[Tài liệu] Triển khai ERP tại Việt Nam

Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, ERP  là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển, việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

Theo đánh giá của các chuyên gia của Công ty SAP, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích luỹ kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; Theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; Xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống …

Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu USD. Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ. Cụ thể, nếu triển khai được đầy đủ, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1.6 triệu USD.

Ngoài ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cho lĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động hóa các quy trình quan trọng. Giải pháp tích hợp nhiều loại thanh toán, xử lý việc nhắc và đòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý thu hồi, trả lại,…

Chính vì những lợi ích không thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP tại doanh nghiệp mà hiện nay ở nước ta có không ít doanh nghiệp triển khai hoạt động đó. Nên nhóm nghiên cứu mạnh dạn lựa chọn đề tài này để cùng mọi người hiểu rõ hơn về thực trạng triển khai ERP tại nước ta thông qua việc nghiên cứu hoạt động này tại công ty Trần Anh.

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v…. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

1.1.2: Lịch sử ra đời và phát triển của ERP

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning). Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

– Sản xuất cái gì?

– Để sản xuất những cái đó thì cần những gi?

– Hiện nay đã có trong tay nhữnggì?

– Những gì cần phải có nữa để sản xuất

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu. đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.

Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp  theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning (ERP).

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, ….Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.

Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển:

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung ứng (SCM)

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.

1.1.3: Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP)

Ø    Hệ thồng các phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai

_ Hệ thống phần mềm nhu cầu nguyên vật liệu

Đây là các gói phần mềm thương mại hóa đầu tiên tích hợp các hoạt động thu mua và sản xuất.

_ Hệ thống kế hoạch hóa nhu cầu nguồn nhân lực sản xuất

Đây là hệ thống được xây dựng bằng cách mở rộng MRP, bao quát nhiều hơn các quá trình kinh doanh, trong đó có các hệ thống kế toán và tài chính.

Ø    Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Khi cố gắng máy tính hóa các quy trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh doanh đặc thù.Trong nhiều trường hợp điều này dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó chịu cho việc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt các quá trình kinh doanh.Cần thiết ra đời Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Ø    Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP

Cơ sở hạ tầng thông tin, như các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tính tương hợp của các mạng.

Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn phân tán.

Phần cứng server, phần cứng máy tính phải nâng cấp để chạy được ERP

Trình độ của đội ngũ nhân viên ,nguồn nhân lực HRS

Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về thời gian cũng như tiền bạc

Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát.

Ø Các yếu tố quyết định triển khai ERP thành công

_ Yếu tố nguồn nhân lực:

Nhân viên có năng lực nghiệp vụ cụ thể, cấp lãnh đạo có tầm nhìn rộng về quy trình

_ Yếu tố về quy trình:

Thực hiện khảo sát , mô tả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp để chuẩn hóa, thích ứng với các quy trình chuẩn của ERP đưa ra.

_ Yếu tố công nghệ:

Lựa chọn ERP của hãng phần mềm đáp ứng được các yêu cầu: quy trình chuẩn , đáp ứng nhu cầu về nghiệp vụ của doanh nghiệp ít nhất trong 3-5 năm, có khả năng thích ứng trên các nền tảng phần cứng và hệ điều hành phổ biến, được ứng dụng thành công nhiều trên thực tế.

Tương thích với hạ tầng công nghệ thông tin và nhân lực IT của doanh nghiệp

Có sự cam kết hỗ trọ về kỹ thuật, cập nhật và lỗi… lâu dài từ đơn vị triển khai hoặc đại lý chính thức của hãng ERP

_ Yếu tố Ngân sách:

Lựa chọn ERP vừa đáp ứng được quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian ít nhất 35 năm, vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tu.

Phải thực hiện khảo sát, đánh giá, phân tích hiệu quả đầu tư một cách chi tieetsvaf nghiêm túc trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống ERP cụ thể.

2.1.1 Giới thiệu về công ty Trần Anh

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.

Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực. Hiện nay Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ… mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được.

Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy – IT. Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh có không gian rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm quan và lựa chọn sản phẩm.

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh, mục tiêu của Trần Anh

Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – IT có qui mô, chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam.

Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao.

Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất.

2.1.3 Phân tích thực trạng của Trần Anh trước khi ứng dụng ERP

Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng  15 – 20 tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng. Dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo. Như vậy hình thức bào cáo ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh vực quản lí kinh doanh.

Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể năm bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu.

Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng.

Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm. Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế.

Với số lượng hàng lưu kho quá lớn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu.

2.2 Thực trạng sau khi ứng dụng ERP

2.2.1  Phân tích thực trạng triển khai ERP của Trần Anh

Trước những khó khăn mà công ty gặp phải, đặc biệt trong vấn đề quản lý tồn kho. Đồng thời nhận thức được những thuận lợi từ việc ứng dụng ERP. Trần Anh đang từng bước trong giai đoạn triển khai ERP và đã đạt được những thành công nhất định. Thực trạng triển khai ERP của Trần Anh là sự kết hợp hài hòa của công nghệ, nguồn nhân lực, quy trình và yếu tố ngân sách.

Ø Thực trạng triển khai công nghệ

*  Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani.

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày một khốc liệt, doanh nghiệp nào cũng phải nỗ lực tìm kiếm giải pháp quản lý toàn diện nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng nhanh hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn. ERP có thể là câu trả lời. Đây là giải pháp công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp quản trị hoạt động của mình một cách toàn diện và đây là xu hướng quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam và trên thế giới. Và trananh.vn và một trong số ít doanh nghiệp của Việt Nam ứng dụng thành công giải pháp ERP VIP Enterprise.

Ban đầu khi ứng dụng hệ thống VIP Enterprise Trần anh gặp phải rất nhiều khó khăn, đã có lúc hệ thống phải đóng cửa do rối loạn và xem xét lại hệ thống ứng dụng và thiệt hại là rất lớn. Tuy nhiên sau một tháng, khi phần mềm đã chạy ổn định thì nó đã thổi một luồng gió mới vào cho doanh nghiệp và hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện trên một hệ thống.

* Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng

Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do vậy việc quản lý bình thường của trần anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không cao. Từ khi Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý VIP Enterprise của công ty Rumani thì hiệu qủa quản lý đạt được là rất cao, mang lại thành công lớn cho Doanh nghiệp.

Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống. Tại phòng mua hàng của công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng. Tại phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các module khác như trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích hợp chặt chẽ với nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông tin được thống nhất, minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Khi muốn mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa mà minh muốn mua, sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng sẽ được chuyển sang phòng thanh toán, tại đây sau khi thanh toán khách hàng sẽ nhận được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông tin về khách hàng và hàng hóa sẽ được chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu và giao hàng cho khách.

* Ứng dụng VIP kế toán

– Đối với một doanh nghiệp lớn như Trần Anh thì vấn đề cần đặt ra là làm thế nào để công việc được giải quyết nhanh chóng, không phải chờ đợi qua nhiều công đoạn, nhiều phòng ban. Số liệu do các phòng ban cung cấp về phải thống nhất. Để giải quyết vấn đề trên và để làm tăng hiệu quả kinh doanh Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý kế toán VIP Enterprise.

– Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng quản trị toàn bộ nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty như: kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công nợ phải trả; kế toán hàng tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm.

Phần mềm quản lý kế toán mà Trần Anh áp dụng khá phù hợp với chế độ tài chính và thuế hiện nay, phần mềm  hỗ trợ cho công ty kết xuất dữ liệu báo cáo thuế, báo cáo tài chính sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế để in theo mã vạch.

Với phần mềm này Trần Anh có thể theo dõi được các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay, chi tiết như là hóa đơn, các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có khi lưu chương trình sẽ chuyển vào các hồ sơ thanh toán phải thu, phải trả giống như bên quản lý hóa đơn. Các khoản này được theo dõi thanh toán, phân bổ chi tiết  để lên các báo cáo quản trị công nợ, báo cáo phân tích về tuổi nợ, báo cáo cảnh báo theo hạn thanh toán…

Kế toán tổng hợp tiếp nhận tất cả dữ liệu từ các phân hệ khác trên cơ sở đó lập ra các báo cáo tài chính kế toán của doanh nghiệp như bảng cân đối kế toán, báo cáo tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo dòng tiền

Phần mềm kế toán còn cung cấp chương trình tính giá thành sản phẩm, dựa vào chi phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công ty. Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ. Điều chỉnh về số lượng và giá trị, chi tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu. Việc điều chỉnh trên nhằm đảm bảo số liệu khớp đúng giữa hệ thống báo cáo quản trị giá thành và báo cáo trên tài khoản kế toán. Chương trình hỗ trợ rất nhiều tiện ích nhằm phát hiện các sai xót xảy ra trong quá trình nhập liệu, giúp kiểm soát tối ưu kết quả xử lý, tính toán cuối kỳ. Hệ thống báo cáo giá thành đa dạng, phục vụ tốt nhu cầu quản trị, phân tích, kiểm tra, kiểm soát số liệu.

