Công ty bạn đang tìm kiếm giaỉ pháp ERP để triển khai thì những yếu tố sau cần được đưa ra xem xét: ai là nhà cung cấp phù hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp? cần phải hỏi những câu hỏi như thế nào, làm thế nào để dự án thành công ngay từ khi việc bắt đầu lập kế hoạch.
Vậy bạn nên bắt đầu từ đâu? ERP không phải là một hệ thống mà bất kỳ chức có thể triển khai hoặc thay thế khi nào họ muốn. ERP là một hệ thống toàn doanh nghiệp hỗ trợ tổng thể cho tất cả các luồng thông tin và các nguồn lực trotng doanh nghiệp. Bất cứ một sai lầm nào đều có thể dẫn đến hậu quả làm tiêu tốn đến hàng triệu đô, chưa kể đến lượng thời gian bị lãng phí và vô số các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra khiến cho công ty bạn gặp rắc rối trong một thời gian dài.Do đó việc đề phòng những hậu quả lớn có thể xảy ra, việc chuẩn bị tốt trước tikhi áp dụng bất kỳ thay đổi nào hệ thống tổ chức của bạn là cực kỳ quan trọng.
Để ngăn chặn những nguy cơ có thể xảy ra, các công ty và trưởng bộ phận IT cần phải tham gia vào quá trình lên kế hoạch chi tiết, tiến hành những nghiên cứu ở cấp độ cao cũng như phân tích các điểm quan trọng đối với mỗi lựa chọn khác nhau, tham khảo ý kiến của các chuyên gia để xác định các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với hệ thống ERP của bạn. Chuỗi bài viết này sẽ hướng dẫn 5 việc bạn cần làm giúp lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp
1.Theo dõi thời gian triển khai và chi phí
Theo Rebecca Wetterman – nhà phân tích hệ thống ERP, công ty Nucleus Research Inc – trụ sở Boston – câu hỏi phổ biến thường gặp nhất là làm thế nào để các nhà cung cấp dịch vụ ERP có thể giúp họ theo dõi chi phí ngân sách và mất bao lâu để triển khai dự án một cách đầy đủ, cấu hình hoàn chỉnh và đi vào hoạt động (go-live). Họ muốn có những thông tin này để đưa ra những quyết định tốt hơn và giữ quyền kiểm soát những hoạt động đang xảy ra trong tổ chức.
Điểm thú vị ở đây là, khách hàng không chỉ muốn những con số thể hiện ngân sách và chi phí đơn giản ; họ muốn một cái gì đó cụ thể hơn. Các nhà cung cấp ERP phải giúp họ hiểu được cách thức để đưa ra những con số đó, điều này rất quan trọng cho các nhà cung cấp ERP tiếp tục thực hiện các kế hoạch, cũng như dự báo và kỳ vọng của khách hàng.
2.Tìm kiếm các công cụ lập kế hoạch thế hệ mới
Khi các tổ chức đạt đến một kích thước nhất định, cách vận hành doanh nghiệp theo lối mòn rất khó đem lại hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp ở tầm trung trong thị trường. Không giống các tổ chức nhỏ có thể hoạt động tốt bằng những ứng dụng đơn giản, các doanh nghiệp tầm trung phải có một bước tiến xa hơn để có thể nâng tầm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Kết quả là, họ cần phải có các ứng dụng mạnh hơn và dĩ nhiên là phức tạp hơn giúp hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp, Trong một số trường hợp, hệ thống ERP có thể trở thành một rào cản và trở ngại cho các doanh nghiệp vì có quá nhiều vần đề phức tạp nảy sinh từ việc thực hiện hệ thống mới và những vấn đề này quá lớn để có thể giải quyết.
