Nếu như trước kia người ta thường coi KPI là thước đo và là công cụ tối ưu hóa hiệu qủa của doanh nghiệp, thì ngày nay, trong điều kiện của một xã hội năng động, yêu cầu đổi mới sáng tạo ngày càng gia tăng trong bối cảnh của sự thay đổi nhanh chóng khôn lường của môi trường kinh doanh của thời đại hiện nay, thì OKR đã nổi lên như một công cụ quản lý hết sức phù hợp.
Khái niệm về OKR
OKR là thuật ngữ tiếng Anh “Objective Key Results” do Google khởi xướng và áp dụng rất thành công tại siêu công ty và sau đó đã được áp dụng ở rất nhiều tập đoàn và công ty trên toàn thế giới. OKR là một hệ thống quản trị mục tiêu. Doanh nghiệp có thể sử dụng OKR như một phương pháp để định lượng mục tiêu (objectives) trong một thời hạn nhất định và tạo ra những kết quả then chốt (key results) cụ thể nhằm thực hiện được mục tiêu.
OKR có thể được tiến hành từ trên xuống dưới hoặc ở một bộ phận nào đó, toàn bộ công ty hoặc chỉ ở một số khu vực trọng điểm, liên kết nhiều bộ phận phòng bạn hoặc độc lập, tập thể hay cá nhân…
Sự khác nhau giữa OKR và KPI
KPI là là thước đo hiệu suất của công việc nhằm đánh giá một cá nhân hay tập thể nhất định dựa trên những thước đo chính xác hoặc tương đối chính xác nhằm mục tiêu phát triển; trong khi OKR là phương pháp và thước đo để đạt mục tiêu nào đó.
KPI được ấn định bởi cấp lãnh đạo, đặt chỉ số tại những điểm trọng yếu mà cấp thừa hành bắt buộc phải tuân thủ để được đo đạc và đánh giá một cách chính xác. Ngược lại, OKR do các cấp thừa hành tự thiết lập để tìm giải pháp tối ưu nhằm đạt được mục tiêu đề ra và có thể được đo lường một cách tương đối hoặc chính xác.
KPI tạo áp lực, sức ép đánh giá và làm thước đo để trả lương cho nhân viên trong khi OKR khuyến khích sự sáng tạo, tạo động lực cho các bộ phân và nhân viên cộng tác, gắn kết để đạt mục tiêu, từ đó thúc đẩy công ty phát triển. OKR có thể được dùng để đánh giá và trả lương mà cũng có thể không.
OKR có thể được kết hợp với KPI để đặt mục tiêu trong khi KPI không thể lấy OKR để làm thước đo.
OKR có thể tạo rất nhiều nhánh hình cây (KR trở thành O cho nhánh mới) trong khi KPI chỉ có thể xác định tại những điểm cố định và được đánh giá theo những tiêu chí cứng.
Lợi ích của OKR
Dùng mục tiêu làm kim chỉ nam cho các hoạt động, phát hiện ngay những điểm yếu, tập trung nguồn lực vào các kết quả then chốt, điều chỉnh kịp thời kế hoạch để thúc đẩy việc đạt mục tiêu chiến lược hoặc chiến thuật.
Dễ hoạch định và đo lường, chỉ cần những kết quả then chốt có tính định lượng mà chưa chắc đã phải là những thước đo tính toán được, OKR sẽ nhanh chóng đưa ra cái nhìn tổng quát về tiến trình làm việc trong toàn doanh nghiệp.
Tăng sự tập trung vào mục tiêu chiến lược, có thể tách bạch dễ dàng với những mục tiêu ngắn hạn khác, những kết quả then chốt cụ thể đều hướng đến hiện thực hóa mục tiêu của doanh nghiệp trong một thời hạn nhất định.
Minh bạch thông tin, OKR phát triển một môi trường làm việc mở, khi tất cả thành viên từ CEO đến nhân viên ở cấp thấp nhất đều có thể theo dõi mọi thông tin tiến trình đi đến mục tiêu của doanh nghiệp, tạo nên văn hóa và niềm tự hào đối với doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu suất công việc, với những nhiệm vụ cụ thể được định sẵn, sẽ định hướng hiệu quả sự nỗ lực làm việc của đội ngũ nhân viên, qua đó có thể điều chỉnh các phương pháp vận hành và nâng cao hiệu suất trong công việc.