Với chức năng tự động hóa xử lý số liệu, phần mềm tự động phân bổ chi phí mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau; tự động gán giá bán tùy theo mặt hàng và khách hàng; tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp; tập hợp số liệu và tạo các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động cuối kỳ; tự động tính tỷ giá ghi sổ và tạo chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ theo nhiều phương pháp; tự động đánh giá và tạo chênh lệch tỷ giá các khoản mục có gốc ngoại tệ vào cuối mỗi niên độ kế toán; tự động tính và tạo bút toán phân bổ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ lao động; tự động kiểm tra và xử lý các sai sót trong quá trình nhập liệu (hạch toán sai, cúp điện, rớt mạng,…)

Với chưc năng tùy chọn tốc độ báo cáo, thiết kế hỗ trợ tổng hợp số liệu định kỳ, ERP giúp tốc độ lập báo cáo nhanh hơn.

Khả năng bảo mật cao,ERP cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong chương trình cho từng người sử dụng. Ngoài ra chương trình còn cho phép phân quyền, giới hạn quyền theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán bộ quản trị. Chức năng phân quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở cho người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng nhằm nâng cao tính bảo mật dữ liệu giữa các đơn vị trong công ty. Trong trường hợp này, chương trình sẽ xét các quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở trước khi xét các quyền trong phần phân quyền chi tiết cho người sử dụng, nhóm người sử dụng.

*  Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh

Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Khi áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức theo bảng danh mục dễ tìm và khoa học. Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt hàng, do đó việc quản lý là một điều hết sức cần thiết

Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, các sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá cả, chính sách khuyến mại… phần mềm giúp công ty có thể dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hóa mặt hàng và nguồn hàng cho mình.

* Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho

Trong một hệ thống lý tưởng, mọi thứ cần thiết đều được đưa đến vị trí đúng lúc, không sớm không muộn và sau khi xong việc được đưa tiếp sang vị trí khác. Do đó giảm diện tích kho bãi,giảm chi phí lưu kho một cách rõ rệt.

Phần mềm quản lý kho giúp trần anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo, tồn kho, chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhâp số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý chứng từ, tổng hợp tồn kho

Khi hàng hóa được nhập vào kho hoặc xuất kho thì tất cả mọi thông tin của hàng hóa sẽ  được lưu lại từ đó giúp việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng, bất cứ lúc nào công ty cũng có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho để có được biện pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời khi khách hàng ghé thăm website www.trananh.vn cũng có thể biết được hàng hóa mà mình muốn mua liệu có đang ở trong kho của doanh nghiệp hay không. Đối với Trần Anh, hiện tại có 2 cửa hàng và sắp tới công ty muốn mở thêm một số chi nhánh nữa, với phần mềm quản lý hàng tồn kho này thực sự giúp cho công ty biết được chính xác thực trạng hàng hóa của mình, quản lý các nhà phân phối và khách hàng tốt hơn, từ đó xây dựng được chương trình chăm sóc khách hàng hợp lý.

* Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật

Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải được diễn ra một cách đơn giản và thuận tiện. Đảm bảo chuyên môn hóa trong khâu bảo hành để khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi quá lâu, lắp ráp kỹ thuật của sản phẩm đảm bảo it xảy ra sơ xuất nhất.

Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP đó là tất cả các phân hệ đều cùng chạy trên một hệ thống, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin được trao đổi với nhau nhanh nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị các hoạt động kinh doanh của Trần Anh đạt hiệu quả cao nhất.

Ø  Thực trạng quy trình triển khai

*     Thực hiện khảo sát và mô tả quy trình nghiệp vụ của Trần Anh : Trần Anh chia nhân sự  ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật. Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán – tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất… Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền…).

