Chức năng – nhiệm vụ – trách nhiệm – quyền hạn

Nói đến mô tả chức năng, nhiệm vụ thì hầu hết các doanh nghiệp đều có cả và đa số thỏa mãn với những gì đã có. Thế nhưng vì sao vẫn xảy ra tình trạng nhân viên chỉ biết nhiệm vụ là “chờ việc sếp bảo làm” với trách nhiệm là “phải tuân lệnh” và có quyền “vâng dạ”… để rồi vẫn thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc lợi dụng chức vụ gây hại cho tổ chức, v.v…

Để có được một hệ thống mô tả chức năng, nhiệm vụ tốt thì phải có đầy đủ các yếu tố song hành như trách nhiệm, quyền hạn và phải được tổ chức một cách chặt chẽ, thể hiện một cách dễ nhìn dễ hiểu và tránh những lỗ hổng thiếu sót… Chúng tôi xin giới thiệu một phương pháp dùng ma trận 4 chiều thỏa mãn được các yêu cầu trên.

Trước hết, chúng ta cần hiểu đúng về ý nghĩa của các khái niệm dưới đây:

• Chức năng: là khả năng của một vị trí có thể làm, là “lý do” để vị trí đó tồn tại, thực chất là “đầu việc” cho các nhiệm vụ phải làm. Ý nghĩa: “KHẢ NĂNG”.
• Vai trò: phân vai cho một chủ thể nào đó trong hoàn cảnh nào đó với những chức năng hoặc nghĩa vụ nào đó. Ý nghĩa: “ĐÓNG VAI” trong điều kiện cụ thể và có thể thay đổi, “Vai trò” bao gồm một hay nhiều “Chức năng”.
• Nhiệm vụ: là những công việc phải làm phù hợp với chức năng, được giao hay được cam kết phải hoàn thành. Ý nghĩa: “LÀM”, “Chức năng” sinh ra “Nhiệm vụ” nhưng cũng có “Nhiệm vụ” không thuộc “Chức năng” nào.
• Trách nhiệm: là điều đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ phải được hoàn thành và chịu hậu quả trong những trường hợp cụ thể. Ý nghĩa mang tính ràng buộc “PHẢI“, “Trách nhiệm” thuộc về “Nhiệm vụ” và không thuộc về “Chức năng”.
• Quyền hạn: là thẩm quyền có được để có thể hoàn thành trách nhiệm được giao. Ý nghĩa: “ĐƯỢC”, “Quyền hạn” gắn với “Trách nhiệm” và “Vị trí” hoặc “Vai trò”.
• Vị trí: là một chỗ làm việc ở một tổ chức được phân bổ đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn sẵn sàng để được gán cho ai đó bằng sự bổ nhiệm hoặc tuyển dụng.
• Nghĩa vụ: bắt buộc phải hoàn thành gì đó với trách nhiệm nào đó. Ý nghĩa: “PHẢI”, “Nghĩa vụ” gắn với “Nhiệm vụ” và “Trách nhiệm”.
• Quyền lợi: được hưởng gì NẾU hoàn thành… Ý nghĩa: “ĐƯỢC HƯỞNG”, “Quyền lợi” gắn với “Nghĩa vụ”.

Tương quan “Trách nhiệm” và “Quyền hạn”

Cơ sở	Trách nhiệm	Quyền hạn
Ý nghĩa	Nghĩa vụ thực hiện hoặc hoàn thành một nhiệm vụ được giao hoặc được thiết lập bởi cam kết. Tính chất: PHẢI	Quyền lực gắn liền với nhiệm vụ, để thực thi các quy tắc, đưa ra quyết định và tuân thủ chính xác. Tính chất: ĐƯỢC
Nhiệm vụ được giao	Chịu trách nhiệm và phải hoàn thành	Quyền pháp lý để phát lệnh hoặc thay mặt lãnh đạo phát lệnh
Mục tiêu	Thi hành nhiệm vụ, công việc được giao	Đưa ra quyết định và thực hiện nó
Đòi hỏi	Có khả năng thực hiện và làm theo yêu cầu	Có khả năng đưa ra quyết định hoặc mệnh lệnh và tuân thủ
Điều hướng	Lên trên	Xuống dưới
Gắn với	Nhiệm vụ và Nghĩa vụ	Trách nhiệm và Quyền lợi

Phân bổ trách nhiệm

Gốc gác của các vấn đề liên quan đến “vô trách nhiệm”, “trách nhiệm chồng chéo”, “lỗ hổng quản lý”… dẫn tới việc “cha chung không ai khóc” hay “tham ô”, “tham nhũng”… chính là ở chỗ phân bổ và phân công trách nhiệm. Một số vấn đề lớn có thể xảy ra như sau:

• Xung đột lợi ích: khi có thể có lợi ích cá nhân lồng vào lợi ích của tổ chức ở vị trí có trách nhiệm nào đó;
• Xung đột trách nhiệm: trách nhiệm đối kháng cùng cho một vai trò hoặc vị trí;
• Trùng hoặc chồng chéo trách nhiệm: nhiều vị trí cùng một trách nhiệm;
• Không giao quyền: không đủ quyền lực để hoàn thành trách nhiệm;
• Mô tả sót nhiệm vụ: liệt kê bằng cảm quan gây thiếu sót trong mô tả vị trí…

