lộc doanh nghiệp
Chỉ một thời gian ngắn trước đó, chiếc BlackBerry và gói cước dữ liệu được công ty cấp phát là dấu hiệu chắc chắn cho thấy bạn có sự nghiệp nào đó. Ngày nay, tương lai của BlackBerry còn trúc trắc, còn phần lớn người dùng đều sở hữu smartphone riêng và không muốn dùng tới thiết bị thứ hai, hay không mấy gắn bó với những thứ họ xem là công nghệ lỗi thời.
Theo báo cáo của hãng nghiên cứu Nielsen phát hành hồi tháng 5/2012, một nửa thuê bao di động Mỹ sở hữu smartphone, tăng từ 37% cùng kì năm trước. Họ còn xem điện thoại di động như vật bất li thân. Nghiên cứu của Google chỉ ra 26% người dùng smartphone Mỹ thà từ bỏ máy tính còn hơn là điện thoại.
Christian Kane, chuyên gia tại hãng nghiên cứu Forrester lưu ý: “Phần lớn nhân viên hiện nay – những người không muốn nhận điện thoại doanh nghiệp – đều đã có smartphone và muốn dùng chiếc điện thoại đó làm trung tâm để cân bằng cuộc sống cá nhân/công việc.”
Xu hướng BYOD có ý nghĩa không riêng với nhân viên. Bộ phận quản lí CNTT cũng được hưởng lợi khi giảm tải trách nhiệm phải hỗ trợ một “mớ thập cẩm” các loại điện thoại và chuyển trọng tâm sang các hoạt động giá trị gia tăng khác, giúp khác biệt hóa kinh doanh với đối thủ. Theo Kane, chiến lược quản lí trọn vẹn vòng đời điện thoại doanh nghiệp, từ mua sắm tới theo dõi thời hạn hợp đồng là một mớ bòng bong. Ngay cả bản thân việc hỗ trợ cũng vậy. Khảo sát do Cisco tài trợ trên 600 lãnh đạo doanh nghiệp và lãnh đạo CNTT cho thấy 95% công ty cho phép thiết bị riêng của nhân viên truy cập mạng lưới doanh nghiệp (hạn chế), và 36% cho biết họ hỗ trợ đầy đủ tới các loại thiết bị BYOD.
BYOD và thay đổi về lương, trợ cấp
Arinc – nhà cung cấp dịch vụ thông tin liên lạc và là khách hàng lâu năm của RIM – cũng đưa bánh xe BYOD vào hoạt động 1 năm gần đây, khi người dùng bắt đầu quay lưng với BlackBerry của công ty. Theo Rick Napolitano, BlackBerry trở thành biểu tượng mang tính tiêu cực so với ý nghĩa tích cực trước đây.
Tuy nhiên, thay vì rũ bỏ BlackBerry mà Napolitano tin rằng không nền tảng nào sánh được về bảo mật, công ty đưa ra 2 lựa chọn: hoặc BlackBerry (được phát) và không phải trả đồng nào; hoặc chọn dùng thiết bị cá nhân và được hoàn tiền (thiết bị) theo trợ cấp tháng. Khoản trợ cấp trị giá từ 55 USD/tháng cho tới 105-110 USD/tháng. Người dùng tự chọn gói cước dữ liệu và nhà mạng cho mình, hoặc tham gia chương trình doanh nghiệp của Arinc với mức chiết khấu ưu đãi.
Khoản bồi hoàn không được trả một lần vì sẽ tạo ra gánh nặng hành chính mà như một phần trong lương tháng của nhân viên. Nếu nhân viên không tuân theo lộ trình BYOD, họ buộc phải đồng ý với chính sách cho phép nhân viên quản trị CNTT xóa sạch điện thoại, bao gồm cả dữ liệu cá nhân như ảnh hay nhạc trong trường hợp thiết bị bị đánh cắp.
Hiện tại, Napolitano giữ chương trình như một tùy chọn cho nhân viên, thay vì ép họ theo xu thế BYOD. Theo ông, nếu mang tính tự nguyện, độ hấp dẫn sẽ được duy trì. Mọi người không cảm thấy bị xem thường và không chống lại chương trình, vì họ không bị ép buộc phải làm điều này.
Khoảng 1/4 nhân viên Arinc nằm trong diện được cấp điện thoại đã đăng kí chương trình BYOD của công ty, và con số này sẽ còn tiếp tục tăng lên. Sự chuyển đổi cũng giúp giải phóng bộ phận CNTT 100 người của Napolitano – hiện đang phải hỗ trợ 2.400 nhân viên Mỹ – khỏi gánh nặng hỗ trợ tốn kém. Trong khi chỉ phải cung cấp chút ít chi phí cho các điện thoại cá nhân (phần lớn liên quan tới thiết lập email), họ không phải bắt buộc tham gia chương trình Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) như với người dùng BlackBerry.
