Công hiệu, hiệu quả và hiệu suất
Các khái niệm dưới đây cần được phân định rõ ràng dựa trên đồ thị trên:
- Yếu kém: Làm sai, không đạt mục tiêu mà chi phí lại cao.
- Công hiệu (effectiveness): Năng suất cao (đạt mục tiêu) nhưng sử dụng nhiều tài nguyên
- Hiệu quả (efficiency): Năng suất thấp (không đạt mục tiêu) nhưng sử dụng ít tài nguyên
- Hiệu suất (performance): Năng suất cao (đạt mục tiêu) nhưng sử dụng ít tài nguyên
Bài toán đặt ra là cân bằng giữa các yếu tố để tạo ra thông số thích hợp nhất cho từng mức độ phát triển của mình => Performance = Effectiveness + Efficiency + Economy cần được đo đạc và tối ưu hóa
Hiểu biết về KPI
KPI là thuật ngữ tiếng Anh “Key Performance Indicator” có nghĩa là “Chỉ số đánh giá hiệu suất” hoặc “Chỉ số đánh giá thành quả”, thực chất là “Chỉ số đánh giá thực hiện công việc”.
Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Nói một cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sĩ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPI. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau:
- KPI tập trung vào đầu ra (output): Các KPI output thường khá quen thuộc đối với các chuyên viên nhân sự. Hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không hoặc khó cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, máy móc nên không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.
- KPI hành vi (behavior): Các KPI về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các KPI hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc. Tuy nhiên KPI này khó đánh giá chính xác và khách quan cũng như loại trừ khía cạnh cảm tính.
- KPI năng lực (competencies): Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.
Chúng ta có thể băn khoăn và đặt câu hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các KPI về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không ? Bài toán áp dụng hệ thống KPI tương tự như một vị thầy lang có được các vị thuốc. Bản thân các vị thuốc không quan trọng bằng liều lượng các vị thuốc được áp dụng cho một bệnh nhân cụ thể trong hoàn cảnh cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.
Bên cạnh KPI chúng ta vẫn có thể duy trì một số sự đánh giá định tính theo thói quen như:
- Đạo đức
- Văn hóa
- Tinh thần…
Vì sao doanh nghiệp cần KPI?
- Cần sự công bằng: KPI giúp đo lường khách quan và công bằng, tránh thiên vị
- Cạnh tranh: động lực cạnh tranh nội bộ giúp doanh nghiệp phát triển lành mạnh
- Tiết kiệm chi phí: giúp việc chi trả đúng giá trị mang lại, tránh “tiền mất tật mang”…
Lê Ngọc Quang