Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp không cảm thấy thỏa mãn với hiệu suất và hiệu quả lao động của đội ngũ nhân viên của mình. KPI thường được đưa ra làm “gậy thần” và được cho rằng giúp tăng hiệu quả lao động. Nhưng ngược lại, đa số nhân viên lại không tin vào mức độ chính xác và khách quan của việc đo lượng hiệu suất của lãnh đạo hoặc công ty đưa ra.

Chắc hẳn bạn đã từng tự hỏi về mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp của bạn là gì… Câu trả lời thường sẽ là “Tăng doanh thu và phát triển thành công”. Nhưng làm thế nào để có thể đạt được nếu không có một đội ngũ nhân viên tận tâm và gắn bó, biết trách nhiệm, mục tiêu và nhận thức được chúng tác động như thế nào tới tổ chức? 

Đây chính là “chiến lược quản lý hiệu suất”. Quản lý hiệu suất tốt có tác dụng dẫn dắt đội ngũ làm việc hướng tới kết quả mong muốn một cách tập trung đồng thời giúp việc thu hút nhân tài rất hiệu quả.

Thực tế, nhiều lãnh đạo vẫn còn đang có sự đánh giá theo cảm tính, hoặc quá áp lực về hiệu suất của đội ngũ nhân viên mà không biết rằng cần có một giải pháp đồng bộ tổng thể để quản trị được hiệu suất nhân sự.

Sau đây, xin được giới thiệu một phương pháp quản trị hiệu suất lao động toàn diện, mang lại hiệu quả cao, đó là KRA.

KRA là gì?

KRA (Key Result Areas – Vùng kết quả trọng yếu) là một phương pháp mà ở đó đội ngũ nhân viên hoặc cấp dưới có thể chủ động tìm ra những khu vực chính nhằm mang lại kết quả cho mục tiêu mong muốn. KRA xác định những công việc nằm trong vùng trách nhiệm của một vị trí nhất định nào đó và có thể đo lường được một cách rõ ràng, khách quan. 

KRA phác thảo vai trò của một nhân viên và trách nhiệm trong tổ chức của họ. KRA giúp các cá nhân sắp xếp vai trò của họ với kế hoạch kinh doanh lớn hơn và tập trung vào kết quả hơn là các hoạt động. Điều này cho phép nhân viên chủ động thiết lập các mục tiêu ưu tiên, đồng thời đưa ra các quyết định hiệu quả.

Trong quản trị nguồn nhân lực, KRA bao hàm các số liệu do tổ chức đặt ra cho một vai trò cụ thể. Do đó, nó làm nổi bật phạm vi của hồ sơ công việc, giúp nhân viên hiểu được vai trò và trách nhiệm, theo cách tốt hơn. Vì vậy, nó cần phải được xác định và định lượng rõ ràng, để nhân viên có thể sắp xếp vai trò của họ phù hợp với mục tiêu của công ty.

Như vậy KRA thường gắn liền với mục tiêu và làm thước đo đánh giá mức độ đạt mục tiêu, là mong muốn của đội ngũ thực thi, được trực tiếp và chủ động thực hiện, theo dõi nên nó có tác dụng thúc đẩy hoàn thành mục tiêu một cách “tự nhiên” hơn thay vì áp lực.

KRA có thể nắm giữ đến 80% vai trò công việc của các phòng ban. Phần còn lại thường gắn với khu vực trách nhiệm chung. Nên có thể thấy KRA rất quan trọng và gần như không thể thiếu ở bất kì vị trí nào. KRA có thể còn phải kết hợp với KPI, KRA có thể hỗ trợ để đưa ra KPI hợp lý. Doanh nghiệp cần phải có kiến thức chuyên sâu để có thể đề ra cái KRA và KPI hợp lý và điều hành chúng một cách hiệu quả.

Quản trị và và quản trị số

Để có được sự quản trị hiệu suất nhân sự một cách đầy đủ và đúng hướng thì bạn cần có phương án quản trị đồng bộ cùng nhiều cùng nhiều thành phần bổ trợ khác và những ứng dụng số liên quan nhằm quản lý, liên kết các thông tin một cách xuyên suốt, được gọi là “quản trị số”, như:

Quản lý mục tiêu (goals)

Trước hết những “mục tiêu” mà lãnh đạo đưa ra cần phải thực tế, cụ thể, dễ hiểu, có thể đạt được và có thời hạn cho từng bộ phận, phòng ban. Thường người ta nói đến mục tiêu S.M.A.R.T. nhưng trên thực tế mục tiêu sẽ rất khó để có thể đo lường được nên chúng ta cần có phương pháp đo lường một cách khoa học hơn.

Các mục tiêu thiết kế con đường tới đích cho đội ngũ, trong khi KRA cung cấp một khuôn khổ và tạo động lực chính cho kết quả hiệu suất của đội ngũ. KRA và mục tiêu phải được song hành với nhau, giúp bạn xác định cách tiếp cận phù hợp nhất với một đội ngũ cụ thể, phân tích việc thực hiện tốt nhất và theo dõi tiến độ công việc của họ.

Nếu đội ngũ triển khai tốt, bạn sẽ ngạc nhiên bởi vô số thông tin chi tiết mà bạn có thể thu thập từng nhóm và việc đánh giá hiệu suất của bạn có thể được sắp xếp hợp lý như thế nào.