Doanh nghiệp thận trọng với BYOD
MOM Brands – nhãn hàng ngũ cốc nổi tiếng và là khách hàng trung thành của BlackBerry – lại thận trọng hơn khi tiếp cận BYOD: Ý tưởng cung cấp lựa chọn và công nghệ quyến rũ hơn sẽ thu hút nền tảng nhân viên, song không thể từ bỏ tính năng bảo mật tối quan trọng và các tính năng doanh nghiệp khác “cộp mác” BlackBerry và không ai có.
Điều mà 500 nhân viên dùng BlackBerry của MOM Brands mong muốn là không phải từ bỏ bổng lộc của công ty như hóa đơn điện thoại và gói cước dữ liệu, bất chấp thực tế họ không được “rờ tới” mẫu điện thoại lí tưởng của mình, theo chuyên gia hỗ trợ kĩ thuật Tim Wood. Họ vẫn muốn điện thoại do doanh nghiệp phát, song lại tham lam hơn khi mong mẫu điện thoại đó hợp ý mình. Họ đã quen với việc không phải trả tiền cước và dữ liệu hàng tháng.
Quản lí hiệu quả chương trình BYOD
Tại VMware, 6.000 nhân viên không còn dùng điện thoại doanh nghiệp. Sau chương trình chuyển đổi BYOD của Egan, bắt đầu từ tháng 9/2011 và kết thúc vào tháng 12/2011, không còn điện thoại doanh nghiệp và hỗ trợ gói cước dữ liệu, chỉ còn một chương trình hoàn tiền chi phí smartphone cho nhân viên hợp lệ.
Sau khi quyết định loại bỏ điện thoại doanh nghiệp hoàn thành, đội của Egan phân loại cơ sở người dùng cùng với giám đốc kinh doanh để xác định nhân viên nào có nhu cầu dùng điện thoại cho công việc chính đáng và yếu tố để được bồi hoàn dựa trên mục đích sử dụng.
Ví dụ, đại diện bán hàng được trả thêm 250 USD/tháng vì họ có xu hướng nhờ cậy vào điện thoại thường xuyên, như khi công tác nước ngoài. Phần lớn nhân viên ngoài bộ phận bán hàng được chi trả 70 USD/tháng. Các khoản trả thêm có thể được thỏa thuận. Không phải ai cũng được hưởng trợ cấp như thế này: một số chỉ có đặc quyền dùng smartphone riêng tiếp cận ứng dụng văn phòng và không ưu đãi nào khác.
Một khi tham gia chương trình, nhân viên sẽ được huấn luyện chuyển đổi từ điện thoại doanh nghiệp sang điện thoại cá nhân và bắt đầu dùng gói cước dữ liệu của nhà mạng ưa thích. Ngoài ra, thiết bị riêng phải đảm bảo hỗ trợ các phần mềm doanh nghiệp BlackBerry Enterprise Server (BES) hoặc ActiveSync của Microsoft.
Theo Egan, BYOD không làm hài lòng tất cả mọi người. Những ai từng được hưởng gói cước dữ liệu không giới hạn do công ty trả tiền trong quá khứ sẽ không muốn nghĩ tới hóa đơn phải trả. Những người khác đặt ra câu hỏi về tỉ lệ bồi tiền, không thích quá trình báo cáo chi phí, hay đơn giản không muốn tốn thời gian làm việc với nhà mạng.
Egan cho biết bộ phận quản trị CNTT đã làm mọi thứ có thể để người dùng giảm được cơn đau đầu, như huấn luyện, mời các nhà mạng tới diễn thuyết và còn cung cấp nền tảng cộng tác SocialCast nội bộ, hoạt động như một trung tâm giải đáp thắc mắc và để người dùng trợ giúp lẫn nhau trong quá trình chuyển đổi. Chỉ sau vài tháng thực hiện chương trình, công ty đã đạt thành tựu quan trọng trong tiết kiệm chi phí. Khoản tiền tiết kiệm tới chủ yếu từ việc kiểm soát nghiêm ngặt hơn nhân viên nào cần tới điện thoại doanh nghiệp và các giám đốc theo dõi chặt chẽ hơn báo cáo sử dụng dữ liệu hàng tháng của nhân viên.
Khi không còn phải bận tâm về thiết bị doanh nghiệp, Egan hạnh phúc khi chuyển hướng trọng tâm vào nhiều chiến lược hơn. “Chúng tôi có thể tung ra các chương trình và dịch vụ làm tăng thu nhập và giúp VMware xây dựng các sản phẩm tốt hơn.”
Theo ICTnews
