BA là gì?
“B.A.” (BA) là từ viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh “Business Analytics” (ngành) hay “Business Analyst” (người) nghĩa là “Phân tích kinh doanh”, thuật ngữ này đã được dùng rộng rãi trong tiếng Việt mà không cần dịch.
Người làm BA có trách nhiệm phân tích quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó xác định quy trình và vấn đề, đưa ra hướng đi cũng như đề xuất giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp. Đồng thời, họ còn có nhiệm vụ đưa ý tưởng tới đội ngũ kỹ thuật triển khai giải pháp và quản lý các tài liệu liên quan đến kỹ thuật.
BA là cầu nối đa chiều giữa doanh nghiệp với đội ngũ phát triển giải pháp. Người BA tiếp nhận ý tưởng của doanh nghiệp, sau đó diễn đạt lại cho đội nhóm giải pháp bằng ngôn ngữ kỹ thuật và tìm hướng giải quyết bằng cách trao đổi với cả 2 phía.
Người BA không hoàn toàn nằm trong ngành công nghệ thông tin mà còn phải nắm vững những lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp như tài chính, logistic, sản xuất, kinh doanh, marketing,..
Vai trò của BA
Thấu hiểu doanh nghiệp
- Tiếp xúc, khảo sát kỹ lưỡng các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
- Hiểu yêu cầu và ý tưởng của doanh nghiệp (nhiều khi doanh nghiệp không biết cách đưa ra yêu cầu chính xác);
- Đưa ra ý kiến tư vấn hoặc phản biện nếu cần để trao đổi tìm kiếm giải pháp;
- Trao đổi và thống nhất giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
Truyền tải ngôn ngữ
- Chuyển ngôn ngữ kinh doanh sang ngôn ngữ quy trình để doanh nghiệp và đội ngũ thiết kế giải pháp cùng có sự hiểu biết chung;
- Chuyển ngôn ngữ kinh doanh và quy trình sang ngôn ngữ kỹ thuật để đội ngũ triển khai giải pháp hiểu;
- Chuyển ngôn ngữ kỹ thuật sang ngôn ngữ kinh doanh để doanh nghiệp hiểu…
Tư vấn giải pháp
- Tư vấn giải pháp tối ưu một cách độc lập (có thể không nên liên quan đến giải pháp đang bán) cho doanh nghiệp trong quá trình phân tích kinh doanh;
- Tư vấn phương pháp triển khai dự án cho đội ngũ phát triển giải pháp nhằm mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp;
- Tư vấn 2 chiều cho cả doanh nghiệp lẫn bên phát triển giải pháp nhằm tối ưu hóa giải pháp đưa ra cho doanh nghiệp;
- Tư vấn phương án triển khai và quản trị dự án…
Phân tích quy trình
- Phân tích các nghiệp vụ của doanh nghiệp;
- Đưa ra quy trình hoạt động, sơ đồ logic và các phương án giải pháp;
- Phân tích đa chiều về điểm mạnh, điểm yếu, kết quả và rủi ro của các phương án đề ra cùng với những phản biện cần thiết để các bên lựa chọn phương án tối ưu.
Kiến trúc giải pháp
- Đưa ra các khung, mô hình, quy trình, sơ đồ logic đặc trưng cho giải pháp sau khi doanh nghiệp đã lựa chọn được phương án tối ưu;
- Truyền thông và chuẩn bị năng lực tiếp nhận giải pháp cho doanh nghiệp;
- Đưa ra giới hạn công việc và lộ trình triển khai để các bên thống nhất về dự án;
- Giám sát thiết kế và triển khai giải pháp phù hợp với phương án đề ra.
Xử lý vấn đề
- Theo sát quá trình phát triển và triển khai giải pháp;
- Đưa ra các phương án điều chỉnh hoặc giải quyết vấn đề khi phát sinh trong quá trình phát triển và triển khai dự án.
Tùy theo mức độ yêu cầu của dự án và mức độ chuyên sâu mà BA có thể chia thành 3 loại nghiệp vụ khác nhau như: vận hành, quản lý và chiến lược, như vậy một người BA có thể thực hiện 1 hoặc nhiều loại nghiệp vụ trên.
Tóm lại, với những vai trò quan trọng kể trên, chúng ta đều tin rằng BA là một khâu quyết định cho thành bại của một dự án triển khai giải pháp doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, khâu BA lại ít được chú trọng đúng mức, nhiều khi chỉ được tiến hành một cách hình thức để rồi bên triển khai áp đặt giải pháp của mình cho doanh nghiệp dẫn đến hiệu quả của giải pháp bị hạn chế, hoặc tệ hơn nữa là triển khai thất bại.
Chúng ta hãy tìm hiểu và đưa ra lời giải xác đáng cho vấn đề.
Không ai hiểu mình bằng chính mình?
Tâm lý của nhiều doanh nghiệp thường cho rằng “không ai hiểu mình hơn chính mình” hoặc vì lý do tiết kiệm chi phí, nên thường tự mày mò để đưa ra “danh mục yêu cầu” (requirement list) và đề xuất giải pháp cần thiết cho mình, nhưng lại thiếu tầm nhìn về công nghệ và chiến lược phát triển.