Ma trận RACI

Ma trận RACI là một phương pháp biểu diễn và gắn các trách nhiệm trên những nhiệm vụ cụ thể một cách có khoa học, dễ nhìn và phân tích khi phân bổ các trách nhiệm cho nhiều bên. Cụ thể bao gồm 4 yếu tố mà ở đây chúng ta gọi là “nhóm trách nhiệm” như sau:

• Làm (R) (Responsible): thực hiện nhiệm vụ hoặc phối hợp làm việc, chịu trách nhiệm với công việc;
• Duyệt (A) (Accountable): duyệt và chịu trách nhiệm với cấp trên;
• Tham vấn (C) (Consulted): tham vấn, tư vấn hoặc phối hợp về ý kiến;
• Liên quan (I) (Informed): thông báo hoặc chuyển giao liên đới.

Ma trận RACI có thể được ứng dụng cho rất nhiều lĩnh vực và công việc như phân công trách nhiệm trên các nhiệm vụ, mối quan hệ trách nhiệm giữa các phòng ban hoặc vị trí, v.v…

Xung đột trách nhiệm khi kiêm nhiệm

Chúng ta có thể lập một ma trận chuyển vị (transpose) bao gồm các nhiệm vụ và trách nhiệm để từ đó phân tích trên các điểm giao nhau với 3 mức độ xung đột khác nhau H-M-L (cao-trung bình-thấp), từ đó có thể quyết định những trách nhiệm nào có thể được gắn cho cùng một vị trí.

Mức độ H là cao thì sẽ nên tuyệt đối tránh, mức độ M có thể nếu được lãnh đạo duyệt và mức độ L có thể chấp nhận nếu có sự tin cậy.

Ngoài ra, chúng ta cần phải xem xét về các mức độ “xung đột lợi ích” ở các vị trí có trách nhiệm liên quan đến các tài nguyên của doanh nghiệp như tiền, hàng, tài sản… nên lập ra một bảng kèm theo để thiết lập ra các điều kiện loại trừ nếu có.

Ma trận 4 chiều

Ma trận 4 chiều là một công cụ dùng để thiết kế cho tất cả các vị trí của doanh nghiệp được bao hàm đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn một cách logic. Chúng ta có thể sử dụng Excel để thiết kế ma trận theo những nguyên tắc sau đây:

• Hàng ngang là những vị trí chức năng đồng đẳng và cấp trên trực tiếp;
• Hàng dọc bao gồm các chức năng, nhiệm vụ và sau đó trách nhiệm thì ứng với mỗi vị trí;
• Mỗi chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ nên được nhóm lại theo chức năng;
• Trách nhiệm có thể ghi lại đầy đủ ý nghĩa nhưng được đánh màu nhóm theo quy ước của ma trận RACI để dễ dàng phân bổ;
• Chiếu theo hàng ngang ở mức đồng đẳng: không nên có 2 vị trí cùng loại trách nhiệm (A) và không nên có (R) giống hệt nhau ở 2 hay nhiều vị trí, để tránh trùng hoặc tranh chấp trách nhiệm;
• Rà soát cả bảng để cân đối các trách nhiệm của từng vị trí đối với mỗi nhiệm vụ…

Sau khi kết thúc ma trận trách nhiệm thì ở phần cuối bảng, tương ứng với mỗi vị trí sẽ cần liệt kê theo chiều dọc các quyền hạn mà vị trí đó cần có để có thể hoàn thành các trách nhiệm (A) và (R), như ví dụ ở bảng dưới đây.

Sau khi kết thúc khâu thiết kế thì chúng ta có thể thiết lập các công thức bảng cần thiết để có thể suy ra các nội dung văn bản cho các mô tả cần thiết ở một trang tính mới. Nếu bạn có kỹ năng Excel, bạn có thể làm được thành những văn bản chính thức, xuất dạng PDF, để có thể ban hành và có thể thay đổi bất cứ lúc nào khi cần thiết mà vẫn giữ được tính logic ban đầu.

Sau đó chúng ta có thể bổ sung thêm nhiều tiêu chí hoặc chiều ma trận khác nữa như “định biên”, “khung năng lực”, “đòi hỏi yêu cầu”, “chỉ tiêu KPI”, v.v… cho từng vị trí đã được thiết kế ở trên.

Với phương pháp ma trận 4 chiều này, chúng ta có thể thiết kế cho bất cứ vị trí nhân sự nào trên nhiều cấp độ khác nhau của doanh nghiệp hoặc tổ chức một cách logic và không thể bị sót nhiệm vụ nào vì trong bảng có nhiều vị trí nên có thể bổ trợ cho nhau.

Quy trách nhiệm

Cơ sở để doanh nghiệp có thể quy trách nhiệm bao gồm:

• Mô tả chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn;
• Quy chế, nội quy, quy định;
• Chế tài thưởng phạt và khung phạt/bồi thường;
• Bằng chứng mức độ vi phạm.

Ngoài ra các vị trí nhân sự còn có thể từ chối trách nhiệm nếu:

• Ngoài trách nhiệm được giao;
• Không có bằng chứng giao;
• Nhiệm vụ đã được cấp trên thực hiện thay (đồng nghĩa với nhận trách nhiệm thay);
• Có bằng chứng “ngoại phạm”.

Chúc các bạn thành công.

Lê Ngọc Quang