Do đó, hầu hết các tổ chức đều muốn sử dụng các ứng dụng ERP một cách đơn giản, dễ dàng và có đầy đủ các mẫu truy vấn mà có thể “tự động hóa hệ thống ERP từ 80% đến 90% và các tùy chỉnh khác cho người sử dụng” Thêm vào đó, các ứng dụng ERP này đòi hỏi ít nguồn lực nội bộ hơn nhưng vẫn có thể đồng thời cung cấp thông tin hữu ích. So sánh tất cả các nhà cung cấp ERP bạn có thể gặp, và dành thời gian để đánh giá những ứng dụng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
3.Lựa chọn đối tác một cách khôn ngoan
Đối tác phù hợp không chỉ cung cấp cho bạn hệ thống ERP tốt nhất, mà là hệ thống phù hợp nhất, đó là lý do lựa chọn đối tác ERP là rất quan trọng cho doanh nghiệp. Đôi khi ngay cả người trong tổ chức vẫn có thể nhầm lẫn giữa những gì họ nghĩ họ cần và những gì họ thực sự cần.Thêm vào đó, các doanh nghiệp thường muốn thay đổi phần mềm hơn là thay đổi quy trình của họ để có thể tùy chỉnh phù hợp với phần mềm. Điều này có thể và sẽ dẫn đến những vấn đề bất ngờ và phức tạp trong tương lai. Đối tác ERP phù hợp chắc chắn sẽ giúp bạn làm giảm khả năng của những vấn đề này cũng như tiết kiệm thời gian và nỗ lực của bằng cách tái định hình nhu cầu của doanh nghiệp, kiểm tra quy trình kinh doanh và cung cấp giải pháp chính xác cho từng vấn đề.
4.Tìm kiếm đối tác thích hợp thông qua mạng lưới quen biết.
Chúng ta đã biết tầm quan trọng của của việc tìm đối tác thích hợp để có thễ triển khai hệ thống ERP một cách thành công, nhưng làm thế nào để bạn tìm ra họ? Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ ERP, vì vậy rất khó để chọn một trong số hàng ngàn mà không có một hướng dẫn thích hợp.
Một trong những cách dễ nhất để tìm đối tác thích hợp để làm việc đó là tìm kiếm trong mạng lưới quen biết của bạn. Nghiên cứu cho thấy, thông tin tham khảo từ đồng nghiệp là rất quan trọng và mọi người sẽ cởi mở hơn khi nói chuyện với các đồng nghiệp về những vấn đề của họ. Ngoài ra, việc chia sẻ về những kinh nghiệm tốt hay xấu về hệ thống ERP giữa các đồng nghiệp cùng cấp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Các mạng xã hội như LinkedIn, trang ICTROI.COM, hay nhóm người sử dụng phần mềm độc lập là một nơi tốt cho các doanh nghiệp để có được thông tin phản hồi và kinh nghiệm từ các đồng nghiệp để tìm đối tác thích hợp.
5.Nghiên cứu nhiều nhất có thể
Một lần nữa, xin phép nhấn mạnh lại rằng ERP không phải là một hệ thống nhỏ có thể dễ dàng thực hiện và thay đổi. Chỉ cần một việc nhỏ không chính xác, chiến lược kinh doanh, quy trình, thủ tục của bạn và thậm chí cả khách hàng, nhà cung cấp và các mối quan hệ đối tác có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Xem xét nhà cung cấp hệ thốnng ERP của bạn từ nhiều góc độ khác nhau; hỏi rất cả các câu hỏi mà bạn thấy liên quan để có thêm thông tin chi tiết về hệ thống ERP mới, mà bạn sẽ triển khai. Nghiên cứu về ERP nhiều hết mức có thể trước khi bạn quyết định để thực hiện một thay đổi lớn cho hệ thống kinh doanh hiện tại của bạn và ngăn ngừa bất kỳ sự hối tiếc hoặc mất mát trong tương lai.
6.Kết luận
ERP là một trong những ứng dụng kinh doanh phức tạp và đắt tiền nhất cho mỗi doanh nghiệp. Bất chấp rủi ro cao mà doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận khi sử dụng hệ thống ERP, các công ty vẫn muốn áp dụng hệ thống này vào các quá trình của mình do sự tiện ích khi các dòng thông tin được cải thiện, tăng cường sự tương tác giữa tiếp thị, bán hàng, kiểm soát chất lượng, quy trình sản phẩm, vật tư và nhiều lĩnh vực khác mà ERP cung cấp. Tuy nhiên, quá trình áp dụng là rất khó khăn và có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng nếu không được thực hiện một cách cẩn thận. Các công ty cần phải xác định rõ thời gian và chi phí cũng như việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp thông qua những mạng lưới đồng nghiệp.
Theo Ictroi
