Không một ứng dụng phần mềm ERP nào có thể đi đến thành công mà không có hướng dẫn kỹ lưỡng cho nhân viên sử dụng. Bởi vì việc ứng dụng phần mềm ERP kéo theo sự thay đổi đáng kể đến cách làm việc của nhân viên, việc đào tạo phải là một phần không thể thiếu trong việc triển khai một hệ thống lớn.
Tuy nhiên, vấn đề là việc đào tạo sử dụng phần mềm ERP không phải là luôn hiệu quả. Nhiều sáng kiến được đưa vào hệ thống đào tạo của doanh nghiệp đã sai lầm khi tập trung vào đào tạo theo từng nghiệp vụ. Ngoài ra, rất nhiều khóa huấn luyện sử dụng phần mềm ERP cũng không đạt được một số mục tiêu trọng điểm, bao gồm việc đưa những thay đổi vào trong một bối cảnh mà nhân viên có thể dễ dàng hiểu được, củng cố sự thay đổi đó theo thời gian, và cung cấp nhiều quy trình hỗn hợp để đưa ra những cách học khác nhau.
Dưới đây chúng tôi đưa ra các điểm then chốt để đào tạo hiệu quả cho nhân sự sử dụng phần mềm ERP.
1. Tập trung vào quy trình kinh doanh, không phải là từng nghiệp vụ của hệ thống.
Nhìn chung, công ty phần mềm ERP thông thạo trong việc tạo ra tài liệu và huấn luyện mọi người biết làm cách nào để hoàn thành các nghiệp vụ trong một hệ thống. Tuy nhiên, điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn là việc chỉ đơn thuần hoàn thành các giao dịch trong một hệ thống. Các khóa huấn luyện ứng dụng phần mềm ERP phải cung cấp kiến thức trong bối cảnh làm thế nào để nhân viên có thể thực hiện công việc của mình từ ngày này sang ngày khác, không đơn giản như là hoàn thành các giao dịch trong một hệ thống.
2. Liên hệ các quy trình kinh doanh mới với môi trường hiện tại.
Thật thú vị nếu bỏ qua những quy trình kinh doanh hiện tại, vì chúng đang trong quá trình thay đổi trong một môi trường ERP mới. Nhưng các nhân viên sẽ có được mối quan hệ tốt hơn và hiểu rõ hơn so với cách làm việc cũ, vì nó có thể sẽ có ích trong việc đề ra các quy trình mới từ những quy trình hiện tại để giúp họ đi đến cái được gọi là môi trường thực sự. Ngoài ra, các quy trình liên quan đến vấn đề này cũng giúp nhấn mạnh những thay đổi quan trọng nhất tác động đến nhân viên.
3. Tận dụng nhiều công cụ để đào tạo việc ứng dụng phần mềm ERP
Những con người khác nhau tìm hiểu theo những cách khác nhau, điều đó thường lặp lại và theo nhiều kênh, cách thức khác nhau để thay đổi sự hiểu biết và hành vi của nhân viên. Nghiên cứu của Panorama chỉ ra rằng hầu hết các ứng dụng phần mềm ERP được áp dụng trong lớp đào tạo, nhưng đại đa số các công ty đang triển khai một hệ thống phần mềm ERP mới đều thất bại trong việc tận dụng công cụ hướng dẫn người sử dụng, hướng dẫn trên Web, mô phỏng bằng tay, và các công cụ học tập hiệu quả khác. Cần thiết phải bao gồm nhiều công cụ đào tạo chính quy và không chính quy để đảm bảo rằng nhiều sự thay đổi đã được lường trước.
4. Đào tạo cho đội ngũ nhân sự chính (power users)
Đào tạo trước cho đội ngũ nhân sự cốt lõi (power, key users) trong một dự án rất quan trọng nhằm có được những người sử dụng giỏi hay những chuyên gia trong lĩnh vực này để mở rộng huấn luyện cho toàn bộ những người sử dụng cuối cùng. Những nguồn nhân lực nội bộ như vậy sẽ có nhiều hiểu biết hơn so với những chuyên gia tư vấn bên ngoài về quy trình kinh doanh nội bộ và sẽ làm việc hiệu quả hơn với những thay đổi liên quan đến nhân viên. Ngoài ra, những người huấn luyện trong nội bộ công ty có thể được tận dụng chức năng được cung cấp trong suốt và sau quá trình đi vào sử dụng.
5. Dành nhiều thời gian cho đào tạo việc ứng dụng phần mềm ERP
Việc triền khai phần mềm ERP có thể là dự án CNTT tầm cỡ nhất mà công ty đã từng trải qua, và theo thời gian nó có thể quan trọng hơn. Tuy nhiên, mặc dù việc đào tạo hiệu quả được xem như là phần quan trọng nhất của việc ứng dụng hiệu quả phần mềm ERP, nhiều công ty đã thực hiện giai đoạn này một cách vội vàng do áp lực về thời gian của dự án.
Các nhân viên nên dành nhiều thời gian sau giờ hành chính, cũng như các lớp huấn luyện cơ bản để tham gia vào các cơ hội học tập khác, chẳng hạn như mô tả quá trình nghiệp vụ trong một môi trường thử nghiệm. Mặc dầu bạn không muốn quá trình huấn luyện diễn ra quá sớm đến nỗi mà các nhân viên chẳng giữ lại được những kiến thức khi đi vào ứng dụng thực tế, bạn cũng nên bắt đầu tối thiểu là 6 tháng trước khi bắt đầu vận hành hệ thống ERP chính thức.
6. Tăng cường công tác đào tạo với các hoạt động quản lý sự thay đổi có tổ chức một cách toàn diện.
Đây có lẽ là điều quan trọng nhất trong 6 điểm then chốt được nêu ra ở đây. Việc thảo luận xung quanh những thay đổi cũng nên bắt đầu trước khi huấn luyện cho người sử dụng cuối cùng. Khi những quy trình kinh doanh mới và những thay đổi được xác định, các nhân viên nên được liên kết chặt chẽ với nhau để họ không bị mập mờ trong quá trình đào tạo, hay tệ hơn nữa, là khi đã đi vào sử dụng. Những cuộc thảo luận như thế này về sự thay đổi, nhằm mục tiêu tuyên truyền đến các bộ phận, với vai trò và nhiệm vụ xác định, và các hoạt động thay đổi có tổ chức chủ chốt khác rất quan trọng đối với thành công của dự án ERP của bạn.
Các dự án ERP có thể trải qua một chặng đường dài để làm cho việc thích nghi, ứng dụng nó trở nên dễ dàng hơn khi tập trung vào việc huấn luyện hiệu quả mà vẫn đảm bảo rằng những nhân viên đó không bị choáng ngợp, thiếu sót, lúc làm việc một mình.
Theo Fast