Đa số những trường hợp này chỉ có thể đưa ra được những yêu cầu trước mắt, giải quyết sự vụ và vướng mắc đang có một cách phiến diện hoặc cục bộ. Thiếu tính hệ thống và đồng bộ trong giải pháp hoặc liên kết nhiều giải pháp, nên có thể nói là danh mục yêu cầu là không đủ hoặc thiếu chính xác. Từ đó doanh nghiệp có thể đã sốt sắng tìm ngay giải pháp với hi vọng về “cuộc cách mạng” nhanh chóng…
Ngược lại, ở phía phát triển và triển khai giải pháp công nghệ cũng có tâm lý tương tự, mang tính chủ quan và cho rằng chỉ có họ mới đưa ra được giải pháp đúng đắn vì họ hiểu giải pháp hơn ai hết, qua đó đưa thông tin một chiều và áp đặt giải pháp đối với doanh nghiệp.
Nhiều khi bên triển khai khảo sát sơ sài rồi nhìn quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoàn toàn dưới lăng kính chủ quan của mình, dẫn tới việc lệch hướng, nắn hướng đi của doanh nghiệp và nhiều khi phải giải quyết những nghiệp vụ một cách khập khiễng chỉ để giải quyết tình thế mà không mang lại hiệu quả mong muốn.
Tất cả những trường hợp trên đều dẫn tới việc coi nhẹ khâu BA, hậu quả là dự án triển khai có thể bị lệch lạc, các bên loay hoay với giải pháp, kéo dài thời gian và tăng chi phí phát sinh mà hiệu quả mang lại không như mong muốn.
Loay hoay với giải pháp?
Nhiều doanh nghiệp có thể đã từng triển khai nhiều lần với nhiều giải pháp có thể chồng chéo lên nhau, có thể đã từng “đập đi xây lại” nhiều giải pháp… tạo nên một “mớ bòng bong” các giải pháp và doanh nghiệp thực sự mong muốn có sự thay đổi cơ bản.
Những chắp vá trong giải pháp ở một số doanh nghiệp có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: ngân sách thấp, sự chủ quan trong xây dựng dự án, nhiều phát sinh không lường trước, “giật gấu vá vai”… đều mang lại hậu quả không có lợi cho doanh nghiệp như: tăng chi phí, mất thời gian và hiệu quả thấp, chưa nói đến tinh thân chán nản của nhân viên.
Nhưng một khi “đã đâm lao thì phải theo lao”, nên doanh nghiệp cứ phải tiếp tục chắp vá, giật gấu vá vai, cố gắng tìm kiếm phương cách tháo gỡ, tìm kiếm đối tác để tháo gỡ hoặc một “phép màu” nào đó để thoát khỏi vòng “mê cung”. Cuối cùng thì giải pháp mong muốn vẫn chưa thể xuất hiện hoặc hoàn thành như mong muốn.
Trong những trường hợp này, người BA sẽ phải là người có bản lĩnh và có năng lực “gỡ rối” cao và phải đồng thời phải là nhà tư vấn chiến lược hoặc phối hợp chặt chẽ với tư vấn chiến lược để đưa ra phương hướng và lộ trình phát triển một cách rõ ràng trước khi đưa ra bất cứ giải pháp cụ thể nào.
Để triển khai giải pháp phù hợp nhất?
Giải pháp doanh nghiệp không thể là một giải pháp cục bộ và nhất thời, nó phải phù hợp với chiến lược phát triển, nên cần có sự chú trọng cao từ khâu chuẩn bị đến triển khai. Để xây dựng một dự án triển khai giải pháp doanh nghiệp, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng dự án “xây dựng giải pháp” cùng với chuyên gia tư vấn độc lập.
“Xây dựng giải pháp” nên là một dự án riêng, được xây dựng một cách độc lập, không liên quan đến nhà cung cấp giải pháp nào và được xây dựng bởi chuyên gia tư vấn độc lập nhằm phục vụ lợi ích tối đa cho doanh nghiệp và có trách nhiệm trực tiếp với doanh nghiệp.
Như vậy các bước cụ thể sẽ như sau:
- Xây dựng giải pháp làm cơ sở lý thuyết cho các giải pháp sẽ được triển khai;
- Lựa chọn giải pháp phù hợp nhất (không nhất thiết phải nổi tiếng hoặc “xịn” nhất) cho doanh nghiệp;
- Tìm hoặc lựa chọn nhà thầu cho giải pháp;
- BA cho giải pháp (có thể sử dụng BA độc lập hoặc BA của đơn vị triển khai);
- Triển khai giải pháp cùng với quản lý dự án mà doanh nghiệp lựa chọn phù hợp nhất;
- Đưa vào sử dụng thực tế (go-live) và bảo trì giải pháp.
Tóm lại, BA (phân tích kinh doanh) là khâu chuẩn bị, định hướng triển khai đồng thời nó quyết định thành bại của giải pháp doanh nghiệp, cũng như hiệu quả của giải pháp mang lại cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng khâu này nếu thực sự mong muốn sở hữu giải pháp mượt mà, giảm thiểu rắc rối và mang lại hiệu quả mong muốn.
Lê Ngọc Quang