*     Lúc đầu để giảm rủi ro, giai đoạn đầu Trần Anh áp dụng song song hai hình thức nhập liệu thủ công và qua VIP. Giữa người dùng PM, VIAMI, chuyên gia tư vấn và lãnh đạo công ty thường xuyên có sự trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp giữa quy trình của PM với quy trình hoạt động của công ty. Quy trình quản lý của ERP  phân quyền rất nhỏ. Lúc đầu Trần Anh áp dụng phân quyền hẹp, trong khi DN chưa hiểu rõ hệ thống nên bị  “kẹt”. Sau đó Trần Anh áp dụng phân quyền rộng, “mở đường” lớn. và kiểm soát chặt từng đầu mối. Quy trình hoàn thiện được siết chặt dần và phân luồng. Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định

*     Hiện tất cả hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh, quản lý của công ty đều dùng VIP như: Đặt hàng, mua hàng, xuất hàng, phân phối, kế toán, kho… Việc huấn luyện và đào tạo nhân viên sử dụng VIP của Trần Anh khá gọn nhẹ. Hầu như nhân viên cũ chỉ mất có một ngày để được hướng dẫn và làm quen do giao diện và phần nhập liệu của phần mềm đơn giản như chương trình Outlook.

*      Như vậy về bản chất Trần Anh đã áp dụng đúng những  quy trình chuẩn  của ERP vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phải thay đổi ERP để thích hợp với doanh nghiệp .

*      Kết quả là bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng/ phân phối hàng hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị thiếu hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%. Thậm chí cả những bộ phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng dụng quản lý mà tiết giảm được.

Ø  Thực trạng nguồn nhân lực

Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 6-18 tháng, trong thời gian này có rất nhiều tác động bên trong lẫn bên ngoài ảnh hưởng đến tâm lý đội ngũ tiếp nhận hệ thống (bao gồm người quản lý dự án, ban lãnh đạo và người dùng).

*     Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ Quản Lý ông Kiên và Ban giám đốc của Trần Anh đã xác định là vất vả.  90% các cấp quản lý phản đối trong những ngày đầu triển khai. Đây có thể được xem là giai đoạn khó khăn của việc triển khai. Tâm lý ngại thay đổi công nghệ tồn tại trong mọi dạng dự án. Việc triển khai một dự án công nghệ mới đồng nghĩa với việc phải học hỏi, phải thay đổi thói quen. Điều này góp phần gia tăng khối lượng và áp lực công việc, dẫn đến các diễn tiến tâm lý tiêu cực, bất hợp tác…

*     Trước tình hình đó ban quản trị Trần Anh lập kế hoạch chia nhỏ dự án thành nhiều phần. Ví dụ: Chọn nhà tư vấn độc lập; Xác định các yêu cầu của doanh nghiệp; Chọn nhà cung cấp và triển khai giải pháp; Lập kế hoặch tiếp nhận và vận hành hệ thống…Mỗi phần sẽ lại được chia thành các phần việc nhỏ hơn với các kế hoạch hành động cụ thể, có thời hạn. Với cách làm này nhà quản trị đã tránh được hiệu ứng phức tạp do việc thu nhận thông tin đa chiều từ các nguồn khác nhau: nhà tư vấn, nhà cung cấp giải pháp, công ty triển khai. Việc tiếp xúc với các nguồn thông tin có các động cơ khác nhau dễ làm người quản lý rối rắm. Đồng thời kết hợp với các hỗ trợ chuyên gia kỹ thuật, sau một tháng, khi PM đã chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận.

*     Bên cạnh tập trung đầu tư áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý điều hành, những cải tiến trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự cũng chính là yếu tố giúp Trần Anh khẳng định vị trí của mình. Quá trình tuyển dụng nhân sự được áp dụng bài bản, đúng quy trình nhằm lựa chọn được những con người tài giỏi, có năng lực. Trần Anh là một trong những DN tiên phong đưa chỉ số quản trị nhân sự HI để định lượng giá trị nhân lực. Đây chính là công cụ hữu dụng, đánh giá công bằng, đúng năng lực của nhân viên nên họ đều không ngừng nỗ lực, phát huy được năng lực của mình, đóng góp xây dựng cho sự phát triển chung của công ty. Ngoài ra, Trần Anh chú trọng xây dựng những chính sách đầu tư để thu hút và phát huy yếu tố chất xám. Mọi nhân viên của Trần Anh từ đội ngũ lãnh đạo, chuyên gia, kỹ sư hay nhân viên bán hàng đều quyết tâm chung một nỗ lực phấn đấu vì sự phát triển chung của công ty.