Kích thích và phát huy tính sáng tạo, tự chủ của các cấp tạo nên sức mạnh tổng hợp của doanh nghiệp. OKR có thể tạo nên một nền “văn hóa chuyển đổi số” một cách rõ rệt tạo sơ sở cho doanh nghiệp sẵn sàng nhanh chóng cho công cuộc chuyển đổi số dẫn tới những đột phá mới.
Tăng cường hiệu quả làm việc nhóm, tính gắn kết trong tập thể, tạo cơ hội bình đẳng cho sự phát triển đồng đều của nhân sự và tạo động lực cho các cá nhân tập thể trong công việc cũng như trong việc vươn lên vượt khó…
Triển khai và quản lý
Trên thực tế, OKR cực kỳ đa dạng, nó phải được thiết kế riêng biệt, bởi chính chủ nhân, xuất phát từ chính các bộ phận, từ những mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp hay bộ phận, từ con người và văn hóa hiện tại, từ những thước đo và đơn vị đo, cách đo đạc… vì vậy nó không thể copy từ bất cứ nơi nào khác kể cả những nơi thành công nhất.
Dưới đây tôi xin đưa ra một số phương pháp và công cụ đơn giản để triển khai mà hầu như đơn vị nào cũng có thể triển khai được.
Chia nhỏ mục tiêu
Mục tiêu thường là có thời hạn không ngắn, có thể nhiều tháng vì vậy việc chia nhỏ từng mục tiêu để dễ theo dõi và phấn đấu, mang tính gần gũi và dễ nhận biết, là điều hết sức cần thiết. Mục tiêu thường có thể được chia ra cho từng ngày, hoặc từng tuần hoặc kể cả từng tháng nếu là mục tiêu chiến lược dài hạn.
Chia nhỏ mục tiêu là để có thể tham chiếu và so sánh hàng ngày với kết quả đã thực hiện được. Nguyên tắc của việc chia này là chia đều cho các khoảng thời gian (ngày hoặc tuần… trừ những ngày nghỉ), mỗi kết quả thực hiện được của khoảng thời gian đó sẽ được trừ đi để làm mục tiêu cho khoảng thời gian còn lại, được gọi là “mục tiêu dồn”. Nếu thời gian này chưa hoàn thành mục tiêu thì phải bị dồn cho thời gian sau, nếu không làm gì thì thời gian sau mục tiêu sẽ bị dồn lên nhiều hơn và trong quá trình thực hiện thì mục tiêu dồn sẽ được giảm đi với kết quả đã đạt được.
Ví dụ, mục tiêu một tháng phải có doanh thu 500 triệu thì sẽ được chia ra mỗi ngày là 20 triệu, nếu ngày đầu tiên bán được 10 triệu thì ngày hôm sau mục tiêu sẽ là 30 triệu, nếu không bán được gì thì mục tiêu của ngày hôm sau sẽ là 40 triệu, v.v…
So sánh số thực hiện được hàng ngày và “mục tiêu dồn”
Triển khai OKR
Phương pháp lập chung
Mỗi đơn vị, đội nhóm hoặc cá nhân có thể tiếp nhận mục tiêu hoặc thiết lập cho mình mục tiêu, sau đó thiết lập 1 chuỗi các KR và hành động cho chính mình nhằm đến việc đạt mục tiêu đó. Sau đó sẽ cùng nhau quản lý, đo lường và thúc đẩy việc đạt các mục tiêu. Phương pháp này dễ triển khai và thường gặp nhất khi ứng dụng phần mềm quản lý OKR.
Phương pháp phân nhánh
Từ mục tiêu chiến lược của công ty, phân nhánh ra nhiều KR và các KR này sẽ trở thành một loạt mối quan hệ hình cây, mở rộng rất nhiều tán và có thể được kéo dài đến tận nhân viên thực thi cuối cùng.
Phương pháp này có thể bao quát hầu hết các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của công ty hoặc của các bộ phận phòng ban, thúc đẩy toàn bộ doanh nghiệp hướng tới mục tiêu chung. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều nguồn lực và khó triển khai.
Phương pháp kế thừa
Phương pháp này có thể được ứng dụng cùng 1 số phần mềm và theo một logic dây chuyền kế thừa hết sức đơn giản như một mục tiêu có thể có nhiều KR và mỗi KR có thể gán cho một người phụ trách (một số có thể giao cho chính chủ nhân của mục tiêu). Mỗi người được giao KR sẽ biến nó thành mục tiêu và phải thiết kế cho mình phương pháp triển khai và quản lý riêng, từ đó có thể tiếp tục phát sinh và giao KR đi tiếp.
