Tối ưu hóa chi phí: Cần làm ngay!

Năm 2013 đến với nhiều dự cảm tươi sáng về nền kinh tế, tuy vậy, trong bối cảnh sức mua vẫn ì ạch thì tối ưu hóa chi phí là lựa chọn bắt buộc với hầu hết các doanh nghiệp (DN) khi mà mọi biện pháp tăng doanh số dường như không đem lại kết quả như mong muốn. Đến khi bắt tay vào tối ưu hóa, DN lại phải đối mặt với hai lựa chọn: kiểm soát hay tăng hiệu quả chi phí?

Quay trở lại những điều cơ bản

Bắt đầu từ đâu cũng là một câu hỏi khiến nhiều DN đặt ra tại hội thảo “Tối ưu hóa chi phí để vượt bão” do Báo Doanh Nhân Sài Gòn tổ chức cuối tháng 12 vừa qua tại TP.HCM. Ông Phan Công Chính, Tổng giám đốc Công ty TNHH Giải pháp Doanh nghiệp Toàn cầu, cho rằng, chiến lược là vấn đề cơ bản và trọng yếu mà tất cả các DN cần quan tâm xây dựng đầu tiên.

Chiến lược dựa trên mục tiêu đúng sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của DN. Bên cạnh đó, việc đầu tư một hệ thống quản lý hiện đại sẽ hỗ trợ đắc lực cho DN kiểm soát các nguồn lực cũng như đưa ra quyết định chính xác.

Tăng hiệu quả chi phí đòi hỏi nhiều nguồn lực và chất xám và nếu DN chưa có đủ thì nên lựa chọn biện pháp kiểm soát truyền thống: đặt ra định mức và tuân thủ nghiêm ngặt. Kiểm soát bản thân nó cũng đem lại hiệu quả.

Điều quan trọng là DN phải dám làm, dám thử, chấp nhận thất bại để rút ra cho mình bài học kinh nghiệm và sau đó tiếp tục xây dựng chiến lược hoàn thiện hơn.

Tiết giảm chi phí marketing cũng là một chủ đề thu hút được nhiều sự quan tâm. Dù biết marketing là hoạt động không thể thiếu nhưng trong bối cảnh khó khăn nhiều mặt, hầu hết các DN Việt phải “thắt lưng buộc bụng”, dành mọi ưu tiên cho chi phí sản xuất và trả lương nên chi phí marketing bị cắt giảm tối đa.

Theo ông Trần Anh Tuấn, Tổng giám đốc Công ty Tư vấn The Pathfinder, DN cần đánh giá lại mục tiêu, vị trí, nhu cầu, chiến lược để hoạch định ngân sách và lựa chọn hình thức marketing thích hợp. Về phía mình, các DN tư vấn marketing cũng cần tìm hiểu kỹ nhu cầu của khách hàng để tư vấn đúng cũng như đưa ra nhiều lựa chọn cụ thể, có giá cả minh bạch.

Tận dụng và phát huy nội lực

Sử dụng hiệu quả bộ phận kế toán, huy động sức sáng tạo, sự đóng góp của toàn bộ đội ngũ nhân viên, phân tích cấu trúc chi phí rõ ràng, minh bạch trong giao dịch, thông tin chính xác đến nhân viên, đối tác và khách hàng, ứng dụng các công cụ quản lý hiện đại, theo sát định mức và mục tiêu là một số giải pháp được các lãnh đạo DN đưa ra để giải bài toán chi phí.

Ông Trịnh Chí Cường, Tổng giám đốc Công ty CP Đại Đồng Tiến, cho rằng, bộ phận kế toán tại nhiều công ty hiện nay chỉ phục vụ ngành thuế là chủ yếu chứ chưa tập trung vào phục vụ cho các hoạt động của công ty. Gần đây, Đại Đồng Tiến đã chú ý tận dụng khả năng của bộ phận kế toán để tìm hiểu, phân tích cấu trúc chi phí của từng bộ phận, toàn công ty và từ đó đưa ra những ưu tiên hành động.

Ông Nguyễn Đình Tứ, Phó tổng giám đốc kiêm Giám đốc nhà máy Công ty Kido, chia sẻ kinh nghiệm vận dụng sức sáng tạo của nguồn nhân lực nội bộ nhằm huy động ý tưởng cải tiến sản xuất đã được Kido áp dụng từ năm 2007.

Chỉ sau một năm, Công ty đã thu được 500 ý kiến từ các tổ trưởng ở nhà máy, văn phòng đóng góp ý kiến cải tiến, chi phí, môi trường lao động, nhân sự. Trong số này, Công ty đã chọn ra 50 ý tưởng xuất sắc, và trao thưởng 5% trong số 2 tỷ đồng tiết kiệm được cho các cá nhân xuất sắc.

Ông Đỗ Thanh Năm, Giám đốc Công ty Tư vấn chiến lược Win – Win, đề xuất một biện pháp mà theo ông sẽ có hiệu quả ngay tức thời: tiết kiệm điện.

Không sử dụng máy lạnh 30 phút đầu giờ sáng và 30 phút cuối giờ chiều sẽ giúp DN tiết kiệm điện một giờ mỗi ngày – một khoản chi phí không nhỏ hằng tháng cũng như hình thành thói quen tốt cho từng nhân viên, rồi dần dần trở thành một phần của văn hóa DN. Mô hình này đã được áp dụng thành công tại Công ty Xăng dầu Comeco.

Chi tiền vào đâu, ra sao cho hiệu quả trong lúc cạn tiền là bài toán không dễ giải quyết. Lời khuyên của các nhà tư vấn chưa phải là liều thuốc vạn năng, mà chính bản thân DN cần tận dụng sức mạnh nội tại để đứng vững trong giông bão.

Ông Đỗ Thanh Năm cũng khuyên lãnh đạo DN cần xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhân viên – những người đồng hành cùng DN trên con tàu vượt sóng dữ – những người biết mọi điều về bạn mà bạn luôn biết rất ít về họ. Sức mạnh của con người mới là động cơ mạnh mẽ nhất đẩy DN vững tiến về phía trước.

Theo DNSG