Ø  Thực trạng ngân sách ERP :

Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm (PM) ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.

* Chi phí triển khai

Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền PM ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành… Kinh phí này được xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển khai. Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của DN. Tuy nhiên, ở VN, các nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp DN nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.

* Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai

Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà các hạng mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP. Trần Anh có đưa các khoản mục này vào tổng chi phí, vì nó giúp DN vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP.

_ Dự án ERP của Trần Anh có quy mô lớn,nên DN thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số ngày làm việc thực tế.

_ Sau khi PM ERP chính thức vận hành, DN vẫn duy trì các hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi

* Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng

_ Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện… Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)…

_ CSDL của Trần Anh được tập trung tại một địa điểm. Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP , và Trần Anh chỉ  sử dụng một trình duyệt là  Internet Explorer để truy cập vào chương trình sử dụng. Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy trì, bảo trì hệ thống.

_   Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư 5 tỉ đồng trang bị các thiết bị hệ thống, ứng dụng ERP trong quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu, suy cho cùng mức đầu tư là hợp lý với quy mô và năng lực của doanh nghiệp.

 2.2.2  Đưa ra nhận xét về việc ứng dụng triển khai ERP tại Trần Anh

2.2.2.1 Phân tích lợi ích và hạn chế khi triển khai ERP của Trần Anh

Ø Lợi ích:

Xu hướng cạnh tranh tất yếu giữa các siêu thị không còn là cạnh tranh về giá, phân phối hay nguồn hàng chất lượng mà là công nghệ quản lý .Công nghệ QL sẽ mang lại cho Siêu thị phong cách văn minh trong mua bán và chuyên nghiệp trong phục vụ.Hơn thế nữa, công nghệ QL còn giúp các nhà kinh doanh bán lẻ đẩy nhanh vòng quay của vốn và gia tăng độ chính xác đối với các quyết định cung ứng, phân phối hàng hoá, DV.

Trước khi ứng dụng ERP:

Báo cáo theo ngày

Nhập hàng theo từng cửa hàng

Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa các kho

Hạn chế phân tích kinh doanh

Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho

Sau khi ứng dụng ERP:

Báo cáo Online

Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả chuỗi cửa hàng

Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng giữa các điểm

Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt hàng về lãi lỗ, hiệu suất kinh tế

Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do luôn nhập hàng mới

Từ báo cáo ngày ….

Là một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 – 20 tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng.Chế độ báo cáo tức thì có lẽ là mong muốn chung của hầu hết các nhà QL hiện nay.  trước đây, mặc dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì phải chờ đến cuối ngày.

“ Chúng tôi rất khó khăn trong việc đưa ra quyết định cung ứng cũng như phân phối hàng , nếu chờ báo cáo vào cuối ngày rồi mới quyết định thì chúng tôi có thể bỏ lỡ các cơ hội kịnh doanh “, ông Kiên – Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần Thế Giới Số Trần Anh bày tỏ. Bên cạnh đó, do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng trong ngày nên Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng.Đây là những thiệt hại không nhìn rõ nét và đo đếm được bằng tiền nhưng nếu không nhanh thay đổi, các công ty kinh doanh bán lẻ trong nước như Trần Anh sẽ lao đao khi các tập đoàn bán lẻ lớn của nước ngoài đặt chân vào thị trường, ông Kiên nhấn mạnh.

…tới báo cáo online

Ông Kiên tỏ ra khá mãn nguyện với hệ thống quản lý hiện tại. “Chúng tôi có thể xem báo cáo vào bất cứ thời điểm nào trong ngày và từ bất cứ đâu, chỉ cần có Internet”, ông Kiên chỉ tay vào chiếc máy tính. “Ngay lúc này, nếu muốn, tôi có thể sử dụng PM để phân tích hiệu quả của đồng vốn quay vòng, phân tích mặt hàng nào lãi cao, mặt hàng nào lãi thấp, mặt hàng nào tổn kho quá lâu… nhằm kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết”.

Thậm chí, hệ thống còn cho phép phân tích sâu sắc hơn về hiệu suất kinh tế đối với từng mặt hàng. Như có những mặt hàng lãi cao nhưng chi phí đi kèm (bán hàng, quản lý) cũng cao, suy ra hiệu suất kinh tế thấp, do vậy cần phải điều chỉnh.