Theo phương pháp này thì mỗi người chỉ cần quản lý và chăm sóc đúng mục tiêu của mình và theo dõi KR đã giao hoặc có thể mở rộng xuống các nhánh dưới nữa nếu cần, để tự điều chỉnh và có phương pháp thích hợp nhằm đạt được mục tiêu. Cứ thế có thể tạo được một hay nhiều hình cây vô tận các OKR với nhiều mục tiêu khác nhau.
Ứng dụng thực tiễn
OKR có thể được áp dụng dễ dàng và thuận lợi ở những đơn vị sản xuất, nhà máy công nghiệp, kinh doanh, marketing, v.v… những nơi mà ở đó đã sẵn có những phương pháp đo lường cụ thể một cách chính xác hoặc có thể được quy về những đơn vị đo lường hiện hành. OKR có thể định hướng cho toàn bộ đơn vị một cách hài hòa thay vì những KPI cứng nhắc có thể dẫn tới sự xung đột giữa một số bộ phận do mục tiêu khác nhau. Ví dụ như mục tiêu làm nhiều và làm tốt có thể mâu thuẫn với nhau gây sự triệt tiêu lợi ích của nhau.
OKR có thể được áp dụng ở những đơn vị sản xuất hàng hóa khó đo đếm như sản xuất phần mềm, triển khai dự án… hoặc khá nhiều nơi có thể áp dụng với những KR không thể đo lường chính xác một cách khách quan nên phải ước lượng hoặc tự đánh giá kết quả đạt được như tần suất chăm sóc khách hàng, độ phủ thị trường, mức độ hài lòng của khách hàng, v.v…
Trong nhiều trường hợp có thể xảy ra mức độ hoàn thành của các KR lớn hơn hoặc quá chênh lệch so với mức độ hoàn thành của mục tiêu, sẽ gây nên sự nghi hoặc và khó khăn trong công tác quản lý. Để có thể hài hòa và hạn chế được những bất cập trên lãnh đạo cần đưa ra một số chìa khóa kiểm tra chéo và kiểm soát những yếu tố “khai báo thiếu trung thực” (ví dụ như những số liệu sai có thể nhân bản và tự động vạch trần sự thiếu trung thực nếu có…)
Với mức độ phức tạp và không đồng nhất của OKR, để có thể theo dõi hàng ngày, đòi hỏi phải có ứng dụng công nghệ thông tin và tập hợp dữ liệu một cách liên tục cùng với những báo cáo và biểu đồ trực quan theo thời gian thực.
Nhưng trên thực tế, việc thiết kế, theo dõi, quản trị các OKR khác nhau trong cùng một tổ chức là công việc không hề đơn giản. Mỗi doanh nghiệp có thể có một phong cách tổ chức và quản lý riêng. Bản thân mỗi OKR đều có thể có format và cách nhìn nhận riêng… Vì vậy khó lòng để có thể có được một phần mềm bao quát toàn bộ những yêu cầu phát sinh khi khởi động và triển khai OKR. Hiện nay có nhiều ứng dụng cho OKR trong và ngoài nước, với những cách dùng khác nhau, doanh nghiệp có thể tìm hiểu và sử dụng phần mềm phù hợp nhất cho mình.
Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể sử dụng excel, ở đó có thể thiết lập mọi công thức cần đến và việc sử dụng khá quen thuộc, nhưng theo tôi nên sử dụng các dạng bảng tính mạng như Google Sheets để có môi trường cộng tác tốt hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể tự thiết lập những ứng dụng thuộc hệ sinh thái Google như Google Scripts, Google Apps và báo cáo dạng biểu đồ trực quan Google Datastudio… rất hiệu quả và hoàn toàn miễn phí.
Tóm lại, OKR là một công cụ quản lý tốt dành cho tất cả các cỡ doanh nghiệp Việt Nam, nó khích lệ tính đổi mới sáng tạo, tăng cường sự gắn kết, tạo động lực thúc đẩy toàn bộ tổ chức đạt mục tiêu mà lãnh đạo đặt ra và cũng là một bước quan trọng trong quá trình “quản trị số” của nhiều doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số.
Lê Ngọc Quang