Quản lý KRA

• Hãy nhìn vào bức tranh lớn, tổng thể hướng tới mục tiêu.
  • Đội của tôi ở đâu một năm trước? Tôi muốn nhóm của mình ở đâu trong quý sau hay năm sau?
  • Điều này có phù hợp với kỳ vọng kinh doanh lớn hơn của tôi không?
  • Tôi làm cách nào để thông báo điều này cho đội ngũ của mình?
• Thiết lập thước đo định tính và định lượng, xác định nơi áp dụng định tính hay định lượng hoặc sự cân bằng hài hòa cả 2. 
• Xác định KRA. Khi bạn tạo KRA, hãy chắc chắn rằng:
  • Có liên quan đến vai trò và bộ kỹ năng của cá nhân hoặc nhóm;
  • Được nêu rõ ràng với một mốc thời gian nhất định và mục tiêu cuối cùng;
  • Thực tế có thể đạt được, công bằng và có tính thách thức.
• Hợp tác chặt chẽ với đội ngũ

Bộ kỹ năng (skillset)

Bộ kỹ năng là tập hợp những kỹ năng cần thiết của cá nhân hoặc đội nhóm để có thể thực hiện được công việc nào đó, mà ở đây là nằm trong KRA nhằm đạt mục tiêu đã định.

Ma trận kỹ năng cho bạn cái nhìn toàn cảnh về tất cả nhân viên và bộ kỹ năng của họ. Việc lọc nhân viên dựa trên các bộ kỹ năng giúp bạn xác định số lượng nhân viên trong tổ chức của mình theo các bộ kỹ năng khác nhau. Điều này cũng cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc trong quá trình tuyển dụng về các bộ kỹ năng mà bạn cần tuyển thêm người.

Khung năng lực (competency)

Khung năng lực là sự kết hợp của kiến thức, kỹ năng, khả năng và các thuộc tính cá nhân tạo nên hiệu suất của nhân viên. Mỗi vị trí trong tổ chức cần có một khung năng lực phù hợp cho vai trò của nó. Ví dụ, đối với Giám đốc sản phẩm, năng lực có thể là chiến lược kinh doanh và ra quyết định.

Bạn có thể gắn thẻ năng lực cho phòng ban hoặc vai trò nào đó và có thể dùng nó như một trong những mô-đun để đánh giá hiệu suất. Một số khung năng lực có thể có trọng số nếu là quan trọng và đưa vào như một phần của chu trình đánh giá.

Phản hồi (feedback) và thẩm định (appraisal)

Đưa ra và tiếp nhận phản hồi là điều cần thiết cho sự phát triển của mỗi tổ chức, giúp đội ngũ có được thông tin đa chiều, gắn kết hơn thông qua ba phương pháp đánh giá: ngang hàng, báo cáo và 360 độ.

Mọi phản hồi và dữ liệu cần được tập hợp và xem xét kỹ lưỡng, sự thẩm định là cần thiết từ việc phản hồi đến các khâu đánh giá về khung năng lực, bộ kỹ năng cho đến việc đánh giá KRA.

So sánh KPI-OKR-KRA

	KPI	OKR	KRA
Định nghĩa	Key Performance Indicators (Chỉ số hiệu suất chính)	Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính)	Key Result Areas (Vùng kết quả trọng yếu)
Mục đích	Đo hiệu suất, thường đi với việc trả lương xứng đáng	Tăng cường gắn kết để đạt mục tiêu	Tăng cường hiệu quả để đạt mục tiêu
Tính đo lường	Định lượng	Định tính và định lượng	Định tính và định lượng
Đánh giá	Mức độ hoàn thành, hiệu quả công việc	Mức độ đạt mục tiêu chiến lược	Mức độ đạt mục tiêu chiến lược
Chiều đi	Áp đặt từ trên xuống dưới	Trên xuống và dưới lên	Trên xuống và dưới lên
Tần suất đánh giá	Hàng tháng	Hàng quý	Tùy chỉnh
Tìm ra	Khả năng hiệu quả	Phương pháp phù hợp để hướng tới mục tiêu	Vùng trọng yếu dẫn tới mục tiêu và thành công chiến lược
Phương pháp đo	Chính xác, có thể chấm điểm được	Đo kết quả chính có thể mang tính chủ  quan, gần đúng	Đo kết quả ở vùng trọng yếu, có thể mang tính gần đúng
Nơi áp dụng	Một số bộ phận phòng ban mang tính thi đua	Toàn công ty, minh bạch theo chiều dọc-ngang	Chỉ một số bộ phận trọng yếu mang tính chiến lược
Yếu tố quyết định thực hiện	Trưởng bộ phận	Lãnh đạo cấp cao	Lãnh đạo cấp cao
Yếu tố quyết định thành công	Sự tuân thủ	Sự quyết tâm của lãnh đạo	Sự quyết tâm của lãnh đạo
Lợi ích	Tăng tính hiệu quả	Tăng tinh thần trách nhiệm hướng tới mục tiêu	Tăng tinh thần trách nhiệm hướng tới chiến lược
Tính chất	Tính chất áp lực	Tính chủ động	Tính tích cực
Phương pháp triển khai	Tìm ra công thức tối ưu và áp dụng bắt buộc, thường gắn liền với lương	Tuyên truyền, thống nhất ý chí và tập thể tìm ra KR nhằm đạt mục tiêu	Tuyên truyền, thống nhất ý chí để tìm ra vùng kết quả chính nhằm đạt mục tiêu chiến lược
Yếu điểm	Nhân viên đối phó	Mất thời gian	Mất thời gian
Tự động hóa	Có thể	Một phần	Một phần
Khả năng kết hợp	–	Với KPI (có hoặc không)	Chặt chẽ với KPI
Được ứng dụng	Rộng rãi từ lâu đời	Mới	Mới

Lê Ngọc Quang