– Hiện tại, lợi nhuận của các đơn vị ngành kinh doanh bán lẻ thường chỉ đạt khoảng 5%. Nhưng nhờ ứng dụng hệ thống ERP giúp hiệu suất quay vòng đồng vốn nhanh, nên lợi nhuận của Trần Anh có thể tăng thêm 3-5%. Đây là giá trị không hề nhỏ đối với một siêu thị bán lẻ như Trần Anh, vì từ giá trị này Trần Anh giảm được áp lực việc đi vay vốn, tạo nên thế mạnh cạnh tranh.

– Từ năm 2005, Trần Anh đã đi trước một bước trong công nghệ quản lý bằng việc ứng dụng mã vạch. Nhờ vậy nên khi hợp nhất dữ liệu trở nên đơn giản hơn. Thông tin hàng hoá chỉ cần nhập một lần. Việc QL hàng hoá xuất/ nhập kho, mua/ bán đều thông qua mã vạch. Nhờ đó Trần Anh đẩy lùi tình trạng nhập dư vàthiếu, cân đối được hàng giữa các điểm trong chuỗi cửa hàng.

– Bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng/ phân phối hàng hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị thiếu hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%. Thậm chí cả những bộ phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng dụng QL mà tiết giảm được.

Ø Hạn chế

_ Thiếu nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu. Ko riêng Trần Anh mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự: Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán – tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất, và Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Đặc biệt là Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP.

_ Thời gian triển khai và sử dụng ERP kéo dài hơn so với dự định :  do quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp,…

_ Chi phí đầu tư đắt : Mặc dù Trần Anh được biết đến như 1 công ty cung cấp các sản phẩm điện máy lớn nhất phía Bắc, nhưng chi phí để triển khai ERP là khá cao so với công ty.

2.2.2.2 Phân tích thành tựu đạt được

ERP chính là một đòi hỏi quan trọng trong việc quản lý của bất kỳ một doanh nghiệp hiện đại nào.

Khi ứng dụng Phần mềm ERP chuyên nghiệp VIP Enterprise của công ty Viami Software, được nhập từ hãng phần mềm nổi tiếng Rumani để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ quản lý….

Thời gian đầu mới áp dụng công nghệ này ,Trần Anh đã gặp rất nhiều khó khăn vất vả, phần mềm VIP Enterprise đã gặp phải rất nhiều sự phản đối của các cấp quản lý. Tuy nhiên, sau một tháng, khi phần mềm đã chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận.

Hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với  các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Điều này đã đáp ứng được nhu cầu kết nối toàn công ty, cung cấp các tính năng quản trị, dịch vụ bán hàng, các nghiệp vụ tài chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý điều hành tập trung và hiệu quả. Những công nghệ hiện đại được ứng dụng ở Trần Anh đã góp phần tạo ra sự chuyên nghiệp trong quản lý, điều hành và tạo hiệu quả tối ưu trong công việc.

Ứng dụng ERP của Trần Anh đã đem lại rất nhiều lợi ích và thành tựu giúp ích trong việc quản lý công ty của mình. Ban giám đốc công ty có thể xem tất cả các báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày và từ bất cứ nơi đâu, chỉ cần có Internet thay vì các báo cáo hàng ngày khiến cho Trần Anh khó khăn trong việc đưa ra các quyết định về cung ứng cũng như phân phối hàng hóa vì phải chờ báo cáo đến cuối ngày  rồi mới có thể quyết định được. Điều này khiến cho Trần Anh trước khi ứng dụng ERP trong quản lý công ty đã phải bỏ lỡ rất nhiều cơ hội kinh doanh. Bên cạnh đó do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng trong ngày nên Trần Anh thường vấp phải tình trạng khi bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng bên kia lại thiếu không đủ cung cấp cho khách hàng. Đây chính là những thiệt hại nhìn rõ nét và đo đếm được bằng tiền nhưng nếu không nhanh thay đổi thì các công ty kinh doanh bán lẻ trong nước như Trần Anh sẽ lao đao khi các tập đoàn bán lẻ lớn của nước ngoài đặt chân vào thị trường Việt Nam. Vì vậy mà những thành tựu mà ERP đem lại cho Trần Anh là vô cùng to lớn. Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả chuỗi cửa hàng. Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng giữa các điểm như vậy sẽ có thể chia sẻ được hàng hóa của các hệ thống cửa hàng, không còn xảy ra tình trạng kho của cửa hàng này còn, cửa hàng kia hết khiến cho khách hàng không mua được hàng mà công ty còn trong kho. Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế. Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do luôn nhập hàng mới không xảy ra tình trạng hàng tồn ở kho này nhưng hết ở kho khác. Nguyên nhân chính là ứng dụng này đã tối ưu hóa việc truy cập từ xa, tạo nên cơ sở dữ liệu khá gọn nhẹ.

Nhờ ứng dụng ERP, mọi hoạt động của Trần Anh đều được quản lý và điều hành qua hệ thống máy tính. Hiệu quả thấy rõ là thông qua ERP, bộ phận kinh doanh có thể quyết định ngay hoặc biết cần phải điều chỉnh chính sách giá cho mặt hàng, đại lý như thế nào; tăng hay giảm trách nhiệm của một nhân viên kinh doanh. “Với ERP, công ty có thể đánh giá được chi tiết hiệu quả của một dự án (tiến trình, chi phí, hiệu quả, nhân công, giá vốn…); có thể phân bổ chi tiết hạng mục dự án và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Đặc biệt hơn, qua việc ứng dụng ERP, không nhân viên nào của công ty phải nghỉ việc mà mỗi người có thể nhận thêm trách nhiệm mới quan trọng hơn, từ đó tạo động lực cho sự phát triển của công ty

Để đảm bảo dự án ERP triển khai thành công thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hãng cung cấp phần mềm, công ty triển khai và đơn vị ứng dụng. Vì vậy khi đã đạt được các yếu tố về quy trình, công nghệ và đầu tư thì yếu tố con người chính là yếu tố cần được quan tâm nhiều ở đây.

Vì vậy Trần Anh không chỉ tập trung đầu tư áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý điều hành, mà cả những cải tiến trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự cũng chính là yếu tố giúp Trần Anh khẳng định vị trí của mình. Quá trình tuyển dụng nhân sự được áp dụng đúng bài bản, đúng quy trình nhằm lựa chọn được những người giỏi, có năng lực. Trần Anh là một trong những doanh nghiệp tiên phong đưa chỉ số nhân sự HI để định lượng giá trị nhân lực.

Ngoài ra ERP còn giúp cho công ty quản lý quan hệ khách hàng giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn vì thế họ mới là người quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty.

Qua đây ta có thể thấy được rằng ERP đem lại cho Trần Anh rất nhiều thành công trong công việc kinh doanh và quản lý công ty, quản lý nhân viên, quản lý các mối quan hệ của mình được tốt nhất. Nhờ vậy nó đã cho ta thấy tác dụng vô cùng to lớn của ERP trong việc quản lý của các doanh nghiệp. Nhưng để thực hiện việc ứng dụng ERP thành công thì các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chu đáo về nguồn nhân lực, quy trình, công nghệ và vốn đầu tư. Có được những điều này sẽ giúp cho việc thực hiện của doanh nghiệp thành công.

2.2.3  Phân tích bài học kinh nghiệm

Như nhóm nghiên cứu đã trình bày ở trên thì trước khi Trần Anh chưa ứng dụng ERP vào hệ thống quản lý thì đã gặp một số khó khăn như:

– Báo cáo theo ngày

– Nhập hàng theo từng cửa hàng

– Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa các kho

– Hạn chế phân tích kinh doanh

–  Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho

Trần Anh luôn phải báo cáo mọi hoạt động của doanh nghiệp từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý cung ứng vật tư, quản lý tài chính, bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi các đối tác….đều phải báo cáo lại theo từng ngày. Như vậy thì sẽ rất mất thời gian ,  chi phí kiểm tra và quản lý

Việc chưa áp dụng ERP vào hệ thống sẽ khiến cho Trần Anh sẽ mất rất nhiều thời gian sử lý các nghiệp vụ phát sinh, cũng như tốn nhiều công sức, quá nhiều giấy tờ phức tạp nên việc lên kế hoạch không chính xác, kiểm tra sẽ rất khó khăn, mất thời gian. Có thể xảy ra sai xót, hoạt động không hiệu quả, việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng chậm và sẽ có thể bị mất cơ hội làm ăn.

– Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch bán hàng, tăng năng suất, giảm thiểu sai xót trong quá trình xử lý các nghiệp vụ

– Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, tiền hành nhập dữ liệu vào máy tính, thông tin sẽ được tích hợp, chuyển tới các bộ phận liên quan như bộ phận kho vận, bộ phận kế toán. Ngay sau khi hệ thống xử lý đơn đặt hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống sẽ kiểm tra kho hàng, sẽ đưa ra báo cáo về tình trạng của kho hàng và chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Hệ thống cũng thông báo cho nhà cung cấp biết những loại hàng hóa cần thiết cần cung ứng kịp thời. Mọi dữ liệu liên quan được hệ thống chuyển qua bộ phận kế toán để tiến hành các nghiệp vụ.

– Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, thông tin sẽ được tích hợp, chuyển tới các bộ phận liên quan như bộ phận kho vận, bộ phận kế toán. Ngay sau khi hệ thống xử lý đơn đặt hàng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống sẽ kiểm tra kho hàng, sẽ đưa ra báo cáo về tình trạng của kho hàng và chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Hệ thống cũng thông báo cho nhà cung cấp biết những loại hàng hóa cần thiết cần cung ứng kịp thời. Mọi dữ liệu liên quan được hệ thống chuyển qua bộ phận kế toán để tiến hành các nghiệp vụ.

Như vậy rõ ràng việc triển khai ERP là vấn đề lớn mà doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây đều quan tâm đến. Việc triển khai ERP vào trong một doanh nghiệp nhằm giảm chi phí đầu tư các phần mềm riêng lẽ. Nhưng vấn đề lớn của các doanh nghiệp là họ đang e rằng chi phí đầu tư một hệ thống erp quá lớn, bên cạnh đó, họ cũng e ngại về tính hiệu quả của việc đầu tư để triển khai một hệ thống ERP thành công.

Bên cạnh những hiệu quả mà việc triển khai ERP mang lại cho công ty máy tính Trần Anh nhóm nghiên cứu đa phân tích ở trên chúng ta cũng rút ra được một số kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác khi muốn áp dụng hệ thống ERP :

+ Cơ sở hạ tầng thông tin : chuẩn bị Hardware (máy chủ và các máy trạm), Network (mạng LAN, Internet) …cùng với một số phần mềm cơ bản như offices…

+ Tái cấu trúc quy trình kinh doanh : phải thay đổi cách làm việc ở 1 số bộ phận trong công ty khi quyết định triển khai ERP.

+ Con người : Đây có lẽ là bước chuẩn bị quan trọng nhất. Đầu tiên, là phải chọn người thích hợp làm Giám đốc/Quản trị dự án đại khái người này sẽ quản lý và điều hành dự án ERP. Người này phải am hiểu toàn bộ hoạt động công ty và có quyền đủ để có thể thay đổi một số qui trình.

+ Tài chính : doanh nghiệp cần phải xác định đẩu tư một chi phí không nhỏ , tuy nhiên , lợi ích từ hệ thống ERP là rất lớn .

Ngoài ra, còn một vấn đề rất quan trọng nữa là : nhà quản lý cần phải hiểu về ERP, ERP làm được gì và có cần cho doanh nghiệp của mình hay không, sau đó mới tính đến các vấn khác như đã trình bày ở trên .

Kết Luận

Lợi ích mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp là rất lớn. Là doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh CNTT, Trần Anh luôn chú trọng việc áp dụng các công nghệ hiện đại vào công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Để áp dụng những công nghệ mới nhất vào quản trị doanh nghiệp cũng như hỗ trợ công tác bán hàng, Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư vào trang bị các thiết bị hệ thống, ứng dụng ERP trong quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu. Phần mềm ERP chuyên nghiệp VIP Enterprise, được nhập từ hãng phần mềm nổi tiếng Rumani, đáp ứng nhu cầu được kết nối toàn công ty, cung cấp các tính năng quản trị, dịch vụ bán hàng, các nghiệp vụ tài chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý điều hành tập trung và hiệu quả. Những công nghệ hiện đại được ứng dụng ở Trần Anh góp phần tạo ra sự chuyên nghiệp trong quản lý, điều hành, tạo hiệu quả tối ưu trong công việc. Chính qua việc phân tích thực tế việc triển khai ERP của Trần Anh đã phần nào giúp chúng ta nhận thấy lợi ích to lớn mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp.

 

 (Trích dẫn tài liệu của nhóm khảo sát, nguồn Internet)